Mellomlagring for bedrifter – lagring mellom gammelt og nytt kontor

Kort svar: hva mellomlagring løser

Mellomlagring gir bedriften et sted å plassere møbler, inventar, arkiv og utstyr i perioden der de gamle lokalene må tømmes, men de nye ennå ikke kan tas i bruk. Løsningen brukes typisk når det er et gap mellom datoene, når nye lokaler ikke er ferdigstilt, når flyttingen skjer i etapper, eller når det gjenstår beslutninger om hvor mye inventar som faktisk skal videre.

Lagringen bør likevel ikke bli en måte å utsette beslutninger på. Det som lagres uten plan, blir ofte stående lenger og koster mer enn antatt. Den viktigste jobben gjøres derfor før inventaret kjøres på lager: kartlegging, sortering og merking.

Typiske situasjoner der mellomlagring er aktuelt

Behovet oppstår sjelden fordi bedriften ønsker å lagre. Det oppstår fordi framdriften i prosjektet ikke er synkronisert. Noen gjengangere:

• leieforholdet i de gamle lokalene avsluttes før nye lokaler er klare
• bygg-, maler- eller gulvarbeider pågår i de nye lokalene
• tekniske installasjoner er ikke ferdige
• flyttingen gjennomføres avdeling for avdeling
• bedriften tar mindre areal og har overskuddsmøbler
• ny planløsning er ikke endelig besluttet
• arkiv, messeutstyr eller reserveinventar trengs ikke i daglig drift
• en forsinkelse oppstår sent i prosjektet

Start med kartlegging – ikke med lagerplass

Det første spørsmålet er ikke «hvor mye plass trenger vi», men «hva skal egentlig videre». En enkel gjennomgang rom for rom gir som regel et helt annet volum enn magefølelsen.

Del inventaret i tydelige grupper:

• skal rett inn i nye lokaler
• skal lagres og hentes senere
• skal selges eller gis bort
• skal gjenbrukes internt
• skal avhendes
• er uavklart og krever en beslutning

Gruppen «uavklart» er den dyreste. Jo tidligere den tømmes, jo mindre volum må lagres. Se også kontortømming for hvordan innholdet kan sorteres systematisk.

Arbeidsplasser utgjør ofte størstedelen av volumet

En arbeidsplass består gjerne av skrivebord, understell, stol, skuffeseksjon, skjermvegg, skjermer og småutstyr. Ganget opp med antall ansatte blir dette raskt det dominerende volumet i lagringen.

Her lønner det seg å vurdere demontering før lagring: bordplater kan stables, understell pakkes samlet og smådeler merkes per bord. Se demontering for hvordan dette gjøres med neste steg i tankene.

Merking avgjør hvor enkel utleveringen blir

Inventar som lagres uten entydig merking, blir vanskelig å finne igjen – og enda vanskeligere å plassere riktig i de nye lokalene. Et brukbart merkesystem svarer på tre ting: hva er dette, hvem eier det, og hvor skal det til slutt.

Merk derfor mot destinasjon, ikke bare mot gammel avdeling. Et bord merket «rom 3.14, sone B» er betydelig mer verdt enn et bord merket «regnskap». Prinsippene er beskrevet i merking ved kontorflytting.

Inventarliste er billigere enn leting

En enkel liste med kollinummer, innhold, antall og destinasjon gjør at både bedriften og leverandøren kan svare på hvor ting er, uten å åpne kasser. Listen bør oppdateres ved både innlagring og utlevering.

IT-utstyr, arkiv og kunst bør vurderes separat

Ikke alt inventar tåler samme behandling. Tre kategorier fortjener egen vurdering før lagring:

IT-utstyr og servere

Skjermer, maskiner, nettverksutstyr og servere krever egnet emballasje og tydelig ansvarsdeling for nedkobling og oppkobling. Se flytting av IT-utstyr.

Arkiv og dokumenter

Arkivmateriale bør ha kontrollert tilgang, sporbar merking og en avklart ansvarlig i bedriften. Se flytting av arkiv.

Kunst og spesialgjenstander

Kunst, modeller, instrumenter og verdifulle gjenstander bør avklares eksplisitt – både når det gjelder emballasje, plassering og forsikring.

Lagringsperioden påvirker alt annet

To ukers lagring og seks måneders lagring er ikke samme oppdrag. Perioden påvirker emballasjevalg, plassering på lageret, hvor tett ting kan stables, og hva som er en fornuftig totalkostnad.

Anslå derfor tidlig:

• planlagt startdato for lagringen
• forventet utleveringsdato
• hvor sannsynlig en forlengelse er
• om utleveringen skjer samlet eller i puljer
• om noe skal ut tidligere enn resten

Tilgang i lagringsperioden bør avtales på forhånd

Behovet for å hente noe underveis dukker nesten alltid opp: en skjerm, en perm, en eske med utstyr til et møte. Avklar derfor hvem som kan hente, hvor lang varslingsfrist som gjelder, hvilke åpningstider lageret har, og om henting koster ekstra.

Et enkelt lagerkart, eller en angivelse av hvilke pallplasser og reoler bedriftens gods står på, gjør henting vesentlig raskere.

Forsikring henger ikke automatisk med

Forsikring bør avklares i tre faser: under transport til lageret, i selve lagringsperioden, og under transport ut til nye lokaler. Dette er ulike forhold, og de kan være dekket av ulike avtaler.

Avklar hva som er dekket, hvilke verdier som er registrert, og om spesielt verdifulle gjenstander må meldes særskilt. Bedriftens eget forsikringsselskap bør involveres i vurderingen. Se også forsikring ved kontorflytting.

Pakking for lagring er ikke det samme som pakking for transport

Gods som skal stå i uker eller måneder, må tåle mer enn en kort kjøretur. Vurder blant annet stabilitet i stabling, beskyttelse av overflater, om emballasjen tåler vekt over tid, og om kasser kan åpnes uten at hele stabelen må rives ned.

Prinsippene for pakking er beskrevet nærmere i pakking ved kontorflytting.