Kontortømming – effektiv tømming av kontorlokaler

Hva innebærer kontortømming?

Kontortømming er arbeidet med å få innholdet ut av lokalene på en kontrollert måte. Avhengig av oppdraget kan det omfatte:

• kartlegging av inventar
• sortering i tydelige strømmer
• pakking
• demontering av løst inventar
• flytting til ny adresse
• flytting til lager
• salg og gjenbruk
• håndtering av arkiv
• håndtering av IT-utstyr
• avfallssortering og bortkjøring
• rydding av restinventar

Ikke alle oppdrag inneholder alle disse punktene. Noen bedrifter tar med det meste videre, mens andre avvikler kontoret helt og skal fordele inventaret på flere mottakere.

Kartlegg hva som faktisk står i lokalene

Tømmingen bør starte med en gjennomgang, ikke med en bil. Gå systematisk gjennom alle soner der virksomheten har inventar:

• arbeidsplasser
• møterom
• resepsjon
• kjøkken
• lager
• arkiv
• tekniske rom der det er relevant
• garderobe
• fellesarealer
• boder og skap

Målet er enkelt: vite hva som må ut, og hvor det skal.

Del inventaret i faste kategorier

En fast sorteringsmodell gjør beslutningene raskere og reduserer feil under selve tømmingen. Bruk gjerne de samme kategoriene gjennom hele prosjektet.

Beslutningene bør tas før bortkjøringen starter

Verken flyttepersonell, sjåfør eller avfallsleverandør bør måtte gjette hva som skal hvor. Når destinasjonen er definert på forhånd, blir tømmingen både raskere og mer forutsigbar – og risikoen for at brukbart inventar forsvinner i en avfallsbil blir vesentlig mindre.

Tøm arbeidsplassene systematisk

En arbeidsplass består ofte av flere elementer med ulik destinasjon:

• skrivebord
• kontorstol
• skjermer og docking
• skuffeseksjon
• personlig skap
• personlige eiendeler
• dokumenter

Avklar per element om det skal flyttes, bli stående, selges, lagres eller avhendes.

Private eiendeler bør fjernes før tømmingen starter

Klær, bilder, private dokumenter, kopper og ladere bør være ute av lokalene før tømmingen begynner. Ansatte bør få en tydelig frist og eget ansvar for egen arbeidsplass. Private eiendeler skal ikke blandes med restinventar.

Møbler bør vurderes før de bæres ut

Kartlegg møbelmassen samlet:

• skrivebord
• stoler
• skap og reoler
• møtebord
• lounge- og sofamøbler
• resepsjonsmøbler

Vurder deretter videre bruk, salg, lagring, gjenbruk – og først til slutt avfall.

Brukbare møbler bør ikke bli avfall uten vurdering

Møbler i god stand har ofte verdi for andre, selv om bedriften ikke skal bruke dem videre. Se brukte kontormøbler og selge brukte kontormøbler for hvordan tilstand, mengde og marked kan vurderes.

Noe inventar må demonteres før det kan fjernes

Hev-senk-bord, store møtebord, enkelte reoler og modulmøbler må ofte tas fra hverandre for å komme ut av lokalene. Omfanget påvirker både tidsbruk og bemanning. Se demontering for hvordan dette planlegges.

Ikke fjern fast inventar automatisk

Noe i lokalene kan tilhøre utleier, bygget eller neste leietaker:

• kjøkkeninnredning
• fastmonterte skap
• glassvegger
• resepsjonsdisk
• veggmonterte installasjoner

Avklar eierskap og eventuell avtalt tilbakeføring før noe demonteres.

IT-utstyr bør ha egen flyttestrøm

PC-er, skjermer, docking, printere, møteromsteknologi og nettverksutstyr bør skilles ut tidlig.

Utstyret er ofte verdifullt, sårbart og knyttet til data. Se guiden om flytting av IT-utstyr.

Utdatert elektronikk er ikke ordinært restavfall

Skal elektronikk faktisk avhendes, håndteres det i relevant EE-avfallsstrøm. Reglene og strømmene er beskrevet på siden om avfallshåndtering.

Gammelt utstyr kan fortsatt inneholde data

Før PC-er, servere, lagringsmedier og enkelte kontormaskiner selges, gjenbrukes eller avhendes, bør virksomhetens egne rutiner for sletting, sikker håndtering og eventuell destruksjon følges. Dette er en intern IT- og sikkerhetsvurdering, ikke en del av selve bortkjøringen.

Arkiv bør håndteres separat fra øvrig kontorinnhold

Avklar tidlig:

• hva som skal flyttes
• hva som må oppbevares
• hva som kan destrueres etter kontroll
• hva som må være tilgjengelig underveis

Se flytting av arkiv for praktisk gjennomføring.

Konfidensielle dokumenter skal ikke havne i tilfeldig restpapir

Sensitive papirer bør håndteres etter virksomhetens egne rutiner for sikker oppbevaring og makulering. Hvilke dokumenter som må beholdes, og hvor lenge, må avklares internt.

Kjøkkenet bør tømmes som egen sone

Kjøkkenet inneholder ofte mer enn man tror:

• servise og glass
• småapparater
• kaffemaskin
• kjøleskap
• mat og forbruksvarer
• rengjøringsmidler

Skill bedriftens eiendeler fra fast innredning som hører til lokalet.

Avklar eierskapet før hvitevarer fjernes

Kjøleskap, oppvaskmaskin og mikrobølgeovn er ikke automatisk virksomhetens eiendom. Sjekk hva som fulgte med lokalet før noe kobles fra og kjøres bort.

Utstyr som er leid eller leaset må identifiseres

Typiske eksempler er printere, kaffemaskiner, vannautomater og IT-utstyr. Avklar:

• hvem som eier utstyret
• hvem som henter det
• om det kan flyttes av andre enn leverandøren

Lagerrom bør gjennomgås tidlig

Lager og boder inneholder ofte en stor del av arbeidsomfanget:

• gammelt inventar
• reserveutstyr
• messestands
• markedsmateriell
• emballasje
• esker ingen har åpnet på år

Et lite kontor med et fullt lager kan gi mer arbeid enn et stort, tomt kontorlandskap.

Mellomlagring bør løse et logistikkbehov – ikke et beslutningsproblem

Ikke send alt man er usikker på til lager. Avklar først videre bruk, verdi, faktisk behov og hvor lenge inventaret skal lagres.

Når mellomlagring kan være aktuelt

• ny adresse er ikke klar
• inventar skal brukes senere
• sesongutstyr
• reserveinventar

Se bedriftslager og mellomlagring for alternativene.

Gjenbruk bør vurderes før avfall

Aktuelle muligheter kan være intern flytting, salg, donasjon, videresalg, lagring eller demontering for gjenbruk av deler. Se gjenbruk for hvordan dette kan struktureres.

Salg krever tid

Skal kontormøbler selges, bør arbeidet starte i god tid før siste utflyttingsdag. Fotografering, annonsering, visning, henting og koordinering tar dager eller uker – ikke timer. Alt lar seg heller ikke selge; mengde, alder og etterspørsel avgjør.

Gjenstander kan i enkelte tilfeller gis videre

Donasjon kan være aktuelt, men forutsetter at mottaker er avklart, at henting er planlagt og at inventaret faktisk er egnet. Det er ingen automatisk løsning for inventar ingen andre vil ha.

Avfall bør sorteres etter type

Det som til slutt er avfall, håndteres i egne strømmer:

• papp og papir
• plast
• metall
• tre
• EE-avfall
• farlig avfall
• restavfall

Detaljene finnes på siden om avfallshåndtering.

Noen rester krever særskilt håndtering

Batterier, lyskilder, spraybokser og kjemikalier hører ikke hjemme i restavfallet. Slike rester bør skilles ut og håndteres i riktig avfallsstrøm.

Gamle rengjøringsmidler bør ikke kastes tilfeldig

Rester av rengjøringsmidler og kjemikalier fra kjøkken og bøttekott bør følge relevant avfallsrutine, og ikke tømmes i vask eller legges i vanlig avfall.

Logoer og profilering hører sjelden til selve tømmingen

Vegglogo, folie og fast skilting handler om lokalene, ikke om innholdet. Dette behandles bedre under tilbakestilling.

Når lokalene er tømt, starter neste fase

Kontortømming handler om å få innholdet ut. Tilbakestilling handler om å klargjøre selve lokalene etter avtalt standard. Det er to ulike arbeidsomfang, og de bør planlegges hver for seg.

Kontorvask kommer normalt etter tømmingen

Vask bør legges etter tømming og eventuelle støvende arbeider, slik at lokalene ikke må vaskes to ganger. Se kontorvask.

Kontortømming er ikke det samme som tilbakelevering

Tømming betyr at innholdet er ute. Tilbakelevering handler om kontroll, dokumentasjon, adgang og nøkler samt den praktiske og formelle overleveringen til utleier.

Noe av inventaret skal kanskje til nytt kontor

Skal virksomheten både flytte og avvikle, må det være helt tydelig hva som tilhører hvilken strøm. Se kontorflytting for selve flyttedelen.

Ett gammelt kontor kan få flere nye destinasjoner

• nytt kontor – arbeidsplasser
• bedriftslager – reserveinventar
• kjøper – brukte møbler
• avfallsmottak – avfall
• leverandør – leieutstyr

Fordelingen bør være klar før første bil lastes.

Noe inventar kan bli igjen etter avtale

Dersom neste leietaker eller utleier skal overta bord, stoler, skap eller kjøkkenutstyr, bør dette dokumenteres og holdes helt utenfor tømmingen. Hva som gjelder mellom partene, må avklares i den enkelte avtalen.

Kontortømming kan involvere flere aktører

• flyttefirma – inventar som skal videre
• gjenbruks- eller møbelaktør – kjøper og henter møbler
• lager – mottar inventar til oppbevaring
• avfallsaktør – håndterer avfallsstrømmene
• IT – håndterer elektronikk og data

Rekkefølgen mellom dem bør koordineres, slik at ingen står i veien for hverandre.

Én person bør ha oversikt over hva som går hvor

Den prosjektansvarlige bør kunne svare raskt på:

• skal dette med?
• skal det lagres?
• er det solgt?
• tilhører det utleier?
• er det avfall?

Uten en slik rolle må leverandørene gjette, og da oppstår feilene.

Avfallsstrømmen bør være den siste beslutningen

Starter man med avfallsbilen, forsvinner ofte inventar som kunne vært solgt, gjenbrukt eller brukt videre internt. Sorter først, kjør bort etterpå.

Hvor lang tid tar det å tømme et kontor?

Det finnes ikke ett standardsvar. Tidsbruken avhenger blant annet av:

• areal og antall arbeidsplasser
• mengde inventar
• etasjer, heis og bærelengde
• antall destinasjoner
• behov for demontering
• arkiv- og avfallsmengde
• eventuell lagring

Be om en vurdering basert på faktisk omfang, ikke på kvadratmeter alene.

Befaring kan være nyttig ved større kontortømming

Særlig når inventarmengden er ukjent, lageret er stort, det er mange møbler, flere etasjer, komplisert adkomst eller flere destinasjoner. Ved mindre oppdrag kan gode bilder og en inventarliste være tilstrekkelig.

Hva koster kontortømming?

Prisen avhenger blant annet av:

• arbeidsmengde og bemanning
• transport
• avfallsmengde
• demontering
• adkomst og lastepunkt
• antall destinasjoner
• eventuell lagring

Å oppgi en fast markedspris ville gitt et misvisende bilde. Det er arbeidsomfanget som styrer kostnaden.

Inventar med restverdi kan påvirke totalbildet

Salg eller gjenbruk kan redusere nettokostnaden, men dekker ikke automatisk tømmingen. Verdien avhenger av type, alder, tilstand, etterspørsel og mengde.

Små restmengder kan håndteres separat

Står det igjen mindre mengder etter hovedtømmingen, kan separat bortkjøring være aktuelt. Se søppeltaxi for bedrift.

Kontortømming er én del av en større avvikling

En full prosess kan bestå av kartlegging, tømming, demontering, gjenbruk, avfall, tilbakestilling, kontorvask og tilbakelevering. Se kontoravvikling for helheten.