Kontorvask ved utflytting – klargjør lokalene før tilbakelevering

Hva kan inngå i kontorvask ved utflytting?

Sluttvask av kontorlokaler er ikke én fast tjeneste med ett fast innhold. Avhengig av avtalt omfang kan vasken blant annet omfatte:

• støvtørking av tilgjengelige flater
• vask av gulv
• rengjøring av kjøkken
• rengjøring av toaletter
• rengjøring av skap og skuffer som skal være tomme
• dører og karmer
• glassflater
• vinduer der dette inngår
• lister
• radiatorer og tilgjengelige overflater
• flekkfjerning der dette er mulig
• rengjøring etter demonteringsarbeider
• sluttkontroll

Ingen av punktene inngår automatisk. Hva som faktisk skal utføres, bør fremgå av bestillingen – ikke antas fordi oppdraget kalles «flyttevask» eller «utvask».

Avklar hva som faktisk skal vaskes

Før vask bestilles er det nyttig å avklare:

• hvilke rom som inngår
• om lager og boder inngår
• om kjøkken inngår
• om toaletter inngår
• om vinduer inngår
• om innvendig skapvask inngår
• om tekniske rom inngår
• om fellesarealer inngår
• om det finnes spesielle krav fra utleier

Et tydelig arbeidsomfang gjør tilbudene lettere å sammenligne, og reduserer risikoen for diskusjon om hva som skulle vært med.

Tilbakeleveringskrav bør avklares før vasken bestilles

Leieavtalen eller andre avtaler mellom partene kan si noe om hvilken stand lokalene skal leveres tilbake i. Vaskeomfanget bør derfor avklares mot leieavtalen og den avtalte standarden for tilbakelevering, ikke mot en generell forestilling om hvordan et kontor «skal» se ut.

Er standarden uklar, er det som regel bedre å avklare forventningene med utleier før omfattende arbeid bestilles, enn å bestille mer eller mindre enn nødvendig.

Det er vanskelig å sluttvaske et kontor som fortsatt er fullt

Før hovedvasken bør de avtalte områdene så langt som mulig være tømt for:

• møbler
• kasser
• avfall
• løst inventar
• personlige eiendeler

Hvordan innholdet kan sorteres og fjernes er beskrevet under kontortømming.

Avklar hva som skal bli før renholdet starter

Skal enkelte møbler, skap, hvitevarer eller fast inventar bli stående igjen, må renholdet planlegges rundt dette. Inventar bør ikke flyttes bare for å få vasket bak det, dersom det skal bli stående og flyttingen ikke er avtalt.

Demontering bør normalt gjøres før sluttvask

Der arbeidet skaper støv og rester, hører det hjemme før vasken. Typisk rekkefølge er at skrivebord demonteres, hyller fjernes, tavler tas ned og løst inventar kjøres ut – og at lokalene rengjøres etterpå. Se demontering for hvordan dette planlegges.

Utbedringer bør være ferdige før den endelige vasken

Skal lokalene sparkles, males, repareres eller få løsninger demontert, kan en sluttvask som gjennomføres for tidlig skape dobbeltarbeid. Slike arbeider hører i hovedsak inn under tilbakestilling.

Støv etter håndverksarbeid krever en annen vurdering

Er det utført omfattende byggarbeider, sliping, boring eller riving i lokalene, kan rengjøringsbehovet være vesentlig større enn ved en ordinær utflytting. Et kontor som bare er tømt, er et annet oppdrag enn lokaler hvor det nylig er gjennomført omfattende byggearbeider. Dette bør fremgå av tilbudsgrunnlaget, slik at både tid, bemanning og metode kan tilpasses.

Åpne kontorområder bør kontrolleres etter at arbeidsplassene er fjernet

Når møblene er ute, blir flater som tidligere var skjult synlige. Se blant annet på:

• gulv
• lister
• veggnære flater
• vinduskarmer
• tilgjengelige stikk- og kabelområder, uten å utføre elektrisk arbeid
• støv etter møbler og kabelbaner

Gulvbehandlingen må tilpasses gulvtypen

Kontorlokaler kan ha parkett, laminat, vinyl, linoleum, tepper, fliser eller andre gulvtyper – ofte flere typer i samme lokale. Metode og midler bør velges ut fra materialet og gulvets vedlikeholdsanvisning, ikke ut fra én standardoppskrift.

Teppegulv kan kreve annen behandling enn harde gulv

Her kan det være aktuelt å vurdere støvsuging, flekkbehandling og eventuelt dypere rengjøring dersom dette inngår i omfanget. Det er ikke gitt at alle flekker lar seg fjerne.

Unngå å behandle alle tregulv likt

Parkett og andre tregulv tåler ulik behandling. Følg gulvets vedlikeholdsanvisning, egnet metode og det rengjøringsomfanget som faktisk er avtalt.

Lister blir ofte synlige først når møblene fjernes

Kontroller støv, smuss og flekker på lister når lokalet er tomt. Skader på listverk er derimot ikke et renholdsproblem, og bør behandles som en del av eventuelle utbedringer.

Vask og utbedring av vegg er to forskjellige ting

Vask handler om støv og rengjørbart smuss. Utbedring handler om hull, maling og reparasjon. En renholdsleveranse bør ikke love å løse skader – slike punkter hører til tilbakestilling og bør prises og planlegges der.

Dører og karmer kan inngå i sluttvasken

Håndmerker, støv og generell rengjøring av dørblad, karm og håndtak er typisk renholdsarbeid. Skade på dørblad, karm eller lås er det ikke.

Innvendige glassflater kan kreve egen gjennomgang

Glassvegger, glassdører og møteromsvegger utgjør ofte store flater i moderne kontorlokaler. Avklar om alle glassflater inngår, eller bare enkelte soner.

Er vindusvask inkludert?

Ikke anta at vinduer er med. Avklar:

• innvendig vask
• utvendig vask
• tilgjengelighet
• antall vindusflater
• høyde
• eventuelle sikkerhetsbehov

Utvendig vindusvask kan være et eget arbeidsomfang

Særlig i høyere etasjer og bygg med vanskelig adkomst bør utvendige vinduer behandles som en egen vurdering med riktig utstyr og kompetanse. Ordinært renholdspersonell bør ikke settes til risikofylt høydearbeid uten en egnet løsning.

Kjøkkenet trenger en egen gjennomgang

Avhengig av hva som skal stå igjen, kan det være aktuelt å rengjøre:

• benker
• vask og armatur
• skap og skuffer
• fronter
• kjøleskap
• mikrobølgeovn
• andre hvitevarer
• gulv

Ikke anta at alt dette inngår – kjøkken er et av punktene som oftest må presiseres i bestillingen.

Avklar om kjøleskapet skal stå igjen

Skal det bli stående og innvendig rengjøring inngår, bør det tømmes, rengjøres og være avklart hva som skjer med det etterpå. Teknisk frakobling er ikke en del av vanlig renhold.

Oppvaskmaskin følger samme prinsipp

Rengjøring av tilgjengelige flater kan inngå. Teknisk demontering eller frakobling er et annet arbeid og bør avklares separat.

Leverandøreid kaffemaskin bør avklares

En kaffemaskin fra en ekstern leverandør bør ikke behandles som fast kjøkkeninventar uten avklaring. Avklar hvem som eier den, hvem som rengjør den og hvem som henter den.

Sanitærrom bør inngå når de er del av leiearealet

Er toalettene en del av leiearealet og det avtalte vaskeomfanget, er det aktuelt å rengjøre toalett, servant, speil, armatur, gulv og øvrige tilgjengelige overflater. Renhold bør beskrives som utført arbeid etter avtalt omfang, ikke som en hygienisk garanti.

Garderober bør være tømt før sluttrengjøring

Der virksomheten har garderobe, kontrolleres skap, benker, gulv, speil og eventuell dusj. Ikke alle kontorer har slike arealer, og de bør derfor spesifiseres når de finnes.

Dusj kan ha et annet rengjøringsbehov

Inngår dusj i arealet, kan behovet være annerledes enn i vanlige kontorarealer. Dette bør nevnes i tilbudsgrunnlaget.

Møterom bør kontrolleres etter at utstyr og møbler er avklart

Skal TV-skjermer, whiteboard eller annet veggmontert AV-utstyr fjernes, bør demonteringen skje før den endelige vasken. Da kan både veggflater, gulv og glass rengjøres i én omgang.

Resepsjonen kan inneholde både løst og fast inventar

Avklar først hva som flyttes, hva som blir stående og hva som demonteres. Deretter kan tilgjengelige flater rengjøres uten at arbeidet må gjøres om igjen.

Ikke glem lagerrom, boder og arkivrom

Inngår disse i leiearealet, samler de ofte støv, emballasje og restmateriale. Tøm først – vask etterpå. Dette er blant områdene som oftest oppdages for sent i sluttkontrollen.

Tekniske rom er ikke vanlige kontorarealer

Inngår tekniske rom, bør tilgang, ansvar og hvilke områder som kan rengjøres avklares på forhånd. Teknisk utstyr skal ikke flyttes eller åpnes som del av vanlig vask.

Renhold rundt elektriske installasjoner krever normal forsiktighet

Demontering, åpning av utstyr eller elektrisk arbeid inngår ikke i ordinær kontorvask, og bør håndteres av riktig fagkompetanse.

Ventilasjonsrens er ikke det samme som sluttvask

Synlige og tilgjengelige overflater kan rengjøres etter avtale, men teknisk rens av ventilasjonsanlegg er et separat fagområde med egne leverandører.

Ikke anta at himling eller tak skal vaskes

Finnes det støv, spesielle krav eller tydelige arbeidsspor i himlingen, må omfanget avklares særskilt.

Skap og skuffer bør være tømt før innvendig vask

Avklar om innvendig skapvask, utvendig frontvask eller begge deler inngår. Fastmonterte skap bør ikke flyttes bare for å komme til bak dem.

Renholdspersonell skal ikke sortere et helt kontor før vask

Avfall og restinventar bør i hovedsak være håndtert før sluttvasken starter. Hvordan strømmene kan planlegges er beskrevet under avfallshåndtering.

Fjern emballasje etter siste flytte- og håndverksarbeid

Papp, plast, beskyttelsesmateriale og tape bør ikke ligge igjen når sluttkontrollen gjennomføres.

Lim- og taperester kan kreve særskilt rengjøring

Rester etter tape og festemidler kan ofte reduseres, men det er ikke gitt at alt kan fjernes uten å påvirke underlaget. Vurder materialet før metode velges.

Midlertidig flyttemerking bør fjernes

Døretiketter, gulvmerking og midlertidig rommerking bør tas bort når de ikke lenger trengs. Permanent byggmerking skal derimot bli stående.

Folie og profilering er ikke vanlig sluttvask

Fjerning av permanent folie og profilering hører primært til tilbakestilling. Etter fjerning kan det være nødvendig å rengjøre overflaten.

Gjennomfør en rom-for-rom-kontroll

Ikke vurder lokalene fra inngangsdøren. Gå gjennom og kontroller:

• gulv
• lister
• vinduskarmer
• dører
• glass
• skap
• kjøkken
• sanitærrom
• møterom
• lager
• øvrige områder som inngår

God belysning gjør sluttkontrollen enklere

Støv og flekker er vanskeligere å se i mørke lokaler, særlig sent på dagen.

Bilder kan dokumentere resultatet

Bilder etter vask kan være nyttige for intern prosjektkontroll, kommunikasjon og selve tilbakeleveringen. De avgjør ikke automatisk ansvarsforhold. Finnes det bilder fra før arbeidet startet, kan de vise arbeidsomfang og ferdig resultat – uten at de brukes som villedende markedsføring.

Kontroller det som faktisk ble bestilt

En tilfeldig sjekkliste som er strengere enn avtalen, bestillingen eller tilbakeleveringskravet skaper unødvendige diskusjoner. Kontroller mot avtalt omfang.

Bør utleier kontrollere vasken?

Ved større tilbakeleveringer kan det være hensiktsmessig å avklare forventningene før eller under sluttfasen, slik at eventuelle uklarheter oppdages før leieforholdet avsluttes.

Vask er normalt en av de siste operative oppgavene

Etter vasken kan det gjenstå intern sluttkontroll, dokumentasjon, restpunkter og selve overleveringen. Sett derfor av mulighet for små restpunkter: et oversett skap, en flekk på glass, støv på en list eller et glemt lagerrom kan rettes før endelig overlevering.

Leveransen bør beskrives som vask etter avtalt omfang. En leverandør kan ikke love at en tredjepart godkjenner resultatet, og det finnes ingen offentlig «godkjent flyttevask»-standard å vise til.

Hvor lang tid tar sluttvask av et kontor?

Tidsbruken varierer, og påvirkes blant annet av:

• areal
• antall rom
• kjøkken
• toaletter
• vinduer
• gulvtype
• graden av smuss
• hvor tømt lokalet er
• hvilket arbeid som er utført før vask

Hva koster kontorvask ved utflytting?

Prisgrunnlaget kan påvirkes av areal, antall rom, vaskeomfang, vinduer, kjøkken, sanitærrom, gulv, behov etter håndverksarbeider og tidsfrist. Be om tilbud basert på det faktiske lokalet og ønsket omfang, framfor å sammenligne standardpriser.

Kvadratmeter alene sier ikke alt

500 m² åpent, tomt kontor kan være et helt annet oppdrag enn 500 m² med mange smårom, kjøkken, flere toaletter og mye glass. Arbeidsomfanget, ikke arealet alene, styrer leveransen.

Befaring kan være nyttig ved uavklarte oppdrag

Særlig når omfanget er usikkert, lokalet er stort, det er mye glass, det nylig er utført byggearbeider, eller leieavtalens forventning må oversettes til konkret arbeidsomfang. Befaring er ikke nødvendig i alle oppdrag.

Koordiner vask med øvrige leverandører

Flyttefirmaet tar inventaret ut, håndverkeren utfører utbedringer, avfallsaktøren fjerner materialer og renholdet gjennomfører sluttvasken. Feil rekkefølge skaper dobbeltarbeid.

Én person bør bekrefte at lokalet er klart for sluttvask

Det bør unngås at renholdsteamet møter opp mens demontering pågår, møbler fortsatt flyttes eller malere fremdeles arbeider i lokalene.