Kontorflytting Bærum – planlegging og flytting mellom bedriftslokaler

Skal bedriften flytte kontor i Bærum?

Kontorflytting i Bærum dekker svært forskjellige situasjoner. Det kan være en virksomhet som flytter fra et større kontorbygg på Lysaker til nye lokaler på Fornebu, en bedrift som flytter fra Sandvika og inn til Oslo, et mindre selskap som går fra Bekkestua til et større næringsbygg, eller en virksomhet som kombinerer kontor og lager og derfor flytter mellom ulike typer lokaler i kommunen. Mange flytter også inn til Bærum fra Oslo, eller videre vestover mot Asker.

Felles for disse prosjektene er at kjørestrekningen sjelden er det avgjørende. En flytting på få kilometer innenfor kommunen kan være mer krevende enn en lengre transport, fordi tidsbruken i hovedsak oppstår i de to endene: ved lasting, ved lossing og ved den interne transporten gjennom bygget.

Derfor bør planleggingen ta utgangspunkt i type bygg, adkomst, vareinngang, heis, bærelengde, inventarmengde, transportvei og tidspunkt. Et moderne kontorbygg med egen vareinngang og romslig vareheis gir en helt annen flyt enn et mindre bygg der møblene må ut gjennom en vanlig inngang og en heis som deles med resten av huset.

Grunnlaget for hvordan et flytteprosjekt settes opp finner du under kontorflytting. Under går vi gjennom det som er spesielt for Bærum.

Kontorflytting i Bærum varierer etter hvor virksomheten holder til

Bærum er ikke ett homogent kontorområde. Kommunen har både store, moderne kontorkonsentrasjoner, bymessige sentrumsområder, lokale sentre med mindre lokaler og rene næringsområder med mer lager- og verkstedpreg. Bærum kommune peker selv på Lysaker, Sandvika og korridoren langs E18 som områder der kontorbebyggelse har fått stor betydning, og på Fornebu, Sandvika, Lysaker og Bekkestua som sentrale utviklingsområder. Næringsområder finnes også blant annet ved Rud og Vøyenenga.

For et flytteprosjekt betyr denne variasjonen at det ikke finnes én «Bærum-logistikk». Byggtypen og adkomsten på den konkrete adressen betyr mer enn hvilket område den ligger i.

• LysakerKontorkonsentrasjon tett mot Oslo og E18
• FornebuStort nærings- og utviklingsområde
• SandvikaKommunens sentrale byområde og knutepunkt
• Bekkestua og HøvikBlandet kontor, service og mindre lokaler
• Rud og VøyenengaNærings-/industriområder nær hovedveinettet

Oversikten viser variasjonen i kommunen. Forholdene i det enkelte bygget må uansett kontrolleres.

Lysaker

Lysaker er et av de tydeligste kontorområdene i Bærum og ligger tett mot Oslo og E18-korridoren. For en kontorflytting er det særlig byggenes størrelse og organisering som betyr noe: mange av byggene er store, har flere leietakere og har egne rutiner for varelevering.

• større kontorbygg med flere virksomheter i samme eiendom
• egen vareinngang og egne leveringsrutiner
• heiser som kan være delt med andre leietakere
• intern logistikk fra lastepunkt til kontorarealet
• transport mellom Oslo og Bærum i begge retninger

Fornebu

Fornebu er et stort område for både næringsvirksomhet og videre byutvikling, og har over tid vært prioritert av kommunen som nærings- og utviklingsområde. Flytteprosjekter her handler ofte om større virksomhetslokaler der intern logistikk, varelevering og adgang må koordineres, og der transport til og fra området og koordinering mellom flere bygg kan være en del av planen.

Sandvika

Sandvika er kommunens sentrale byområde og et viktig knutepunkt. Kontorflytting her kan innebære mer bymessige forhold enn i rene næringsområder: adkomst i et tettere gatebilde, mer avgrensede parkerings- og leveringsmuligheter, bygg som kombinerer kontor med andre funksjoner, og nærhet til et kollektivknutepunkt som påvirker trafikken rundt adressen. Intern logistikk i bygget bør avklares på samme måte som ellers.

Bekkestua og Høvik

Bekkestua og Høvik har ofte en annen blanding av kontor, service, handel og mindre virksomhetslokaler enn de store kontorkonsentrasjonene på Lysaker og Fornebu. For flyttingen kan det bety:

• mindre bygg med færre virksomheter
• adkomst direkte fra gate eller lokalt sentrumsområde
• varierende heisløsninger, og noen steder ingen vareheis
• mindre lasteområder og begrenset plass til kjøretøy
• større behov for konkret befaring før planen låses

Rud og Vøyenenga

Rud og Vøyenenga har historisk vært utviklet som nærings- og industriområder med nærhet til hovedveinettet. Det gjør dem til et godt eksempel på at Bærum også har virksomhetslokaler med et annet preg enn et sentralt kontorbygg: større uteareal, egne løsninger for varelevering og andre transportforhold. Det betyr ikke at alle virksomheter her driver lager eller industri – mange kombinerer kontor med produksjon, verksted eller lager, og flytteplanen må ta hensyn til begge deler.

Kontorflytting langs E18-korridoren

Lysaker, Sandvika og korridoren langs E18 er områder der kontorbebyggelsen har fått stor betydning i Bærum. Mange kontorflyttinger i kommunen går derfor mellom virksomhetsområder med god regional veiforbindelse, og transporten i seg selv er sjelden det vanskelige.

Samtidig sier hovedveien lite om hva som møter flyttelaget når bilen er fremme. Nærhet til E18 forteller ingenting om:

• hvor kjøretøyet faktisk kan stå under lasting og lossing
• hvor vareinngangen ligger i forhold til kontoret
• hvor lang den interne bærelengden er
• hvordan heisen fungerer, og om den kan reserveres
• når bygget tillater leveranser

Å anta at en adresse ved E18 automatisk gir en enkel flytting er en av de vanligste feilene i planleggingen.

Næringslokaler vest i Bærum kan ha en annen logistikk

Kommunens arealstrategi peker også på betydningen av adkomst til hovedveinettet E18 og E16 for næringsarealer. Virksomhetslokaler lenger vest i kommunen kan derfor ha en annen karakter enn kontorbyggene nærmest Oslo: andre byggtyper, mer bilbasert adkomst, andre transportveier fram til bygget og andre lasteforhold.

Dette er en tendens, ikke en regel. Også vest i kommunen finnes moderne kontorlokaler, og kartleggingen må uansett gjøres på den konkrete adressen.

Når kontoret flytter fra Bærum til Oslo

En virksomhet på Lysaker, Høvik eller i Sandvika som flytter inn til Oslo, får to adresser med potensielt helt ulike rammer. Et bygg i Bærum med egen vareinngang og god plass til kjøretøy kan møte en Oslo-adresse med gateadkomst, regulert stopp og begrenset heiskapasitet.

Begge adressene må derfor kartlegges separat, og planen bør dekke:

• transportvei og aktuelt tidspunkt
• lastepunkt både på gammel og ny adresse
• heis og eventuell vareheis i begge bygg
• tidsvinduer bygget tillater for leveranser
• IT-utstyr og rekkefølgen på oppkobling
• hvem som tar imot og anviser på ny adresse

De lokale forholdene på Oslo-siden er gjennomgått nærmere under kontorflytting i Oslo.

Når virksomheten flytter fra Oslo til Bærum

Den motsatte retningen er like vanlig. Det er lett å anta at adkomsten blir enklere når kontoret flyttes ut av byen, men det er det konkrete bygget som avgjør. Et kontorbygg i Bærum kan ha begrenset vareheis, delt inngang eller en lang intern vei fra parkeringsanlegget.

Ved innflytting i Bærum bør bedriften avklare:

• hvor den nye vareinngangen ligger, og hvem som gir tilgang
• heis- og vareheisløsning i bygget
• arbeidsplassplan slik at møbler kan settes rett på plass
• adgangskort, resepsjon og eventuelle sikkerhetsrutiner
• parkering og lasteplass ved den nye adressen
• hva som må fungere på første arbeidsdag

Flytting videre vestover mot Asker

Flyttinger mellom Bærum og Asker er geografisk enkle å forstå, men avhenger fortsatt av de konkrete adressene. Et næringsbygg i Vøyenenga og et kontorbygg lenger vest kan ha ulik adkomst, ulik heiskapasitet og ulike rutiner for varelevering. Behandle prosjektet som to separate kartlegginger, ikke som «en kort tur langs E18».

Befaring kan avdekke forskjellen mellom to tilsynelatende enkle adresser

To adresser kan se like ut på papiret og likevel gi svært ulik arbeidsmengde. En befaring gir grunnlag for å planlegge bemanning, utstyr og rekkefølge. Det er ikke alltid nødvendig, men det er ofte det som skiller et realistisk tilbud fra et anslag.

Ved befaring kontrolleres typisk:

• lastepunkt og plass til kjøretøy
• vareinngang og alternativ inngang
• heis, vareheis og eventuelle trapper
• korridorer, dører og svinger med begrenset plass
• faktisk bærelengde fra bil til kontorareal
• større møbler som må demonteres
• adgang, porter og nøkkel-/kortsystemer
• tidspunkt bygget tillater, og hensyn til andre leietakere

Avstanden fra kontoret til bilen kan være viktigere enn kjørestrekningen

Tenk deg to oppdrag i Bærum. I det første skal virksomheten flytte omtrent 20 kilometer, men kjøretøyet kan stå like ved vareinngangen i begge ender, og det er kort vei fra kontoret til bilen. I det andre er kjørestrekningen bare rundt fem kilometer, men møblene må gjennom en lang intern korridor, ned i et parkeringsanlegg og ut til en bil som ikke kan stå nærmere.

Det andre oppdraget kan kreve mer arbeid, selv om kartet sier at det er kortere. Hver eneste gjenstand bæres eller trilles den lange veien, og antallet turer øker. Derfor bør bærelengden måles reelt – ikke anslås ut fra hvor bygget ligger.

Kontroller heis og vareheis i begge bygg

Heisen setter ofte takten i en kontorflytting. Det bør avklares hvilken heis som kan brukes til flytting, hvor stor den er i forhold til de største møblene, om bygget har egen vareheis, om den må reserveres på forhånd, og om den deles med andre leietakere eller andre leveranser samme dag.

Opplysningene bør hentes fra byggets egen administrasjon eller driftsansvarlige. Generelle antakelser om «moderne kontorbygg» holder ikke som planleggingsgrunnlag.

Mange kontorbygg deles av flere virksomheter

Dette er særlig relevant i de større kontorkonsentrasjonene i kommunen, men gjelder ikke alle bygg. Der flere virksomheter deler eiendom, må flytteprosjektet ofte koordineres med resepsjon, byggdrift eller driftsleder, vareinngang og heisbruk, beskyttelse av fellesarealer, sikkerhet og adgang for flyttepersonell, og andre leveranser som er planlagt samme dag.

Jo tidligere byggdrift er informert, desto større er sannsynligheten for at ønsket tidspunkt lar seg gjennomføre.

Planlegg transporten etter tidspunktet – ikke etter en fast kjøretid

Trafikken mellom Bærum, Oslo og Asker varierer betydelig gjennom døgnet og gjennom uken. En transport som glir lett på ett tidspunkt kan ta vesentlig lengre tid på et annet, og veiarbeid eller hendelser kan endre bildet på kort varsel.

Planen bør derfor ta høyde for tidspunkt på dagen, ukedag, kjent veiarbeid og muligheten for uforutsette hendelser – i stedet for å bygge på én fast antatt kjøretid. Legg inn slingringsmonn mellom transportene, særlig når flere turer avhenger av hverandre.

Ikke transportér inventar som bedriften ikke skal bruke

Dette er spesielt relevant før en flytting mellom større virksomhetslokaler, der mengden møbler, skap og lagret utstyr kan være betydelig. Alt som flyttes koster tid, plass og bemanning – også det som aldri blir tatt i bruk igjen.

Kartlegg tidlig hva som skal:

• flyttes til den nye adressen
• mellomlagres i en periode
• gjenbrukes i ny planløsning
• selges videre
• avhendes eller materialgjenvinnes

Alternativene for møbler som ikke skal være med, er gjennomgått under gjenbruk av kontormøbler.

Når det gamle kontoret må tømmes før det nye er klart

Tidsforskyvning mellom to leieforhold er vanlig. Leieavtalen på den gamle adressen kan utløpe før de nye lokalene er ferdig klargjort, eller innredningsarbeid kan forsinke innflyttingen. Da må deler av inventaret stå lagret i mellomtiden. Behovet bør avklares tidlig, fordi det påvirker både antall håndteringer og planen for flyttedagen. Se bedriftslager for hva lagring for bedrifter normalt omfatter.

IT bør planlegges separat fra den fysiske transporten

Den fysiske flyttingen og IT-arbeidet følger to forskjellige tidslinjer. Arbeidsplassutstyr, nettverk, møterom og printere må fungere når ansatte kommer på jobb, og det forutsetter at oppkobling og testing er planlagt – ikke gjort i siste liten. Testing bør skje før første arbeidsdag, ikke samtidig med den. Se flytting av IT-utstyr.

Kontormøblene må passe inn i de nye lokalene

Nye lokaler har ofte en annen planløsning, andre romstørrelser og en annen arbeidsplassstruktur enn de gamle. Et møtebord eller en skapløsning som fungerte før, passer ikke nødvendigvis inn igjen. Avklar møbleringsplanen før flyttedagen, slik at demontering og montering kan planlegges i riktig rekkefølge. Se montering av kontormøbler.

Ny lokasjon kan endre arbeidsreisen

En flytting internt i Bærum, eller mellom Oslo og Bærum, kan endre hverdagen for ansatte. Det gjelder kollektivtilbud og reiserute, parkeringsmuligheter ved den nye adressen, forholdene for sykkel, og noe så enkelt som hvilken inngang de skal bruke i det nye bygget.

Informer ansatte i god tid om den nye adressen, adkomsten og hva som gjelder praktisk den første arbeidsdagen. Det reduserer antall spørsmål i en periode der mye annet skjer samtidig.

Eksempel: Kontorflytting fra Lysaker til Sandvika

En virksomhet med 55 arbeidsplasser skal flytte fra et kontorbygg på Lysaker til nye lokaler i Sandvika. Med i flyttingen er hev-senk-pulter, møteromsinnredning, IT-utstyr og en del skap. Eksempelet er konstruert, men illustrerer hvordan planen kan bygges opp.

• Lysaker: kartlegg vareinngang, hvilken heis som kan brukes, om den må reserveres, og hvor lastepunktet ligger i forhold til kontoret.
• Transport: planlegg etter aktuelt tidspunkt og ukedag, ikke etter en antatt fast kjøretid mellom de to områdene.
• Sandvika: kartlegg det konkrete bygget – adkomst i et mer bymessig område, leveringsmulighet, adgang og hvem som tar imot.
• IT: koordiner arbeidsplassene slik at utstyret kan kobles opp og testes i riktig rekkefølge.
• Restinventar: bestem hva som ikke skal være med, og hvordan det håndteres før flyttedagen.

Hev-senk-pulter og større møtebord er ofte det som styrer om noe må demonteres. Den vurderingen bør tas etter at heis og dørbredder er kontrollert – ikke på flyttedagen.

Eksempel: Fra Oslo til et større kontor på Fornebu

En virksomhet flytter fra en sentral Oslo-adresse til et større kontor på Fornebu. Den gamle adressen kan ha bymessige lastebegrensninger: regulert stopp, gateadkomst og begrenset plass til kjøretøy. Det nye kontoret kan ha helt andre logistikkforhold, med egne rutiner for varelevering og intern transport over større avstander i bygget.

Poenget er enkelt: ikke bruk én logistikkplan for begge adressene. Utflytting og innflytting bør planlegges som to separate operasjoner som møtes i transporten.

Hvor lang tid tar kontorflytting i Bærum?

Det finnes ingen standardtid, og antall arbeidsplasser alene sier lite. Tidsbruken påvirkes av størrelsen på virksomheten, inventarmengden, antall etasjer, heisforhold, bærelengde, transportvei, trafikk på det aktuelle tidspunktet, omfanget av demontering og montering, IT-arbeidet, eventuell lagring og hvor mange turer som må kjøres.

To flyttinger i samme kommune – og til og med i samme område – kan derfor være helt forskjellige oppdrag.

Hva koster kontorflytting i Bærum?

Det gir liten mening å oppgi en lokal standardpris. Lokale logistikkforhold påvirker i hovedsak tidsbruken, og tid er en av de viktigste kostnadsdriverne – men prisstrukturen må uansett vurderes ut fra det konkrete oppdraget: omfang, bemanning, demontering, montering og eventuelle tilleggstjenester.

Hvordan kostnaden settes sammen, er gjennomgått i hva koster kontorflytting?

Lokale forhold å avklare i Bærum

Den fullstendige gjennomgangen av flytteprosjektet ligger i huskeliste for kontorflytting. Det som må avklares lokalt, er i praksis dette:

• ☐Lastepunkt ved begge adresser
• ☐Heis og vareheis, inkludert eventuell reservasjon
• ☐Faktisk bærelengde fra bil til arbeidsplass
• ☐Tidsvindu for arbeidet i bygget

Hva skjer med lokalene virksomheten flytter fra?

Når inventaret er ute, gjenstår restinventar som ikke skal med, tømming av lokalene, avfallshåndtering, rengjøring, eventuell tilbakestilling av endringer som er gjort i leieperioden, og selve tilbakeleveringen til utleier. Dette bør planlegges som en egen fase med egen tidsplan. Se kontoravvikling for hva som normalt inngår.

Kontorflytting i og rundt Bærum

Mange flytteprosjekter i Bærum krysser kommunegrensen. Se også Kontorflytting Asker. Videre finner du Kontorflytting Lysaker, Kontorflytting Fornebu, Kontorflytting Sandvika og Kontorflytting Oslo.

Vanlige spørsmål om kontorflytting i Bærum

Hva bør bedriften avklare før kontorflytting i Bærum?

De konkrete forholdene ved begge adressene: hvor kjøretøyet kan stå, hvor vareinngangen ligger, hvilke heiser som kan brukes, hvor langt det er internt i bygget, hvor mye inventar som faktisk skal flyttes, hvem som håndterer IT-utstyret og hvilket tidspunkt bygget tillater. Et kontorbygg på Lysaker og et mindre næringslokale på Rud kan kreve helt ulike planer.

Hvor lang tid tar kontorflytting i Bærum?

Det finnes ingen standardtid. Tidsbruken styres av inventarmengde, antall etasjer, heisforhold, bærelengde, demontering og montering, IT-arbeid og antall turer. To flyttinger innenfor samme kommune – for eksempel Bekkestua til Sandvika og Fornebu til Høvik – kan være svært forskjellige oppdrag.

Hva påvirker prisen på kontorflytting i Bærum?

Omfang, bemanning, tidsbruk, demontering og montering og eventuelle tilleggstjenester. Lokale logistikkforhold slår først og fremst ut ved at de påvirker tidsbruken. Prisstrukturen bør uansett vurderes ut fra det konkrete oppdraget, ikke ut fra hvilken kommune adressen ligger i.

Bør man gjennomføre befaring før kontorflytting i Bærum?

Ikke alltid. Befaring er særlig nyttig når adkomsten er uklar, når bygget deles med flere virksomheter, når det er lange interne avstander eller store møbler, eller når flyttingen går mellom to ulike typer bygg. Ved oversiktlige lokaler med god vareinngang kan grundig kartlegging på annen måte være nok.

Hvordan planlegges flytting mellom Bærum og Oslo?

Begge adressene kartlegges hver for seg. Et bygg i Bærum med egen vareinngang og romslig lasteområde kan ha helt andre forhold enn en sentral Oslo-adresse med gateadkomst og regulert stopp. Transporten planlegges deretter etter tidspunkt og trafikk, ikke etter kjørelengden alene.

Hva gjør man med kontormøbler som ikke skal være med?

De bør kartlegges før flyttingen, ikke etterpå. Møbler kan gjenbrukes i nye lokaler, mellomlagres, selges videre eller avhendes. Det som ikke skal brukes videre, bør heller ikke transporteres til den nye adressen.