Hvor lang tid tar en kontorflytting?

Hvor lang tid bør bedriften beregne på kontorflyttingen?

Det finnes ikke én standard tidsbruk som passer alle kontorflyttinger. En mindre og godt forberedt flytting med korte transportveier kan gjennomføres vesentlig raskere enn en flytting med samme antall ansatte, dersom sistnevnte innebærer flere etasjer, omfattende demontering, mye IT-utstyr eller begrenset tilgang til heis.

For et realistisk estimat bør virksomheten kartlegge:

• antall arbeidsplasser
• inventarmengde
• IT-utstyr
• arkiv og lager
• pakkeomfang
• demontering og montering
• gammel adresse
• ny adresse
• heis
• bærelengde
• parkering og lastepunkt
• transportavstand
• ønsket gjennomføringsmodell

Først når dette er kjent, gir det mening å snakke om tidsbruk – enten det gjelder selve flyttedagen eller hele prosjektet.

Selve flytteoperasjonen er ikke det samme som hele flytteprosjektet

Spørsmålet «hvor lang tid tar kontorflyttingen?» kan bety to helt forskjellige ting.

Selve flytteoperasjonen

Dette er tiden som brukes på lasting, transport, lossing, plassering og eventuell demontering og montering – altså den fysiske gjennomføringen.

Hele kontorflytteprosjektet

Dette omfatter i tillegg planlegging, inventarkartlegging, rydding, pakking, IT, klargjøring av nye lokaler, møblering, testing og tilbakelevering av de gamle lokalene. Prosjektet kan derfor gå over uker eller måneder selv om selve flyttingen gjennomføres på kort tid.

50 ansatte kan bety to svært forskjellige flytteoppdrag

Sammenlign to fiktive virksomheter med samme antall ansatte.

Bedrift A

• 50 ansatte
• hovedsakelig laptop-baserte arbeidsplasser
• lite arkiv
• få møbler skal flyttes
• god vareheis
• enkel lasteadkomst
• nye lokaler er ferdig møblert

Bedrift B

• 50 ansatte
• mange skjermer
• hev-senk-bord som skal flyttes
• skap og arkiv
• flere møterom
• begrenset heiskapasitet
• møbler som skal demonteres og monteres

Samme antall ansatte, men helt forskjellig arbeidsomfang. Det er derfor antall ansatte alene er et svakt utgangspunkt for et tidsestimat.

Antall arbeidsplasser er et bedre utgangspunkt enn antall ansatte

Én arbeidsplass kan bestå av:

• skrivebord
• stol
• skjermer
• docking
• PC
• kabler
• skuffeseksjon
• personlige eller arbeidsrelaterte kasser

Antall arbeidsplasser sier mer om hvor mange enheter som faktisk skal håndteres. Men heller ikke arbeidsplassantallet alene gir et komplett tidsestimat.

Hvor mye skal faktisk flyttes?

To like store kontorer kan ha svært forskjellig inventarmengde. Kartlegg pulter, stoler, skap, reoler, møtebord, lounge-møbler, kjøkkenutstyr, arkiv, lager, IT og annet inventar.

Jo mer som sorteres bort før flyttingen, desto mindre må håndteres på flyttedagen.

Demontering kan være en betydelig del av arbeidsomfanget

Typiske eksempler er hev-senk-bord, større møtebord, modulmøbler, enkelte skap og spesialinnredning.

Det er stor forskjell på å flytte et ferdig montert møbel og å demontere, merke, transportere og montere det igjen. Hvordan dette kan planlegges er beskrevet i guiden om montering av kontormøbler.

Er kontoret ferdig pakket når flyttepersonellet kommer?

Dette påvirker gjennomføringen betydelig. I ett scenario er alle kasser ferdig pakket og merket. I et annet ligger dokumenter fortsatt i skap, arbeidsplassene er ikke ryddet og fellesarealene må pakkes. Det er i praksis to forskjellige oppdrag.

Se pakking ved kontorflytting for hvordan pakkingen kan fordeles mellom ansatte og leverandør.

God merking sparer tid på den nye adressen

Hvis hver kasse og hvert relevant møbel viser etasje, sone, rom og arbeidsplass, kan inventaret i større grad kjøres direkte til riktig destinasjon.

Utydelig merking kan i stedet føre til spørsmål, feilplassering, intern flytting og ekstra håndtering.

Se merking ved kontorflytting.

IT kan være et eget flytteprosjekt

En kontorflytting kan omfatte PC-er, skjermer, docking, printere, møteromsteknologi, nettverksutstyr og server- eller spesialutstyr der det er relevant.

Det må avklares hva flyttefirmaet håndterer, og hva IT-avdelingen eller IT-leverandøren håndterer. Se flytting av IT-utstyr.

Utstyrsmengden per arbeidsplass betyr noe

50 arbeidsplasser med laptop og én skjerm er ikke nødvendigvis samme oppdrag som 50 arbeidsplasser med stasjonær PC, to eller tre skjermer, docking, skjermarmer og annet periferiutstyr. Antall enheter som skal kobles fra, pakkes, transporteres og kobles opp igjen øker tilsvarende.

Papirarkiv kan øke flytteomfanget betydelig

Kartlegg mengde, pakking, merking, sikker håndtering og hvor arkivet skal plasseres på ny adresse. Arkiv er tungt, tar plass og krever ofte kontrollert håndtering. Hvilke dokumenter virksomheten er pålagt å oppbevare, og hvor lenge, bør avklares internt eller med juridisk rådgiver.

Lagerrom er lett å undervurdere

Et kontor kan se lite ut i arbeidsarealet, men ha fullt lagerrom med reserveutstyr, messestands, dokumenter, gamle møbler og emballasje. Dette bør kartlegges før tidsestimatet lages.

Adkomsten på gammel adresse påvirker tidsbruken

• etasje
• vareheis
• vanlig heis
• trapper
• avstand fra kontoret til heisen
• avstand fra heisen til bilen
• lasteområde
• adgang
• eventuelle tidsbegrensninger

Lossingen kan være mer tidkrevende enn lastingen

På gammel adresse kan alt stå samlet i én etasje. På ny adresse skal inventaret kanskje fordeles på tre etasjer, flere soner, møterom og lager. Da er mottaket et større logistikkarbeid enn selve uttaket.

Avstanden mellom kontoret og flyttebilen betyr noe

Det er forskjell på en lastebil som står ved vareinngangen, og lang intern transport gjennom bygg, heis og parkeringsanlegg. Bærelengden bør vurderes konkret for begge adresser.

Heisen kan bli prosjektets flaskehals

En stor vareheis med eksklusiv tilgang gir helt andre arbeidsforhold enn en liten personheis, en heis som deles med andre leietakere, eller en heis med begrensede bookingvinduer.

Avklar størrelse, tilgjengelighet, reservasjon og hvilke etasjer heisen betjener før flyttedagen.

Trapper endrer arbeidsomfanget

Når adkomsten krever trapper, må mengde, vekt, størrelse og antall etasjer vurderes særskilt. Dette bør avklares med leverandøren i forkant, ikke oppdages på flyttedagen.

Hvor kan flyttebilen faktisk stå?

• varelevering
• lasteplass
• parkeringsrestriksjoner
• bom
• høydebegrensninger
• avstand til inngangen
• eventuelle tidsvinduer

Dette bør avklares for begge adresser.

Avstanden mellom adressene er bare én del av tidsbruken

En kort kjøretur betyr ikke automatisk en rask flytting. Ved lokal kontorflytting kan lasting, heis, interntransport, lossing og plassering ta langt mer tid enn selve kjøreturen.

Hvor mange lass krever flyttingen?

Antall turer avhenger blant annet av volum, kjøretøy, inventartype, avstand og lasteforhold. Hvilken kjøretøystørrelse som er aktuell, bør avklares med leverandøren ut fra det kartlagte omfanget.

Når flere kontorer skal samles på én adresse

Da må planen koordinere flere flyttestrømmer: adresse A til ny adresse, adresse B til ny adresse og eventuelt lager til ny adresse. Rekkefølgen mellom strømmene påvirker både mottakskapasiteten og tidsbruken.

Én flyttedag eller flere etapper?

En virksomhet kan flytte alt samtidig, avdeling for avdeling, etasje for etasje, eller over flere dager eller helger. Etappevis flytting kan redusere belastningen på deler av virksomheten, men øker samtidig behovet for koordinering. Ingen av modellene er alltid raskest.

Skal virksomheten være i drift samtidig?

Hvis ansatte fortsatt arbeider i lokalene, kan ikke alle områder pakkes, demonteres eller tømmes samtidig. Se flytte kontor uten unødvendig driftsstans.

Kan flytting i helgen redusere driftsavbruddet?

Potensielt. Men adgang til bygget, heistilgang, tilgjengelighet hos leverandører og IT, samt eventuell merkostnad, bør vurderes før helg velges som modell.

Et flytteteam kan ikke kompensere for et uferdig kontor

Forsinkelser kan oppstå dersom:

• gulvarbeid pågår
• maling ikke er ferdig
• strøm eller data mangler
• romplanen endres
• møbleringsplanen ikke er klar
• vareheisen ikke er tilgjengelig

Bestem hvor møblene skal før de ankommer

Uten møbleringsplan kan inventar bli plassert midlertidig, flyttet flere ganger og blokkere andre arbeidsområder. Det skaper ekstra arbeid i en fase der kapasiteten allerede er presset.

Nye møbelleveranser må koordineres med flyttingen

Hvis nye skrivebord, stoler og skap leveres samtidig med eksisterende inventar, kan flere leverandører konkurrere om samme heis, lasteplass og monteringsområde.

Andre arbeider kan forsinke innflyttingen

Elektriker, maler, gulvlegger, nettverksleverandør, adgangssystem og møbelmontører trenger ofte de samme arealene. Legg ikke alle faggrupper inn i samme tidsvindu uten koordinering.

Flere personer betyr ikke automatisk proporsjonalt kortere tid

En liten heis eller trang vareinngang kan begrense hvor mange som faktisk kan arbeide effektivt samtidig. Tidsestimatet må derfor se på kapasitet og flaskehalser, ikke bare bemanning.

Finn det som begrenser kapasiteten

• én vareheis
• én lasteplass
• smal adkomst
• liten mottakssone
• IT som må ferdigstille sonene
• montører som trenger samme areal

Flaskehalsene kan være viktigere for tidsbruken enn antall flyttepersoner.

God forberedelse kan redusere tiden på selve flyttedagen

Før flyttepersonellet kommer bør avtalte oppgaver være ferdige: sortering, pakking, merking, inventarbeslutninger, romplan og adgang. Hvor mye det betyr i praksis varierer fra oppdrag til oppdrag.

Befaring kan gi et bedre tidsestimat

Særlig ved større kontorer, mange møbler, krevende adkomst, flere etasjer, spesialinventar eller begrenset heis kan en befaring gjøre det lettere å vurdere faktisk omfang.

Kan bilder og video være nok?

For enklere oppdrag kan bilder, video, inventarliste og plantegning gi mye informasjon. Ved mer komplekse oppdrag kan fysisk befaring være mer hensiktsmessig. Ingen av metodene er alltid tilstrekkelig alene.

Dette bør leverandøren vite

• gammel adresse
• ny adresse
• ønsket dato
• antall arbeidsplasser
• etasjer på begge adresser
• heisforhold
• bærelengde
• parkerings- og lasteforhold
• antall møbler
• IT-utstyr
• arkiv
• lager
• pakkeomfang
• demontering og montering
• spesialinventar
• eventuell mellomlagring
• krav til driftsstart

Hva påvirker hvor lang tid kontorflyttingen tar?

En kontorflytting kan være kort – selv om prosjektet er langt

Selve transporten kan utgjøre en begrenset del av prosjektet. Planleggingen kan starte lenge før flyttebilen kommer, og prosjektet avsluttes først etter IT-testing, utpakking, restpunkter og håndtering av de gamle lokalene. Se flytteplan for kontorflytting.

Prosjekttid er ikke det samme som driftsstans

En virksomhet kan planlegge flyttingen over flere uker uten å være ute av drift i flere uker. Prosjekttid handler om hvor lenge arbeidet pågår, nedetid om hvor lenge virksomheten ikke fungerer normalt.

Hvor lenge må bedriften være ute av drift?

Det finnes heller ikke ett standardsvar her. Nedetiden påvirkes blant annet av:

• IT
• flyttemodell
• mulighet for hjemmekontor
• etappevis flytting
• kritiske funksjoner
• testing

Flyttingen er ikke ferdig bare fordi alt er levert

Før ordinær drift bør arbeidsplasser, IT, møterom, adgang og nødvendige fellesfunksjoner kontrolleres. Det er en annen milepæl enn «siste kasse losset».

Legg inn margin for det som ikke går helt etter planen

• heis
• adgang
• trafikk
• uferdige lokaler
• IT
• feilmerking
• inventar som ikke passer
• ekstra demontering

Kritisk driftsstart bør ikke planlegges med null margin.

Tidsbruk kan påvirke kostnaden – men pris beregnes ikke bare i timer

Kostnaden kan avhenge av bemanning, kjøretøy, arbeidsomfang, utstyr, montering, pakking, transport og andre tjenester. Hva som faktisk påvirker prisen er beskrevet i guiden hva koster kontorflytting. Tidsestimat og prismodell – for eksempel fastpris eller timebasert – er to forskjellige spørsmål.

Eksempler på hvordan omfanget varierer

Scenarioene under er fiktive eksempler, ikke tidsangivelser.

Eksempel: Lite kontor med enkel adkomst

12 arbeidsplasser, lite arkiv, få møbler, én adresse til én adresse, god heis, kort bærelengde, ferdig pakket og nye lokaler som er klare. Dette gir færre arbeidsoperasjoner enn et tilsvarende kontor med omfattende demontering eller vanskelig adkomst.

Eksempel: 60 arbeidsplasser over flere etasjer

60 arbeidsplasser, mange hev-senk-bord, to skjermer per plass, skap og møterom, tre etasjer på ny adresse, én vareheis og møbler som skal monteres. Her øker arbeidsomfanget av flere forhold samtidig: demontering og montering, antall IT-enheter, fordeling av inventar mellom etasjer og en heis som begrenser hvor mye som kan flyttes parallelt.

Eksempel: To kontorer samles i ett

To gamle adresser, én ny adresse, overlappende inventar, noen møbler som skal selges, noe som skal lagres og IT fra begge lokasjoner som skal samles. Her kan koordineringen være like viktig som selve transporttiden: beslutninger om inventar, felles merkesystem og rekkefølgen mellom de to strømmene styrer fremdriften.

Eksempel: Kort kjøreavstand, krevende bygg

Adressene ligger noen få kilometer fra hverandre, men lastebilen må stå langt fra inngangen, heisen er liten, inventaret skal til flere etasjer og mengden er stor. Kort geografisk avstand betyr ikke nødvendigvis kort flyttetid.

Eksempel: Lang kjøreavstand, enkel logistikk

Virksomheten flytter lenger, men alt er ferdig pakket, det er store vareheiser, gode lasteområder, få møbler og tydelig merking. Transportavstand er viktig, men bare én del av totalen.

Tidslinjen rundt selve kontorflyttingen

Oversikten viser hvorfor spørsmålet «hvor lang tid tar flyttingen?» kan bety flere forskjellige ting.

Ikke glem tiden etter at inventaret har reist

Det kan gjenstå avfall, restinventar, tilbakestilling, renhold, kontroll og tilbakelevering. Se kontoravvikling.

Mellomlagring kan endre tidslinjen

Uten direkte overgang mellom lokalene kan inventaret måtte lastes, kjøres til lager, losses, lagres, lastes på nytt og kjøres til det nye kontoret. Det er flere arbeidsoperasjoner enn en direkte flytting. Se bedriftslager.

Vanlige feil når bedriften beregner tiden

• bare telle ansatte
• bare se på kjøreavstanden
• glemme heis
• glemme bærelengde
• ikke kartlegge lagerrom
• undervurdere IT
• ikke avklare demontering
• pakke for sent
• manglende eller utydelig merking
• uferdige nye lokaler
• flere leverandører i samme tidsvindu
• ingen buffer
• blande flyttetid og prosjekttid

Slik kan bedriften gjøre flyttedagen mer effektiv

• sorter før pakking
• fjern overskuddsinventar
• pakk ferdig etter det som er avtalt
• merk etter ny destinasjon
• ferdigstill romplanen
• reserver heis
• avklar lasteplass
• koordiner IT
• avklar møbelmontering
• informer ansatte
• sørg for et mottaksteam på ny adresse

Beslutninger som bør være tatt før flyttebilen kommer

• hvilke møbler skal med?
• hvor skal hver avdeling sitte?
• skal disse skapene selges?
• hvem håndterer skjermene?
• hvor er nøkkelen til vareheisen?
• skal dette til lager eller ny adresse?

Flyttedagen bør brukes til gjennomføring, ikke til å ta beslutninger.

Be om at estimatet bygger på et tydelig omfang

Et godt estimat bør bygge på informasjon om inventar, adresser, adkomst, pakking, montering, IT og tidsvinduer – ikke bare antall ansatte.

Les hvilke forutsetninger tidsestimatet bygger på

Et estimat kan forutsette at alt er ferdig pakket, at heisen er tilgjengelig, at lasteplassen kan brukes og at møbleringsplanen er klar. Endres forutsetningene, kan også tidsbruken endres.

Sjekkliste for et bedre tidsestimat

Vanlige spørsmål om tidsbruk ved kontorflytting