Gjenbruk av kontormøbler ved flytting og avvikling

Først bør bedriften finne ut hva som faktisk kan brukes videre

En kontorflytting eller avvikling betyr som regel at store mengder inventar må vurderes på kort tid. Skrivebord, kontorstoler, møtebord, skap, reoler, resepsjonsmøbler, oppbevaringsløsninger og annet løst inventar skal plutselig plasseres i en av flere kategorier – og fristen for når lokalene skal være tomme flytter seg sjelden.

Under tidspress blir avgjørelsene ofte tatt på autopilot. Enten kjøres alt med til de nye lokalene, der deler av det blir stående ubrukt, eller så bestilles en container og alt behandles som én bortkjøringsjobb. Begge deler koster mer enn nødvendig, og i det siste tilfellet forsvinner inventar som fortsatt hadde verdi.

Poenget er ikke at alt bør gjenbrukes. Noen møbler er utslitte. Noe passer ikke i de nye lokalene, verken i størrelse eller uttrykk. Noe finnes i for små mengder til at det er lett å selge. Og noe koster mer å demontere, transportere og lagre enn det er verdt.

Gjenbruk er derfor et alternativ som bør vurderes – ikke en automatisk løsning for alt. Det som skiller en god vurdering fra en dårlig, er at den gjøres bevisst og tidlig nok til at alternativene fortsatt er praktisk mulige.

Start med å kartlegge møbler og inventar

Oversikten bør være på plass før flyttedagen eller kontortømmingen, ikke underveis. En gjennomgang rom for rom, med en enkel beslutning per møbelgruppe, gir som regel nok informasjon. Det handler ikke om å registrere hvert enkelt objekt, men om å vite omtrent hvor mye som finnes av hva – og hva som skal skje med det.

Grunnen til at kategoriseringen bør skje tidlig, er praktisk. Beslutningen avgjør hvordan møbelet skal håndteres videre: skal det merkes for transport, demonteres for lagring, fotograferes for salg eller sorteres for avhending. Tas beslutningen etter at alt er båret ut, må inventaret håndteres en gang til.

Tidlig kartlegging gir også rom for alternativene som tar tid. Salg og videreformidling forutsetter at noen får se møblene, vurdere dem og hente dem. Det lar seg sjelden gjøre i løpet av de siste dagene før lokalene skal være tomme.

Må alt nytt kontorinventar være nytt?

Når nye lokaler planlegges, er det lett å behandle møblering som et rent innkjøpsprosjekt. En gjennomgang av det bedriften allerede eier, gir ofte et annet utgangspunkt: en del av inventaret fungerer godt og kan brukes videre uten videre tiltak.

Det som normalt bør vurderes er:

• hvilke møbler som fortsatt fungerer som de skal
• hvilke som passer inn i den nye planløsningen
• om møbler kan flyttes mellom avdelinger eller lokasjoner
• om enkelte møbelgrupper kan suppleres i stedet for å byttes ut
• om eksisterende inventar kan kombineres med brukt eller nytt

Kombinasjonen er ofte det mest realistiske. Arbeidsplasser kan videreføres mens møterom møbleres på nytt, eller stolene beholdes mens bordene byttes fordi den nye planløsningen krever andre mål. Hva som lønner seg avhenger av lokalene, møblenes tilstand og hvilket uttrykk bedriften ønsker – det finnes ikke et generelt svar på om brukt eller nytt er best.

Brukte kontormøbler kan fortsatt ha betydelig bruksverdi

Kontormøbler er som regel innkjøpt for å tåle mange års daglig bruk. Etter fem eller ti år er en god del av dem fortsatt fullt brukbare, selv om de ikke lenger er nye. Det som avgjør om de er aktuelle for videre bruk, er blant annet funksjon, generell tilstand, hvor mye synlig slitasje de har, størrelse, hvor fleksible de er i ulike planløsninger, hvor enkle de er å flytte og om de passer i andre lokaler.

Bildet varierer mellom møbeltyper. Kontorstoler av god kvalitet har ofte mekanikk som holder lenge, men trekk og armlener slites synlig. Skrivebord og hev-senk-pulter kan være svært holdbare, mens bordplater får merker. Møtebord og skap er ofte i god stand fordi de brukes mindre intensivt, men de er store og kan være vanskelige å plassere andre steder. Reoler er enkle å bruke videre, men lite verdt per enhet.

Temaet er dekket nærmere på siden om brukte kontormøbler.

Brukt inventar kan også være aktuelt i det nye kontoret

Gjenbruk handler ikke bare om hva bedriften skal kvitte seg med. Ved etablering i nye lokaler oppstår det gjerne behov som ikke krever nyinnkjøp: ekstra arbeidsplasser, møbler til møterom, prosjektplasser for en avgrenset periode, midlertidige arbeidsplasser i en oppbyggingsfase eller supplering av møbler bedriften allerede har.

Brukt inventar kan være et alternativ i disse situasjonene, men det er ikke gitt at det er billigere. Pris, kvalitet og tilgjengelighet varierer, og utvalget er sjelden like forutsigbart som ved nykjøp. Skal møblene matche eksisterende inventar, kan det også være krevende å finne riktig modell i riktig antall.

Hva som bør sjekkes før kjøp er beskrevet under kjøpe brukte kontormøbler.

Når bedriften ikke vet om møblene skal brukes ennå

Mellomlagring kan gi tid mellom utflytting og endelig beslutning. Det er en reell fordel når fristen for lokalene kommer før bedriften har oversikt over hva den faktisk trenger fremover.

Samtidig har lagring en kostnad som løper. Det er derfor ikke nødvendigvis fornuftig å mellomlagre inventar uten en plan for senere bruk. Forskjellen blir tydelig i praksis: en virksomhet med 40 gode kontorstoler som skal brukes når en ny avdeling åpner om tre måneder, har et klart avgrenset behov der lagring er det rimeligste alternativet til å kjøpe nytt. En virksomhet som setter bort gamle skrivebord på ubestemt tid uten planlagt bruk, betaler derimot for å utsette en beslutning.

Vurderingene rundt lagerbehov og kostnad er samlet under bedriftslager.

Ta beslutningene før kontorflyttingen

Rekkefølgen har mye å si for kostnaden. Transporteres alt til det nye kontoret først, og bestemmes det deretter hva som skal kastes eller selges, har bedriften brukt tid, bæring og transport på inventar som aldri skulle vært med. I tillegg opptar møblene plass i lokaler som skal tas i bruk.

En mer fornuftig rekkefølge er:

• kartlegging av hva som finnes
• beslutning om hva som skal skje med hver møbelgruppe
• merking i tråd med beslutningen
• flytting, lagring, salg eller avhending

Merkingen er det leddet som oftest hoppes over, og som gjør at beslutningen likevel ikke følges opp på flyttedagen. Se hvordan dette henger sammen med resten av prosessen under kontorflytting.

Ikke alt bør gjenbrukes

En del av inventaret i et kontorlokale har ikke lenger praktisk bruksverdi. Stoler med ødelagt mekanikk, bordplater med omfattende skader, møbler der deler mangler, eller inventar som er så nedslitt at ingen vil ta det i bruk – dette er ikke gjenbruksmateriale, uansett hvor gjerne man skulle ønske det.

Det samme gjelder møbler der kostnaden ikke står i forhold til verdien. Skal et møbel demonteres, transporteres og lagres i lang tid uten at noen har planer om å bruke det, er riktig sortering og avfallshåndtering ofte den mer fornuftige løsningen – også ressursmessig, siden transport og lagring heller ikke er gratis i miljøregnskapet.

Hvordan avfallet skal sorteres, og hvilke krav som gjelder, avhenger av materialene og av mottaket som brukes. Det bør avklares konkret i hvert tilfelle framfor å antas.

Hva betyr en grønnere kontorflytting i praksis?

Det handler mindre om erklæringer og mer om hvilke valg som tas underveis. De praktiske grepene som faktisk reduserer unødvendig ressursbruk i en kontorflytting er nokså konkrete:

• kartlegge inventaret før flyttingen planlegges
• unngå å transportere ting som ikke skal brukes
• bruke eksisterende møbler videre der de fungerer
• vurdere brukt inventar ved supplering
• selge eller gi videre brukbart inventar i stedet for å kassere det
• sortere det som faktisk er avfall
• unngå langtidslagring uten planlagt bruk

Det er verdt å merke seg at flere av disse punktene også reduserer kostnaden. Færre kubikkmeter å transportere betyr færre timer og mindre lastebilkapasitet, og inventar som ikke lagres uten grunn koster ikke lagerleie. Sammenfallet mellom økonomi og ressursbruk er en av grunnene til at kartlegging lønner seg uansett motivasjon.

Hvor stor effekten er i det enkelte tilfellet, avhenger av mengder, avstander og hva som faktisk blir brukt videre. Tallfestede miljøgevinster bør derfor komme fra dokumenterte beregninger for det konkrete prosjektet, ikke fra generelle anslag.

Hva bør bedriften gjøre med hvert møbel?

For de fleste møbelgrupper kan beslutningen tas med tre spørsmål, i denne rekkefølgen.

Gjenbruk må også vurderes økonomisk

Gjenbruk sparer ikke penger automatisk. Det avhenger av hva som må gjøres med møbelet før det kan brukes igjen, og av hva alternativet koster. Regnestykket bør derfor settes opp for totalen, ikke for ett ledd om gangen.

• demontering
• transport
• lagring i den aktuelle perioden
• administrasjon og tidsbruk internt
• eventuell reparasjon eller oppussing
• inntekt ved salg
• kostnad ved nyanskaffelse
• restverdi på det som beholdes

Ytterpunktene er tydelige. Et kvalitetsmøbel som kan settes rett inn i de nye lokalene, er som regel fornuftig å beholde – der er alternativet et nyinnkjøp uten reell gevinst. Et utslitt møbel som må demonteres, transporteres og lagres i lang tid uten planlagt bruk, er en dårlig løsning uansett hvor velment beslutningen er.

Mellom disse ytterpunktene ligger de fleste faktiske vurderingene, og de må gjøres per møbelgruppe. Det er sjelden riktig å behandle alt inventar likt.