Huskeliste for kontorflytting – før, under og etter flyttedagen

Kortversjon: Dette bør bedriften huske

Punktene under dekker hovedoppgavene i et vanlig flytteprosjekt. Resten av artikkelen går gjennom hva hvert punkt konkret innebærer, og når det bør gjøres.

• Utpek en ansvarlig for flytteprosjektet
• Fastsett flyttedato og viktige frister
• Kartlegg hva som faktisk skal flyttes
• Lag oversikt over møbler og inventar
• Avklar hva som skal gjenbrukes, lagres eller avhendes
• Planlegg IT og teknisk utstyr separat
• Kontroller adkomst, heis og lasteforhold på begge adresser
• Avklar pakking og merking
• Informer ansatte om tidsplan og ansvar
• Bestem hvor inventaret skal plasseres i nye lokaler
• Avklar behov for demontering og montering
• Lag en plan for selve flyttedagen
• Kontroller at kritiske funksjoner virker etter innflytting
• Planlegg tømming og avslutning av gamle lokaler
• Gjennomfør sluttkontroll

Hvor tidlig en kontorflytting må planlegges avhenger av blant annet virksomhetens størrelse, lokalene, mengden inventar, IT-behov og hvor kompleks flyttingen er. Tidslinjen nedenfor er derfor et praktisk eksempel, ikke en universell frist. Trenger du oversikten over selve tjenesten og hva den omfatter, kan du lese hovedguiden om kontorflytting.

Før dere begynner: Avklar rammene

De fleste forsinkelser i en kontorflytting oppstår fordi grunnleggende forutsetninger ikke er avklart. Datoene styrer alt annet: når gamle lokaler må være tømt, når nye lokaler kan tas i bruk, og hvor lang tid dere faktisk har til pakking, transport og montering.

Avklar også hvor mye av driften som kan stå stille. En virksomhet som kan flytte over en helg, har andre valgmuligheter enn en virksomhet med produksjon, lager, kundemottak eller vaktordning som må fungere hele uken.

Rammene bestemmer hvilken detaljplan som er realistisk. Lages detaljplanen først, må den ofte gjøres om når datoene faller på plass.

• Hva er ønsket flyttedato?
• Når må gamle lokaler være tømt?
• Når får bedriften tilgang til nye lokaler?
• Skal hele virksomheten flytte samtidig?
• Skal flyttingen deles i etapper?
• Hvem har beslutningsansvar?
• Hvilke deler av driften er kritiske?
• Finnes det inventar eller utstyr som krever særskilt planlegging?

Utpek én ansvarlig for flytteprosjektet

Noen må ha overordnet kontroll på fremdriften. Det betyr ikke at én person skal gjøre alt, men at det finnes ett sted hvor status, frister og beslutninger samles. Uten dette blir oppgaver liggende mellom avdelinger.

I større virksomheter er det vanlig at ledelse, facility/drift, IT, HR, økonomi og avdelingsledere har hvert sitt ansvarsområde, mens prosjektansvarlig holder helheten.

• Utpek prosjektansvarlig
• Definer hvem som kan ta beslutninger
• Fordel ansvar mellom fagområder
• Lag én samlet oversikt over frister
• Bestem hvordan fremdrift skal følges opp

2–3 måneder før: Kartlegg hele flyttebehovet

For et vanlig kontor er to til tre måneder ofte nok til kartlegging og forberedelser. Større virksomheter, flytting mellom byer, ombygging i nye lokaler eller mye teknisk utstyr kan kreve vesentlig lengre tid.

Kartleggingen bestemmer omfanget. Uten en oversikt over antall arbeidsplasser, møbler, arkiv og utstyr blir både tidsbruk og tilbud upresise, og flyttedagen blir vanskeligere å planlegge.

• Kartlegg arbeidsplasser
• Registrer større møbler
• Kartlegg lager og arkiv
• Identifiser teknisk utstyr
• Avklar hva som skal flyttes
• Avklar hva som ikke skal flyttes
• Undersøk behov for mellomlagring
• Avklar spesielle eller tunge gjenstander
• Skaff oversikt over begge lokalene

Bestem hva som faktisk skal være med

Del inventaret i fire kategorier så tidlig som mulig:

• Flyttes – skal direkte til nytt kontor.
• Lagres – skal brukes senere, men ikke nå.
• Gjenbrukes eller selges – skal ikke til ny adresse.
• Avhendes – har ikke videre bruksverdi.

Beslutningen bør tas før flyttedagen. Det er lite hensiktsmessig å transportere møbler til det nye kontoret bare for å fjerne dem igjen noen uker senere. Møbler som ikke skal med, kan i mange tilfeller gjenbrukes eller selges videre i stedet for å kastes.

Skal nye lokaler pusses opp, eller flytter dere i etapper, kan deler av inventaret trenge mellomlagring på bedriftslager i mellomperioden. Avklar mengde og lagringstid tidlig, ikke dagen før flyttebilen kommer.

Kontroller at de nye lokalene faktisk er klare

Inventaret må ha et sted å gå. Er plasseringen uavklart når flyttebilen kommer, blir møbler stående i fellesarealer, og arbeidet med å rydde opp tar ofte lengre tid enn selve transporten.

• Bekreft dato for tilgang
• Skaff plantegning eller romoversikt
• Bestem plassering av arbeidsplasser
• Avklar møterom og fellesarealer
• Kontroller adgang
• Kontroller heis og vareinngang
• Avklar laste- og losseforhold
• Avklar hvor inventar skal plasseres
• Kontroller hva som må være ferdig før flyttingen

4–8 uker før: Bestill og koordiner

Intervallene her er eksempler. I travle perioder, og for store oppdrag, bør leverandører kontaktes tidligere. Jo mer presist omfanget beskrives, desto mer sammenlignbare blir tilbudene.

• Avklar hvem som gjennomfører flyttingen
• Gi tilstrekkelig informasjon om omfanget
• Avklar behov for befaring
• Avklar pakking
• Avklar demontering
• Avklar montering
• Avklar eventuell lagring
• Avklar flyttedato og tidsvindu
• Avklar hvem som møter leverandørene
• Kontroller adgang på begge adresser

Lag en egen plan for IT

IT bør planlegges som et eget område, ikke som vanlige flytteesker. Det gjelder PC-er, skjermer, dockingstasjoner, telefoniløsninger, nettverk, printere, møteromsutstyr, eventuelle servere og annet teknisk utstyr.

Det avgjørende er rekkefølgen: utstyret må kobles ned kontrollert, komme frem merket, og kobles opp igjen i en rekkefølge som gjør at de viktigste funksjonene virker først. Hvem som gjør hva – intern IT eller ekstern leverandør – bør være avklart i god tid.

• Kartlegg utstyret
• Avklar hva IT-avdelingen eller IT-leverandøren håndterer
• Planlegg nedkobling
• Merk utstyret etter bruker eller destinasjon der det er hensiktsmessig
• Avklar nettverk og nødvendige tjenester i nye lokaler
• Planlegg oppkobling
• Test kritiske funksjoner før normal drift starter

Informer ansatte tidlig og konkret

Ansatte trenger å vite flyttedato, ny adresse, når de skal pakke, hva de selv har ansvar for, hvilket merkesystem som brukes, hvor de skal møte, hvordan første arbeidsdag organiseres og hvilke praktiske endringer den nye lokasjonen fører med seg.

Kort og konkret informasjon på faste tidspunkter fungerer bedre enn ett langt skriv tidlig i prosessen. Endres planen, må informasjonen oppdateres.

• Informer om tidsplanen
• Forklar hva ansatte skal pakke selv
• Gi frist for personlige eiendeler
• Forklar merkingen
• Informer om første arbeidsdag på ny adresse
• Oppdater informasjon dersom planen endres

2–4 uker før: Fra plan til praktiske forberedelser

Nå går prosjektet fra beslutninger til fysisk arbeid. Alt som kan pakkes uten å påvirke driften, bør pakkes nå.

• Bekreft flytteplanen
• Oppdater inventaroversikten
• Start pakking av det som kan pakkes tidlig
• Merk destinasjoner i nye lokaler
• Avklar demontering av møbler
• Avklar utstyr som krever særskilt håndtering
• Kontroller lagerbehov
• Avklar adgangskort og nøkler
• Bekreft kontaktpersoner
• Kontroller planen for gamle lokaler

Lag ett enkelt merkesystem

Merkingen skal gjøre det mulig å forstå hvor en eske eller et møbel skal, uten å spørre prosjektlederen. To eksempler som fungerer:

• MARKETING – ROM 2.14 – ARBEIDSPLASS 04
• MØTEROM HAV – NYTT KONTOR – 3. ETASJE

Bruk samme betegnelser på merkelappene som på rommene i nye lokaler. Et system som er enkelt nok til at alle bruker det riktig, er bedre enn et detaljert system som blir brukt halvveis.

• Definer merkesystem
• Bruk samme system på esker og møbler
• Merk destinasjon tydelig
• Sørg for at rommene på ny adresse bruker samme betegnelser

Avklar demontering og montering før flyttedagen

Hev-senk-bord, møtebord, skap, reoler og modulmøbler krever ofte demontering. Før flyttedagen bør det være avklart hva som må demonteres, hvem som gjør det, hvordan deler og skruer merkes, hva som skal monteres igjen, og hvor møbelet skal stå.

Møbler som kommer frem i deler uten merking, blir stående til noen har tid til å finne ut hvor de hører hjemme.

Siste uke før kontorflyttingen

Nå handler det om å bekrefte det som allerede er planlagt.

• Bekreft tidspunkt med alle relevante leverandører
• Bekreft kontaktpersoner
• Kontroller at pakkingen følger planen
• Kontroller merkingen
• Fjern ting som ikke skal flyttes
• Kontroller adgang på begge adresser
• Bekreft lasteplass og praktiske forhold
• Kontroller at nye lokaler er tilgjengelige
• Kontroller IT-planen
• Informer ansatte om siste detaljer
• Ha oppdatert kontaktliste tilgjengelig
• Gå gjennom planen for flyttedagen

Dagen før

• Kontroller at alt som skal flyttes er tydelig merket
• Skill ut det som ikke skal med
• Sørg for at nødvendige områder er tilgjengelige
• Kontroller nøkler og adgang
• Ha plantegning eller romplan tilgjengelig
• Bekreft hvem som møter først på begge adresser
• Sørg for at kritisk utstyr er håndtert etter planen

På flyttedagen

Flyttedagen går som regel greit når forarbeidet er gjort. Den viktigste jobben er å holde oversikt, svare raskt på spørsmål og registrere avvik underveis i stedet for å finne dem igjen uker senere.

• Ha én kontaktperson på gammel adresse
• Ha én kontaktperson på ny adresse dersom mulig
• Hold rømningsveier og nødvendige passasjer frie
• Følg merkingen og destinasjonsplanen
• Prioriter kritiske funksjoner etter flytteplanen
• Registrer eventuelle avvik
• Kontroller at rom ferdigstilles systematisk
• Gjennomfør kontroll før siste transport forlater gammel adresse

Når inventaret kommer frem

God merking tidligere i prosessen gjør denne fasen vesentlig enklere: inventaret kan settes direkte på riktig plass i stedet for å mellomlagres i gangarealer.

• Kontroller at inventaret havner i riktig område
• Prioriter nødvendige arbeidsplasser
• Kontroller møterom og fellesfunksjoner
• Monter avtalt inventar
• Samle emballasje systematisk
• Registrer mangler eller skader
• Kontroller at kritisk IT fungerer
• Unngå at uavklarte møbler blir stående i gangarealer

Første arbeidsdag i nytt kontor

Alt trenger ikke å være perfekt første dag. Prioriter funksjonene virksomheten er avhengig av, og ta resten fortløpende.

• Kontroller at ansatte kommer inn i bygget
• Kontroller at arbeidsplassene kan brukes
• Test kritiske IT-funksjoner
• Kontroller møterom
• Kontroller fellesområder
• Opprett en enkel måte å melde inn mangler på
• Prioriter feil som påvirker driften

Etter flyttingen: Ikke avslutt prosjektet for tidlig

Det gjenstår normalt en periode med opprydding, justeringer og oppfølging etter innflytting. Sett av tid til dette i stedet for å regne prosjektet som ferdig når siste flyttebil har kjørt.

• Følg opp registrerte avvik
• Finn inventar som har havnet feil
• Avklar overskuddsmøbler
• Fjern unødvendig emballasje
• Kontroller eventuelle lagerleveranser
• Følg opp montering
• Oppdater intern informasjon om ny adresse
• Evaluer flytteprosessen

Husk kontoret dere flytter fra

Gamle lokaler blir ofte et eget prosjekt etter at hovedflyttingen er ferdig. Det kan gjenstå møbler, avfall, profilering, demontering, rengjøring, eventuell tilbakestilling, kontroll og tilbakelevering. Hva som kreves, følger normalt av leieavtalen. Se hva kontoravvikling omfatter hvis lokalene skal leveres tilbake.

• Kontroller at alt som skulle flyttes er fjernet
• Avklar gjenværende inventar
• Fjern avfall etter avtalt løsning
• Kontroller eventuelle krav til tilbakelevering
• Planlegg sluttbefaring der det er aktuelt
• Lever nøkler og adgangskort etter avtale

Vanlige spørsmål om kontorflytting

Når bør man begynne å planlegge en kontorflytting?

For et vanlig kontor er to til tre måneder ofte tilstrekkelig. Større virksomheter, mye teknisk utstyr eller ombygging i nye lokaler kan kreve vesentlig lengre tid. Start med datoene, så vet dere hvor mye tid dere faktisk har.

Hva bør være med i en huskeliste for kontorflytting?

Datoer og frister, ansvarsfordeling, kartlegging av inventar, beslutning om hva som skal flyttes, egen IT-plan, informasjon til ansatte, merkesystem, plan for flyttedagen, kontroll etter innflytting og oppgavene i de gamle lokalene.

Hvem bør ha ansvar for kontorflyttingen?

Én prosjektansvarlig bør holde helheten og fremdriften. Fagområder som IT, drift, HR og økonomi kan ha ansvar for hvert sitt felt, men beslutningene og fristene bør samles ett sted.

Hvordan bør kontormøbler merkes?

Med destinasjon i nye lokaler: avdeling, rom og eventuelt arbeidsplass. Bruk de samme romnavnene på merkelappene som på ny adresse, og samme system på esker og møbler.

Hva bør planlegges for IT før flytting?

Kartlegging av utstyret, hvem som kobler ned og opp, merking, at nettverk og nødvendige tjenester er klare i nye lokaler, og hvilke funksjoner som må testes før normal drift starter.

Hva bør gjøres etter at kontoret er flyttet?

Følg opp avvik, finn inventar som har havnet feil, fullfør montering, fjern emballasje, avklar overskuddsmøbler, oppdater adresseinformasjon og gjennomfør sluttkontroll i de gamle lokalene.