Tilbakestilling av kontorlokaler før tilbakelevering

Hva betyr tilbakestilling av kontorlokaler?

Tilbakestilling innebærer å håndtere endringer, installasjoner eller spor etter virksomhetens bruk, slik at lokalene kan klargjøres for tilbakelevering etter det som er avtalt med utleier.

Det kan for eksempel omfatte:

• demontering av egne installasjoner
• fjerning av skillevegger der dette er avtalt
• fjerning av foliering og profilering
• plugging eller utbedring av hull
• mindre reparasjoner
• tilbakeføring etter montering
• bortkjøring av materialer
• rydding
• klargjøring for sluttvask

Ikke alle lokaler trenger alle disse arbeidene. Noen leieforhold avsluttes med svært lite tilbakeføring, mens andre krever et eget delprosjekt med flere fag involvert.

Finn ut hva som faktisk skal tilbakeføres

Før arbeid bestilles bør bedriften finne frem:

• leieavtalen
• eventuelle vedlegg
• overtakelsesprotokoll
• bilder fra innflytting der de finnes
• avtaler om ombygging
• skriftlige godkjenninger fra utleier
• eventuell korrespondanse om tilbakeføring

Poenget er enkelt: ikke bestill omfattende tilbakeføring på antakelser. Hva leietaker skal gjøre ved utflytting kan avhenge av avtalen, endringene som er gjort, samtykker fra utleier og lokalets tilstand.

En tidlig gjennomgang med utleier kan spare unødvendig arbeid

Før utflytting bør partene, så langt det er praktisk mulig, avklare:

• hva som skal bli stående
• hva som skal fjernes
• hvilke endringer som skal tilbakeføres
• hvilke reparasjoner som forventes
• hvilken standard som er avtalt ved tilbakelevering

Både leietaker og utleier er bundet av det som faktisk er avtalt. En gjennomgang tidlig i prosessen gjør det enklere å planlegge arbeidene, og reduserer risikoen for uenighet mot slutten av leieforholdet.

Gå gjennom lokalene før kontoret tømmes helt

En befaring kan brukes til å identifisere:

• egne installasjoner
• skillevegger og glassvegger
• veggmontert utstyr som skjermer, tavler og hyller
• kabelopplegg
• profilering og foliering
• gulv- og veggskader
• områder som krever avklaring

Målet er ett konkret arbeidsomfang som kan brukes både til bestilling og til dialog med utleier.

Ikke demonter faste løsninger før det er avklart at de skal bort

Et element som ble tilpasset av en tidligere eller nåværende leietaker kan være ønsket av utleier, kunne brukes av neste leietaker eller inngå i en annen avtale.

Unødvendig demontering kan skape ekstra kostnader, mer avfall og nye reparasjonsbehov.

Skal skilleveggene fjernes eller bli stående?

Ikke anta. Vurder:

• hvem som etablerte veggene
• hva leieavtalen sier
• hva som ble avtalt ved etableringen
• hva utleier ønsker og har rett til etter avtalen

Hvis veggene skal fjernes, kan det også oppstå behov for arbeid på gulv, vegg, himling og tekniske tilslutninger. Det bør inngå i planen fra start, ikke oppdages underveis.

Glassvegger krever planlagt demontering

Hvis glassvegger skal bort, bør det avklares om de skal gjenbrukes, lagres eller avhendes.

Demontering av glass krever egnet fagkompetanse, riktig utstyr og trygg håndtering. Dette er ikke en oppgave som bør improviseres på flyttedagen.

Skjermer, tavler og hyller etterlater ofte festepunkter

Typiske eksempler er TV-skjermer, whiteboard, akustikkpaneler, hyllesystemer, kunst og skilt.

Etter demontering må det avklares om festepunktene skal stå, plugges, sparkles, males eller håndteres på annen måte. Standarden følger av det som er avtalt for tilbakeleveringen – den bør ikke antas.

Logoer, folie og annen profilering må inngå i utflyttingsplanen

Kartlegg blant annet:

• vegglogo
• vindusfolie
• dørmerking
• resepsjonsprofilering
• etasjemerking
• dekor

Profilering blir ofte glemt fordi den er blitt en naturlig del av lokalet etter mange år i bruk.

Fjerning av folie kan kreve mer enn å trekke den av

Avhengig av folietype, alder og underlag kan det oppstå behov for etterarbeid. Det bør derfor beskrives som en egen oppgave i arbeidsgrunnlaget, ikke som noe som ordnes «på fem minutter» siste dag.

Avklar hva som skal skje med virksomhetens kabling

Dette kan gjelde løse kabler, egne kabelkanaler, nettverkskabling og møteromsinstallasjoner.

Arbeid på elektriske installasjoner skal håndteres av virksomheter eller personer med nødvendig kompetanse der regelverket krever det. Informasjon om ansvar og elsikkerhet finnes blant annet hos Elsikkerhetsportalen.

Fast elektrisk arbeid er ikke ordinært flyttearbeid

Flyttepersonell er ikke elektrikere. Hvis tilbakeføringen krever arbeid på faste elektriske installasjoner, strømuttak, fast belysning eller andre regulerte installasjoner, må riktig fagkompetanse brukes.

Det samme prinsippet gjelder VVS. Har virksomheten gjort endringer knyttet til vann, avløp, kjøkken eller andre faste installasjoner, må dette vurderes separat av relevant fagvirksomhet.

Hva skal skje med kjøkken og kaffepunkt?

Bedriften kan ha egne hvitevarer, kaffemaskin, kjøleskap, ekstra skap eller annet utstyr.

Skill mellom utstyr som tilhører bedriften og fast inventar som tilhører lokalet eller utleier. Dette bør avklares før noe demonteres eller fjernes.

Kontroller gulvet når møbler og skillevegger fjernes

Når flatene blir synlige kan det avdekkes merker, hull, fargeforskjeller, skader og slitasje.

Det betyr ikke automatisk at gulvet må skiftes. Behovet vurderes ut fra avtalen og den faktiske tilstanden.

Hull og merker må vurderes mot avtalt tilbakeleveringsstandard

Etter demontering bør veggene kontrolleres, og eventuelle utbedringer avklares mot det som er avtalt for tilbakeleveringen. Omfanget kan variere fra ingenting til utbedring av enkeltflater.

Må kontoret males før tilbakelevering?

Ikke nødvendigvis.

Behovet kan avhenge av avtalen, veggenes tilstand, endringene virksomheten har gjort og hva som er avklart med utleier. Maling bør derfor behandles som en mulig oppgave, ikke som et automatisk krav.

Slitasje og skade er ikke nødvendigvis det samme

Et kontor som har vært i bruk over tid vil normalt få bruksspor. Hvilke forhold leietaker skal utbedre ved avslutningen av leieforholdet, kan ikke avgjøres bare ut fra at noe ikke ser nytt ut.

Grensen mellom normal slitasje, skade og avtalte endringer bør derfor behandles konkret, med utgangspunkt i avtaleforholdet. Næringsleie er i stor grad basert på avtalefrihet, og den enkelte kontrakten kan regulere dette ulikt.

Registrer tydelige skader separat

Eksempler kan være knust glass, større hull, ødelagte dører eller betydelige gulvskader.

Slike forhold bør dokumenteres og håndteres for seg, ikke blandes sammen med vanlig renhold eller ordinær opprydding.

Endringer i himling kan bli synlige når installasjoner fjernes

Skillevegger, skilt og teknisk utstyr kan ha satt spor i himlingen. Hvis det kreves reparasjon, bør fagområde og ansvar avklares før arbeidet starter.

Kontroller virksomhetens egne adgangsløsninger

Dette kan gjelde ekstra låser, egne adgangssystemer, elektroniske komponenter og skilt.

Byggets eget adgangssystem skal ikke demonteres uten avtale med gårdeier eller driftsansvarlig.

Egne sikkerhetsinstallasjoner må håndteres planlagt

Eksempler er alarmutstyr, kameraer og sensorer.

Avklar hvem som eier utstyret, hvem som kan demontere det, og hva som eventuelt skal bli stående.

Tømming og tilbakestilling er to forskjellige oppgaver

Kontortømming handler primært om møbler, inventar, utstyr og eiendeler. Tilbakestilling handler om lokalene etter at virksomhetens innhold er fjernet.

Selve tømmingen er beskrevet nærmere på siden om kontortømming.

Demontering kan være en del av tilbakestillingen

Det kan gjelde møbler, veggmontert utstyr og installasjoner det er avklart at skal bort.

Hvordan selve demonteringsarbeidet planlegges og gjennomføres er beskrevet på siden om demontering ved kontoravvikling.

Tilbakestilling kan skape egne avfallsstrømmer

Treverk, metall, glass, emballasje og demonterte materialer er ikke det samme som ordinært kontoravfall, og skal håndteres etter type og gjeldende regler.

Sortering, dokumentasjon og regelverk er samlet i guiden om avfallshåndtering for bedrifter.

Ikke gjør brukbare materialer og inventar til avfall unødvendig

Før avhending kan det vurderes om noe kan flyttes videre, selges, gis bort, lagres eller gjenbrukes.

Hvis en skillevegg, glassvegg eller annen løsning kan demonteres uten unødvendig skade, kan gjenbruk være mulig – men det avhenger av løsningen og av at noen faktisk har behov for den. Se mer om gjenbruk av kontormøbler og innredning.

Skill inventar fra bygningsmaterialer

Kontormøbler, EE-avfall, treverk, metall, glass og restavfall bør ikke blandes automatisk. Hvis tilbakeføringen avdekker materialer som kan kreve særskilt håndtering, bør det aktuelle arbeidet stanses og vurderes av en kompetent aktør før det fortsetter.

Eldre lokaler kan kreve mer forhåndsavklaring før inngrep. Det betyr ikke at eldre bygg automatisk inneholder problematiske materialer, men at avklaringen bør skje før arbeidet starter.

Sluttvask bør komme etter støvende og skitne arbeider

Ikke vask lokalene ferdig før demontering, reparasjoner og bortkjøring er gjennomført, dersom disse arbeidene vil gjøre lokalene skitne igjen.

Hva vasken normalt omfatter er beskrevet på siden om kontorvask ved utflytting.

Tilbakestilling er ikke det samme som selve tilbakeleveringen

Når arbeidene er ferdige, bør lokalene kontrolleres før de leveres tilbake. Selve overleveringen – sluttkontroll, protokoll og adgang – er en egen del av prosessen som følger etter at tilbakestillingen er gjennomført.

Lag ett avklart arbeidsgrunnlag

Et praktisk arbeidsgrunnlag kan bestå av:

• romliste
• bilder
• markeringer på plantegning
• liste over elementer som skal fjernes
• liste over elementer som skal bli
• liste over utbedringer
• ansvarlig aktør per oppgave

Dette reduserer misforståelser mellom bedriften, utleier og leverandørene.

Gå gjennom lokalene rom for rom

Et forenklet eksempel på hvordan gjennomgangen kan se ut:

Resepsjon

• vegglogo fjernes
• resepsjonsdisk flyttes
• folie avklares

Møterom 1

• skjerm demonteres
• brakett fjernes etter avtale
• vegg kontrolleres

Åpent landskap

• møbler fjernes
• skillevegger avklares

Kjøkken

• egne apparater fjernes
• fast inventar blir stående