Kontorflytting – fra planlegging til innflytting

Hva innebærer en kontorflytting?

En kontorflytting er et prosjekt som starter lenge før flyttedagen. Arbeidet begynner som regel med planlegging og kartlegging av inventar, fortsetter med informasjon til ansatte, pakking og merking, og ender med demontering, transport, montering og innflytting i nye lokaler. Parallelt må de gamle lokalene tømmes og avsluttes.

Delene henger sammen. Kartleggingen avgjør hvor mye som faktisk skal transporteres, merkingen avgjør hvor raskt inventaret kommer på riktig plass i det nye bygget, og planen for IT avgjør hvor lang tid det tar før de ansatte kan jobbe som normalt igjen. Rekkefølgen betyr ofte like mye som selve gjennomføringen.

Omfanget varierer betydelig. Et mindre kontor med få arbeidsplasser, enkel adkomst og lite inventar kan gjennomføres på en dag med begrenset forberedelse. En virksomhet med flere avdelinger, store mengder inventar, fysisk arkiv, teknisk utstyr eller lokaler over flere etasjer har et helt annet prosjekt, både i tid og i koordinering.

Det er derfor vanskelig å beskrive én fasit for hvordan en kontorflytting gjennomføres. Det som går igjen, er at de virksomhetene som bruker tid på kartlegging og fremdrift tidlig, har færre uavklarte spørsmål når flyttedagen kommer.

God planlegging reduserer problemene på flyttedagen

De fleste problemene på en flyttedag skyldes forhold som kunne vært avklart tidligere: uklart hvem som har ansvar for hva, inventar ingen har bestemt seg for, eller adkomst som viser seg å være vanskeligere enn antatt. Jo tidligere bedriften får oversikt, jo færre beslutninger må tas under tidspress.

Tidlig i prosessen bør bedriften ha oversikt over:

• dato for flyttingen, og hvilke datoer som er absolutte
• gammel og ny adresse, med adkomstforholdene i begge bygg
• antall arbeidsplasser og hvordan de skal plasseres i nye lokaler
• inventar, arkiv og teknisk utstyr som skal håndteres
• IT-utstyr og hvem som har ansvar for ned- og oppkobling
• adgang, heis, lasteforhold og eventuelle tidsvinduer
• hva som skal skje med de gamle lokalene

Like viktig som listen er hvem som eier den. En kontorflytting berører mange avdelinger samtidig, og uten én intern ansvarlig – eller en liten prosjektgruppe med tydelige roller – blir beslutninger lett liggende. Den ansvarlige trenger ikke gjøre alt selv, men bør ha oversikt over fremdriften og myndighet til å avklare spørsmål underveis.

For større flyttinger er det vanlig å formalisere dette mer. Les mer om prosjektledelse ved kontorflytting.

Bestem hva som faktisk skal være med videre

Inventaret bør kartlegges før flyttedagen, ikke mens flyttebilen står utenfor. En gjennomgang av hva bedriften eier gir grunnlag for både tilbud, tidsbruk og planløsning i de nye lokalene.

I praksis handler det om å sortere inventaret i noen få kategorier: hva som skal flyttes med, hva som blir igjen, hva som skal mellomlagres, hva som kan selges eller gjenbrukes på annen måte, og hva som må avhendes. Gjennomgangen bør omfatte skrivebord, kontorstoler, skap og reoler, møtebord, fysisk arkiv, IT-utstyr, printere og kopimaskiner, i tillegg til øvrig inventar som lett blir glemt.

Det er sjelden hensiktsmessig å betale for pakking, transport og montering av inventar som likevel ikke skal brukes videre. Slitte stoler, overflødige skap og utstyr som ikke passer i den nye planløsningen, bør avklares før flyttingen, ikke etterpå.

Møbler som er i god stand har ofte en verdi utover bedriftens egne lokaler. Se hva som er mulig når det gjelder gjenbruk av kontormøbler.

Demontering, transport og montering av kontormøbler

Mye kontorinventar er bygget for å stå i ro. Større arbeidsbord, hev-senk-pulter, møtebord, reoler, høye skap og modulbaserte arbeidsplasser må ofte demonteres før transport, både for å komme gjennom dører og heiser og for å unngå skader underveis.

Demontering påvirker tidsbruken i begge ender av flyttingen. Deler som skrus fra hverandre må merkes og holdes samlet, slik at riktig understell, bordplate og beslag finner hverandre igjen i det nye bygget.

Monteringen bør planlegges sammen med plasseringen av arbeidsplassene. Når det er avklart hvor hver sone og hver arbeidsplass skal være, kan møblene settes opp der de skal stå i stedet for å flyttes en gang til internt. Mer om selve arbeidet finnes i guiden om montering av kontormøbler.

Informasjon til ansatte før kontorflyttingen

De ansatte er en del av gjennomføringen, enten det er planlagt eller ikke. Hvis det er uklart hva hver enkelt skal gjøre, blir oppgaver enten gjort dobbelt eller ikke i det hele tatt.

Informasjonen bør minst dekke når flyttingen skjer, hva den enkelte selv har ansvar for, hva som skal pakkes ned og hvordan det skal merkes. I tillegg bør det være tydelig når den gamle arbeidsplassen stenger, når det nye kontoret kan tas i bruk, hvor hver enkelt skal sitte og hvordan adgang til det nye bygget fungerer.

Beskjeder som kommer tidlig og gjentas kort før flyttedagen, fungerer bedre enn én lang melding langt i forveien. Det gjelder særlig praktiske detaljer som pakking av egen arbeidsplass.

Adkomst kan ha stor betydning for gjennomføringen

To flyttinger med samme mengde inventar kan ta svært ulik tid, avhengig av bygningene. Vareinngang, parkering og lasteplass, heiskapasitet og heisens mål, trapper, bærelengde fra bil til lokale, adgang til bygget og hvilke tidspunkt det kan arbeides på, påvirker alle fremdriften. Det samme gjør avstanden mellom de to adressene, som avgjør hvor mange turer som er mulig i løpet av en dag.

Disse forholdene bør avklares i begge bygg før flyttedagen, gjerne ved en befaring. Det er også grunnlaget for at et tilbud på flyttingen blir realistisk, i stedet for et anslag basert på antakelser.

På flyttedagen bør de viktigste beslutningene allerede være tatt

Flyttedagen er gjennomføring, ikke planlegging. På dette tidspunktet bør det være avklart hva som skal flyttes, i hvilken rekkefølge det skal ut, hvem som har ansvar underveis, hvor inventaret skal plasseres i de nye lokalene, hvordan det er merket og hvem som tar imot i det nye bygget.

Tydelig merking og en plan for mottak har direkte betydning for hvor mye arbeid som gjenstår etterpå. Når kasser og møbler er merket med sone eller arbeidsplass, og noen tar imot og anviser, slipper man å flytte de samme tingene en gang til internt i det nye lokalet.