Kjøpe brukte kontormøbler – dette bør bedriften sjekke

Er det lurt å kjøpe brukte kontormøbler?

Svaret avhenger av situasjonen. Kjøp av brukt inventar kan være fornuftig når:

• møblene er i god nok stand til den bruken de skal ha
• de passer planløsningen i de nye lokalene
• funksjonen dekker behovet, ikke bare formen
• totalprisen gir mening når transport og montering er regnet inn
• levering og eventuell montering er avklart før bestilling

Det er ikke nødvendigvis et godt kjøp dersom:

• møblene ikke passer i rommene eller mot eksisterende inventar
• viktige funksjoner ikke virker, for eksempel høydejustering eller stolmekanikk
• transporten blir uforholdsmessig kostbar i forhold til møbelets verdi
• virksomheten kjøper store mengder uten en plan for hvor møblene skal stå

En bredere gjennomgang av gjenbruk, salg, lagring og avhending finnes på hovedsiden om brukte kontormøbler. Denne siden går dypere inn i selve kjøpsbeslutningen.

Se på totalprisen – ikke bare prisen på møbelet

Prislappen på et brukt skrivebord er sjelden hele kostnaden. Regn med at kjøpet kan bestå av flere elementer:

• kjøpesum
• demontering hos selger
• transport
• innbæring på ny adresse
• montering
• rengjøring
• eventuell reparasjon eller utskifting av deler
• mellomlagring dersom lokalene ikke er klare

Et billig skrivebord langt unna er ikke nødvendigvis billigst totalt. Er alternativet nytt inventar, bør de samme kostnadselementene regnes inn der også, slik at alternativene sammenlignes på likt grunnlag.

Kartlegg behovet før dere ser etter møbler

Beslutningsgrunnlaget bør være klart før leting starter. Bestem:

• antall arbeidsplasser
• ønsket bordstørrelse
• behov for hev-senk eller fast bord
• antall stoler
• møterom og antall plasser per rom
• behov for oppbevaring
• resepsjon eller mottaksområde
• eventuelle prosjektplasser med kortere brukstid

Uten dette blir kjøpet styrt av hva som tilfeldigvis er tilgjengelig. Kartleggingen reduserer risikoen for impulskjøp av møbler som ikke passer.

Mål lokalene før møblene kjøpes

Kontroller målene i de nye lokalene, ikke bare i katalogen eller annonsen:

• rombredde og romlengde
• dørbredder
• korridorer og svingrom
• heis, både dør og innvendig mål
• areal per arbeidsplass
• plass til skap langs vegg
• plass rundt møtebord til stoler og passasje

Et møbel kan være riktig priset og fortsatt være feil kjøp fordi det ikke får plass der det skal stå.

Hva bør sjekkes på en brukt kontorstol?

Stolen er det møbelet ansatte merker best i det daglige. Vurder:

• sete og polstring
• rygg og ryggstøtte
• armlener
• hjul og hvordan stolen ruller på gulvtypen i lokalet
• høydejustering
• tilt eller vippemekanisme der det er relevant
• generell stabilitet
• lukt og behov for rengjøring

En kontorstol kan se pen ut på bilde og fortsatt være dårlig mekanisk. Ved kjøp av et større antall bør flere stoler prøves, ikke bare den som står fremst.

Brukt betyr ikke at ergonomi bør nedprioriteres

Arbeidsutstyr skal passe den som bruker det og de oppgavene som utføres. Det gjelder uavhengig av om møbelet er nytt eller brukt. Justeringsmulighetene bør derfor fungere, og møbelet bør kunne tilpasses den enkelte arbeidsplassen.

Ingen enkelt stolmodell passer alle. Har virksomheten ansatte med særskilte behov, bør de vurderes for seg, og eventuelle krav avklares før et større parti bestilles.

Brukte faste skrivebord kan fortsatt være relevante

Hev-senk er ikke alltid nødvendig, for eksempel på møterom, prosjektplasser eller arbeidsplasser som brukes sporadisk. Ved faste skrivebord vurderes:

• størrelse på bordplaten
• høyde
• stabilitet
• kabelhåndtering
• understell
• bordplatens tilstand
• om skjermarmer kan festes der det er behov

Faste bord har færre komponenter som kan svikte, og gir derfor ofte en mer forutsigbar bruktvurdering.

Brukte møtebord krever mer planlegging enn mange tror

Møtebord er store, tunge og vanskelige å bytte ut i etterkant. Kontroller:

• mål på bordplaten
• antall plasser bordet reelt gir
• dørbredde inn til møterommet
• heis på leveringsadressen
• om bordet kan demonteres
• understell og stabilitet
• kabel- og strømløsning i bordet
• plass rundt bordet til stoler og passasje

Et møtebord som ikke kan demonteres, må komme inn i ett stykke. Da avgjør trapp, heis og dør om kjøpet i det hele tatt er mulig.

Brukte skap og oppbevaringsmøbler

Skap er ofte rimelige brukt, men behovet bør være reelt. Vurder:

• høyde og dybde
• lås og om nøkler følger med
• hyller og hylleavstand
• generell stabilitet
• hvor skapet faktisk skal stå
• om virksomheten fortsatt har behov for fysisk oppbevaring i dette omfanget

Ikke kjøp skap bare fordi de er billige. Overflødig oppbevaring tar areal, må transporteres og må håndteres igjen ved neste flytting.

Brukte reoler bør vurderes mot faktisk belastning og bruk

Reoler brukes ofte til arkiv, lager eller kopirom. Kontroller:

• stabilitet
• tilstand på stolper, hyller og fester
• mål mot rommet
• at reolen er komplett, med alle deler og fester
• hvor den skal plasseres og om den må festes til vegg

Belastning bør vurderes ut fra produsentens egne opplysninger for den aktuelle reolen. Finnes ikke slik dokumentasjon, bør bruken være tilsvarende forsiktig.

Vær ekstra forsiktig med brukte resepsjonsdisker

Resepsjonsdisker er den møbeltypen der bruktkjøp oftest skuffer. De er gjerne:

• tilpasset et bestemt sted og en bestemt inngang
• store og tunge
• vanskelige å demontere uten skade
• vanskelige å tilpasse en ny inngangssone

Det gjør det vanskeligere å gjøre et godt kjøp på denne kategorien. Er disken likevel aktuell, bør mål, demonteringsmulighet og hvordan den fungerer i det nye mottaksområdet avklares før kjøp.

Be om bilder som faktisk viser tilstanden

Ved kjøp til bedrift er dokumentasjon viktigere enn pene salgsbilder. Nyttige bilder kan vise:

• bordplater sett ovenfra, med eventuelle riper og merker
• understell og fester
• stolsete og rygg
• armlener og hjul
• eventuelle skader, i nærbilde
• hele partiet samlet, slik at antall og variasjon kommer frem

Skal bedriften kjøpe et større antall, er oversiktsbildet av partiet ofte mer opplysende enn ti detaljerte bilder av det samme møbelet.

Det er en fordel å vite hva slags møbel det er

Så langt det lar seg gjøre, bør bedriften finne:

• produsent
• modellnavn
• mål
• produksjons- eller modellinformasjon
• om reservedeler finnes til modellen

Med denne informasjonen blir det enklere å supplere senere, finne deler, sammenligne pris og kontrollere hvilke funksjoner møbelet skal ha.

Sjekk om viktige deler kan erstattes

Dette er særlig relevant for kontorstoler, hev-senk-pulter og modulbaserte møbelsystemer, der en enkelt komponent kan avgjøre om møbelet er brukbart.

Samtidig bør ikke bedriften anta at reservedeler alltid finnes. Til eldre modeller kan deler være utilgjengelige, og da må møbelet vurderes som det er.

Skal bruktmøblene supplere det bedriften allerede har?

Skal nye møbler stå sammen med eksisterende inventar, kontroller:

• bordhøyde
• bordbredde og dybde
• farge på plate og understell
• type understell
• stoltype
• skapmål

Møblene trenger ikke være identiske. Men større avvik bør være bevisste valg, og gjerne samlet i egne soner fremfor spredt utover et landskap der resten er likt.

Bedriften trenger ikke velge enten alt brukt eller alt nytt

Kombinasjoner er ofte den mest praktiske løsningen. En virksomhet med 50 arbeidsplasser som trenger 70, kan for eksempel beholde de 50 den har, kjøpe 20 brukte som matcher målene, og kjøpe enkelte komponenter nye der brukt ikke dekker behovet.

Ingen av modellene er en fasit. Det avgjørende er hva som finnes tilgjengelig, hvor viktig et ensartet uttrykk er, og hva totalkostnaden blir for hvert alternativ.

Hvem står for transporten?

Transport er ofte den største usikkerheten i et bruktkjøp. Avklar før bestilling:

• om møblene skal hentes eller leveres
• hvem som bærer, og om bærehjelp er inkludert
• hvilken etasje møblene skal til
• om det finnes heis, og hvilke mål den har
• om det finnes vareinngang eller lasteplass
• om pall og emballasje er nødvendig

Dette kan påvirke totalprisen vesentlig, og bør være avklart før partiet reserveres.

Hvis bedriften henter selv, må logistikken planlegges

Egen henting kan være rimelig, men krever planlegging. Kontroller:

• antall møbler
• dimensjoner og volum
• om demontering er nødvendig
• hvilket kjøretøy som trengs, og hvor mange turer
• hvordan lasting skal foregå
• hvordan lasten sikres under transport

Tunge møbler som møtebord, skap og resepsjonsdisker bør håndteres av personell med riktig utstyr. Er bedriften i tvil, er profesjonell transport et tryggere valg enn improvisert lasting.

Er møblene demontert eller hele?

Dette påvirker transportvolum, håndtering, tidsbruk og hvor mye montering som gjenstår.

40 komplette hev-senk-pulter er en helt annen logistikk enn 40 demonterte understell og bordplater. Det demonterte partiet tar mindre plass i bilen, men krever monteringstid på ny adresse – og at alle deler, skruer og betjeningspaneler faktisk følger med.

Kjøp direkte fra en virksomhet som avvikler eller flytter

Bedrifter som avvikler lokaler eller nedskalerer, frigjør ofte hele arbeidsplassoppsett samtidig. Det kan gi tilgang til større, ensartede partier der alt er tilgjengelig på samme sted og til samme tid.

Kjøper bør likevel være tydelig på:

• nøyaktig hva som følger med
• frist for henting fra lokalene
• hvem som demonterer
• tilstanden på hele partiet
• bekreftet antall enheter

Fristene er ofte korte, fordi selger selv har en dato for tilbakelevering av lokalene. Denne siden anbefaler ikke konkrete selskaper.

Kjøp fra profesjonell bruktforhandler

Aktører som jobber med brukt kontorinnredning kan ha fordeler som:

• sortert utvalg
• flere modeller i samme kategori
• mulighet for levering
• mulighet for større, ensartede partier
• tydeligere produktinformasjon

Det betyr ikke at alle forhandlere gir garanti, service eller montering. Vilkårene varierer, og bør kontrolleres konkret hos den enkelte selgeren.

Markedsplasser kan ha mye utvalg – men krever mer kontroll

På åpne markedsplasser kan det være større variasjon i:

• hvor utfyllende produktinformasjonen er
• tilstanden på møblene
• om levering tilbys i det hele tatt
• hva selger tar ansvar for

Det gjør ikke markedsplasser uegnet, men kjøper må gjøre mer av kontrollen selv: befare, måle, prøve funksjoner og bekrefte antall før avtale inngås.

Avklar hvem du faktisk kjøper fra

Hvilke vilkår som gjelder ved feil eller mangler, varierer. Det avhenger blant annet av om selger er næringsdrivende, hvordan varen selges, og hva som konkret er avtalt mellom partene.

Bedriften bør derfor lese salgsbetingelsene før kjøp, og få skriftlig hva som er avtalt om tilstand, antall, levering og eventuell reklamasjon. Denne siden gir ingen juridisk rådgivning.

Avklar prisgrunnlaget

For bedrifter er det relevant å vite om oppgitt pris er:

• inkludert mva.
• ekskludert mva.
• fra en aktør som håndterer mva. på den aktuelle transaksjonen

Poenget er ikke skatteråd, men at prisene sammenlignes på samme grunnlag. Uten dette kan et tilbud se rimeligere ut enn det er.

Hva koster brukte kontormøbler?

Prisbildet varierer for mye til at generelle intervaller ville vært til hjelp. Prisen påvirkes av:

• merke
• modell
• alder
• tilstand
• antall enheter
• etterspørsel på det aktuelle tidspunktet
• levering
• montering

Et brukt møbel kan være svært rimelig, og det kan være relativt kostbart, avhengig av type og modell. Bedriften bør derfor innhente konkrete priser for sitt eget behov og sammenligne totalkostnad.

Brukt eller nytt – en enkel sammenligning

Tabellen er en grov veiviser. Hvilken kolonne som er riktig for bedriften, avhenger av behov, tidsplan og hva som faktisk er tilgjengelig brukt når kjøpet skal gjøres.

Når er nytt et bedre valg?

Nytt inventar kan være mer hensiktsmessig dersom:

• virksomheten trenger svært spesifikke mål
• et stort, ensartet parti ikke finnes brukt innenfor tidsrammen
• konkrete ergonomiske krav ikke dekkes av det som er tilgjengelig
• møblene må leveres med bestemt dokumentasjon
• bruktutvalget ikke passer bruken eller uttrykket i lokalene

Valget bør være praktisk, ikke prinsipielt. Brukt er ikke automatisk riktig, og nytt er ikke automatisk trygt.

Kjøp av brukt kan redusere behovet for nytt inventar

Når eksisterende møbler får videre bruk, reduseres behovet for å produsere nye. Det er den mest konkrete miljøeffekten av å kjøpe brukt.

Samtidig er ikke gjenbruk uten påvirkning. Transport, rengjøring, reparasjon og eventuell lagring krever også ressurser. Effekten avhenger av avstand, volum og hva alternativet ville vært, og oppgis derfor ikke som tall her.

Kjøp brukt bør koordineres med kontorflyttingen

Nye brukte møbler må ankomme i riktig rekkefølge. En vanlig sekvens er:

1. lokalet blir tilgjengelig
2. eventuelt eksisterende inventar flyttes inn
3. supplerende brukt inventar leveres
4. møblene monteres og plasseres
5. IT og arbeidsplassutstyr etableres

Kommer bruktleveransen midt i hovedflyttingen, blokkerer den heis, korridorer og lasteplass. Sammenhengen med resten av prosjektet er beskrevet under kontorflytting.

Når bør brukte kontormøbler kjøpes?

Det finnes ingen fast frist, men det er en balanse:

• kjøpes møblene for tidlig, oppstår behov for mellomlagring
• kjøpes de for sent, kan partiet være solgt eller ikke rekke frem til flyttedagen

Planlegg kjøpet ut fra overtakelsesdato, flyttedato, leveringstid og hvor lang tid monteringen tar.

Hvert møbel bør ha en planlagt plass

Før kjøp bør plasseringen være bestemt, for eksempel:

• arbeidsplass A01–A20: 20 pulter og 20 stoler
• møterom 1: ett møtebord og åtte stoler
• kopirom: to skap og én reol

Det er langt bedre enn å kjøpe «et fint parti på 30 bord» uten å vite hvor de skal stå. Møbler uten planlagt plass ender i korridorer og på lager, og må flyttes en gang til.