Montering av kontormøbler ved kontorflytting

Hvordan planlegger du montering av kontormøbler?

Montering og demontering av kontormøbler er i praksis én sammenhengende prosess som starter i de gamle lokalene og avsluttes når arbeidsplassene er klare på ny adresse. En prosess som fungerer godt for mange virksomheter ser slik ut:

1. Kartlegg møblene som skal flyttes.
2. Avklar hva som skal beholdes, selges eller kasseres.
3. Lag møbleringsplan for de nye lokalene.
4. Bestem hvilke møbler som må demonteres.
5. Merk møbler og tilhørende deler.
6. Demonter i riktig rekkefølge.
7. Transporter delene samlet.
8. Plasser møblene i riktig sone på ny adresse.
9. Monter etter møbleringsplanen.
10. Kontroller arbeidsplassene før de tas i bruk.

Dette er ikke en lovpålagt prosedyre, men en rekkefølge som gjør det enklere å unngå de vanligste forsinkelsene. Resten av guiden går gjennom hvert steg i en bedriftskontekst.

Monteringen bør planlegges før flyttebilen kommer

Det viktigste arbeidet med møbelmontering skjer før noen skrur på noe som helst. Før møblene transporteres til den nye adressen bør virksomheten vite:

• hvor arbeidsplassene skal stå
• hvilke avdelinger som skal sitte hvor
• hvor møtebord skal plasseres
• hvor skap og oppbevaring skal stå
• hvilke møbler som faktisk skal være med
• hvilke rom som skal prioriteres først

Det er lite effektivt å montere 40 skrivebord og deretter oppdage at 15 av dem står i feil sone. Da må møblene demonteres eller flyttes internt en gang til, ofte samtidig som andre leverandører jobber i de samme lokalene.

En enkel møbleringsplan kan spare mye arbeid

Møbleringsplanen trenger ikke være et avansert teknisk system. En plantegning med påførte nummer fungerer i de fleste prosjekter, så lenge den viser romnummer, arbeidsplassnummer, avdeling, møbeltype, plassering og eventuelle spesielle behov.

Et enkelt eksempel på struktur:

• Sone A – Salg – arbeidsplass A01–A12
• Sone B – Administrasjon – arbeidsplass B01–B08
• Møterom 1 – møtebord og 10 stoler

Planen er et felles arbeidsverktøy: flyttepersonellet vet hvor lasset skal, montørene vet hva som skal settes opp hvor, og prosjektlederen kan følge fremdriften sone for sone.

Hva skal faktisk være med til det nye kontoret?

Før demontering bør møblene sorteres i tydelige kategorier: flyttes, beholdes på gammel adresse, selges, gis videre, lagres eller avhendes. Kategoriseringen hindrer at virksomheten betaler for demontering, transport og montering av møbler den egentlig ikke trenger.

Ikke flytt gamle møbler bare fordi de allerede står der

Vurder tilstand, funksjon, ergonomi, størrelse, om møbelet passer den nye planløsningen og om det har realistisk videre bruk. Møbler som ikke skal brukes videre bør ut av prosjektet før demonteringen starter. Bakgrunn og alternativer er beskrevet i guiden om brukte kontormøbler, og skal overskuddsmøbler videreselges finnes en egen gjennomgang av salg av brukte kontormøbler.

Ikke alle kontormøbler trenger å demonteres

Behovet for demontering avhenger av møbelets størrelse og konstruksjon, dørbredder, heis, transportvei, kjøretøy og risikoen for skade. Møbler som ofte må vurderes særskilt er hev-senk-bord, store skrivebord, møtebord, høye reoler, større skap og modulmøbler.

Demontering tar også tid. Kan et møbel transporteres sikkert og praktisk uten full demontering, kan det i enkelte tilfeller være mer effektivt å flytte det helt. Vurderingen bør gjøres møbel for møbel, gjerne sammen med leverandøren som skal utføre arbeidet.

Hev-senk-bord krever mer planlegging enn et enkelt skrivebord

Et elektrisk hev-senk-bord består av flere komponenter som hører sammen: bordplate, understell, motor, kabler, strømtilkobling og styreenhet. Ved demontering bør delene holdes samlet og merkes med samme kode som bordet, slik at bordet kan settes opp igjen komplett.

Målet er sikker demontering, transport og remontering av møbelet – ikke reparasjon. Motorer og elektriske komponenter bør ikke åpnes, og eventuelle feil bør håndteres av leverandør eller kvalifisert fagperson. Følg produsentens anvisninger der de finnes.

Skill møbelmontering fra IT-montering

En arbeidsplass inneholder både møbler og utstyr. Ved skrivebordet kan det være strøm, kabelrenne, skjermarm, docking, nettverkskabel og ladere. Avklar hvem som har ansvar for møbelet og hvem som har ansvar for IT-utstyret, slik at møbelmontøren ikke automatisk blir ansvarlig for bedriftens IT-oppsett.

Hvordan selve utstyret bør håndteres er beskrevet i guiden om flytting av IT-utstyr.

Skjermarmer bør håndteres som en egen del av arbeidsplassen

Skal skjermarmene flyttes, bør det registreres hvilken arbeidsplass de tilhører, relevante festedeler holdes samlet og komponentene beskyttes under transport. Skjermarmen monteres først når bordet står riktig plassert. Følg produsentens anvisninger for det enkelte produktet.

Store møtebord kan kreve egen plan

Møtebord er ofte det møbelet som skaper mest hodebry på flyttedagen. Vurder størrelse, bordplate, understell, kabel- og strømløsninger, dørbredde, heis og faktisk plass i det nye møterommet i god tid. Bordet bør ikke monteres før plasseringen er avklart, rommet er klart og nødvendige arbeider er ferdige.

Skap og reoler må tømmes før de flyttes

Innholdet er som regel den største utfordringen, ikke selve møbelet. Før flytting bør skap og reoler tømmes, innholdet merkes separat, løse hyller vurderes og deler holdes samlet. Plasseringen på ny adresse bør være avklart før møbelet bæres inn. Fulle skap bør ikke transporteres.

Fastmontert innredning må vurderes separat

Vegghengte skap, spesialbygde hyller, resepsjonsinnredning og fastmonterte benker står i en annen kategori enn løst inventar. Slik innredning kan berøre selve bygget, leieavtalen og kravene til tilbakestilling, og det bør ikke forutsettes at den tilhører virksomheten eller skal fjernes.

Hva som gjelder ved tilbakelevering av lokalene er beskrevet under tilbakestilling av kontorlokaler.

Merk møblene før demontering

Merkingen skal være praktisk, ikke omfattende. En enkel merkelapp kan inneholde ny sone, rom, arbeidsplassnummer og møbelnummer – for eksempel «B-07 / Salg / arbeidsplass 7». Samme kode kan følge bord, stol og relevante møbeldeler, slik at alt som hører sammen havner samme sted.

Skruer og beslag må følge riktig møbel

En klassisk kilde til forsinkelser er at bordet kommer frem, men festedelene gjør det ikke. Bruk merkede poser, små bokser eller annen kontrollert oppbevaring, og koble smådelene tydelig til møbelet. Å samle alle skruer fra hele kontoret i én tilfeldig eske skaper unødvendig leting på ny adresse.

Et bilde kan gjøre remonteringen enklere

Før et mer komplisert møbel demonteres, kan det være nyttig å dokumentere hvordan delene sitter, hvordan kabelrenner og beslag er festet og hvor komponentene er plassert. Bildene erstatter ikke produsentens monteringsanvisning, men gjør det enklere å sette møbelet riktig sammen igjen.

Ta vare på monteringsanvisninger

Der produsentens dokumentasjon er tilgjengelig, bør den brukes ved remontering. Det er særlig relevant for hev-senk-bord, modulmøbler og spesialinnredning, der delene ofte er produsentspesifikke.

Demonter i en rekkefølge som passer flytteplanen

Er virksomheten fortsatt i drift, bør ikke alle arbeidsplasser, møterom og oppbevaringsløsninger demonteres for tidlig. Demonteringen bør koordineres med siste arbeidsdag i lokalene, IT, flyttefirmaet og prosjektleder, slik at de ansatte kan jobbe så lenge som mulig.

Møbelmontering påvirker hvor raskt kontoret kan tas i bruk

Det hjelper lite at PC-ene er levert dersom arbeidsbordene fortsatt ligger demontert. På samme måte hjelper det lite at bordene er montert dersom IT ikke kommer til for å installere utstyret. Arbeidsstrømmene må derfor koordineres, ikke planlegges hver for seg.

Hva bør skje først i de nye lokalene?

Et praktisk eksempel på rekkefølge kan være:

1. Kontroller at rommet er klart.
2. Plasser større møbler.
3. Monter arbeidsbord.
4. Monter skap og møtebord.
5. Kontroller plasseringen mot møbleringsplanen.
6. Klargjør for IT.
7. Plasser stoler og mindre inventar.
8. Gjennomfør sluttkontroll.

Dette er et eksempel, ikke en universell prosedyre. Rekkefølgen bør tilpasses lokalene, leveransene og tidsplanen i det enkelte prosjektet.

Vent til lokalene faktisk er klare

Pågår det fortsatt maling, gulvarbeid, elektrikerarbeid, byggarbeid eller omfattende rengjøring, kan ferdigmonterte møbler komme i veien eller bli skadet. Møbelmontering starter derfor egentlig før møblene kommer: planløsning, romnummer, gulv, adkomst, heis, ferdige arbeidsområder og plassering av strøm og data bør være kontrollert på forhånd.

Ikke sett alle møblene i én stor haug

På ny adresse bør inventaret fordeles etter etasje, avdeling, sone og rom. Det reduserer intern flytting etter at møblene er levert, og gjør at montørene kan jobbe seg gjennom lokalene område for område.

Store kontorer trenger en plan per etasje – for eksempel administrasjon i 2. etasje, salg i 3. etasje og møterom i 4. etasje. Møblene bør så langt det er praktisk mulig leveres til riktig etasje og sone før monteringen starter.

Vareheisen kan bli en flaskehals

Bruker flyttepersonell, montører, IT og andre leverandører samme heis, må bruken koordineres. Uten en avtalt rekkefølge blir montørene stående og vente på møbler som fortsatt står i lastebilen eller i inngangspartiet.

Gamle og nye kontormøbler kan ankomme samtidig

Mange virksomheter kombinerer eksisterende møbler med nye innkjøp og enkelte brukte møbler. Da må det avklares hvem som leverer hva, når det leveres, hvem som monterer og hvor møblene skal plasseres. Nye møbler bør inngå i samme møbleringsplan som de eksisterende – ikke behandles som et separat prosjekt.

Skal inventaret suppleres med brukt inventar, er de praktiske vurderingene samlet i guiden om kjøp av brukte kontormøbler.

Nye møbler kan skape mye emballasje

Papp, plast og beskyttelsesmateriale hoper seg raskt opp når mange møbler pakkes ut samtidig. Planlegg hvordan emballasjen skal fjernes fortløpende, slik at den ikke blokkerer monteringsområdet. Se avfallshåndtering for bedrifter for hvordan avfallet kan sorteres og leveres.

Egne ansatte eller profesjonell montering?

Det finnes ikke ett riktig svar. Virksomheten bør vurdere antall møbler, kompleksitet, tidsplan, produsentkrav, tilgjengelig kompetanse og behovet for koordinering med andre leverandører. Ved større kontorflyttinger kan profesjonell montering gjøre det enklere å koordinere flytting og ferdigstillelse innenfor en kort tidsluke.

Ved omfattende demonterings- og monteringsarbeid bør det vurderes hvem som faktisk har riktig kompetanse, utstyr og arbeidsforutsetninger for oppgaven, fremfor å legge tungt fysisk arbeid på ansatte som normalt har helt andre arbeidsoppgaver.

Montering må planlegges som fysisk arbeid

Møbelmontering i stor skala innebærer tunge og uhåndterlige deler, klemfare og arbeid i lokaler der flere aktører er til stede samtidig. På overordnet nivå bør prosjektet sikre riktig arbeidsutstyr, ryddige arbeidsområder, nødvendig kompetanse og at produsentanvisninger følges.

Møbelmontering er ikke det samme som elektrisk installasjonsarbeid. Berører arbeidet faste elektriske installasjoner eller annet arbeid som krever kvalifisert fagperson, må riktig fagkompetanse benyttes.

Vegghengte elementer krever ekstra vurdering

Skap, hyller, tavler og enkelte skjermer som skal festes i vegg krever en konkret vurdering av veggtype, produkt, festemateriell, produsentkrav og hvem som skal utføre arbeidet. Dette bør avklares før monteringsdagen, ikke løses på stedet.

En ferdigmontert arbeidsplass må også kunne brukes

Når arbeidsplassen er montert, bør det kontrolleres at bordet fungerer som det skal, at stolen kan justeres, at arbeidsplassen har nødvendig plass, at kabler ikke hindrer normal bruk og at møblene står stabilt.

Kontroller møblene etter montering

Gå gjennom lokalene sone for sone og se etter:

• manglende deler
• løse komponenter
• synlige transportskader
• ustabile møbler
• feil plassering mot møbleringsplanen
• hev-senk-funksjon der det er relevant
• skader på gulv, vegger og dørkarmer rundt møbelet

Avvik bør registreres skriftlig før prosjektet avsluttes.

Kontroller hele arbeidsplassen – ikke bare skrivebordet

En enkel kontroll per arbeidsplass, for eksempel B07:

• ☐bord på riktig plass
• ☐stol
• ☐skjermarm dersom aktuelt
• ☐kabelrenne
• ☐nødvendige møbeldeler
• ☐plass klar for IT

Møterom og fellesarealer

Møterom bør kontrolleres som komplette soner: møtebord, stoler, oppbevaring, plass for AV- og IT-utstyr og fri bruk av dører og rom. Husk også møblene utenfor arbeidsplassene – resepsjon, kantine, lounge, stillerom, garderobe og kopi- og printerområder bør inngå i den samme inventarplanen.

Hva koster montering av kontormøbler?

Prisen settes av den enkelte leverandøren, og kan påvirkes av antall møbler, møbeltype, demonteringsbehov, kompleksitet, etasjer, adkomst, avstand, om møblene også skal transporteres, behov for merking, tidsplan og om nye møbler skal monteres i samme leveranse.

Et tydelig inventargrunnlag gjør det lettere å prise jobben. Nyttige opplysninger er antall arbeidsplasser, antall hev-senk-bord, møtebord, skap og reoler, bilder, plantegning, gammel og ny adresse, etasjer, heis og tidsplan. Jo bedre kartlegging, desto mindre usikkerhet i tilbudene.

Hvor lang tid tar montering av kontormøbler?

Det finnes ikke ett universelt antall minutter per skrivebord. Tidsbruken avhenger av møbeltype, antall, demonteringsgrad, merking, transport, plassering, tilgjengelighet, antall montører og om lokalene faktisk er klare. Et godt planlagt prosjekt kan gjennomføres langt mer effektivt enn et prosjekt der møblene først må identifiseres på ny adresse.

Møbelmontering bør inngå i den samlede flytteplanen

Monteringen henger sammen med selve kontorflyttingen, IT, nye møbelleveranser, håndverkere, renhold, adgang til bygget og tidspunktet de ansatte skal tilbake på kontoret. Hvordan dette settes i system er beskrevet i guiden om prosjektledelse ved kontorflytting.

Fire eksempler fra praksis

Eksempel: 40 arbeidsplasser flyttes til nytt kontor

Virksomheten har 40 hev-senk-bord, 40 stoler, 8 skap og 2 møtebord. Før flytting nummereres arbeidsplassene, møbleringsplanen ferdigstilles, bordene som må demonteres identifiseres og delene merkes. På ny adresse fordeles møblene etter sone, bordene monteres, plasseringen kontrolleres og arbeidsplassene frigjøres til IT. Poenget: møbleringsplan og merking binder gammel og ny adresse sammen.

Eksempel: Bedriften skal ikke ta med alle møblene

Virksomheten har 60 arbeidsplasser, men det nye kontoret trenger bare 40. Før demontering velges 40 sett ut for flytting, brukbare overskuddsmøbler vurderes for salg eller gjenbruk, og møbler uten videre bruk håndteres separat. Resultatet er at virksomheten slipper å demontere, transportere og montere 20 unødvendige arbeidsplasser.

Eksempel: Nye og gamle møbler skal kombineres

Det nye kontoret får eksisterende skrivebord, nye møteromsbord, brukte skap og nye stoler. Alt legges inn i én møbleringsplan før leveransene starter. Poenget: opprinnelsen til møbelet er mindre viktig enn hvor det faktisk skal stå.

Eksempel: Monteringen kommer i konflikt med IT

Møbelmontørene planlegger å montere alle arbeidsbord fredag. Samtidig skal IT etablere arbeidsplassene, plassere skjermer og koble utstyr. Begge team trenger de samme sonene. En mulig løsning er at prosjektleder deler arbeidet i soner, slik at ferdige arbeidsområder kan overleveres trinnvis. Dette er én måte å løse det på, ikke den eneste riktige.

Vanlige feil ved montering av kontormøbler

• ingen ferdig møbleringsplan
• møbler som ikke skal flyttes blir demontert
• dårlig eller inkonsekvent merking
• skruer og beslag kommer bort
• alt leveres til én sone
• monteringen starter før lokalene er klare
• IT og montører jobber i samme område samtidig uten koordinering
• nye møbler er ikke med i planen
• gamle møbler flyttes uten at behovet er vurdert
• sluttkontroll mangler

Sjekkliste for demontering og montering av kontormøbler

Vanlige spørsmål om montering av kontormøbler