Flytting av IT-utstyr ved kontorflytting for bedrifter

Hva bør planlegges når IT-utstyr skal flyttes?

Kort oppsummert bør virksomheten gjøre åtte ting før IT-utstyret flyttes:

1. Kartlegg utstyret som finnes i dag
2. Avklar hvem som har ansvar for hva
3. Bestem hva som faktisk skal flyttes
4. Merk utstyret etter destinasjon
5. Planlegg frakobling og fysisk transport
6. Sørg for at nye lokaler er teknisk klare
7. Planlegg oppkoblingen og hvem som utfører den
8. Test kritiske funksjoner før normal drift

Resten av artikkelen går gjennom hvert av punktene, med vekt på hva IT-planen faktisk bør avklare – ikke hvordan tekniske systemer settes opp.

Start med å kartlegge IT-utstyret

De fleste virksomheter har mer IT-utstyr enn de husker. Før noe kan planlegges, bør dere derfor vite hva som faktisk finnes i lokalene i dag. En enkel gjennomgang av arbeidsplasser, møterom, fellesarealer, tekniske rom og lagerplasser gir grunnlaget.

Typisk utstyr som bør registreres:

• stasjonære og bærbare PC-er
• skjermer, inkludert eventuelle skjermarmer og stativer
• dockingstasjoner, tastatur, mus og strømforsyninger
• telefonutstyr
• printere og kopimaskiner
• møteromsutstyr som skjermer, kameraer, høyttalere og kontrollpaneler
• annet teknisk utstyr i fellesarealer og tekniske rom

For større virksomheter er det ofte nyttig å knytte hver enhet til bruker, avdeling, gammel plassering og ny plassering. Da kan listen brukes både til merking, til plassering på ny adresse og til kontroll etter innflytting.

Mindre virksomheter trenger sjelden det samme detaljnivået. Har dere ti arbeidsplasser og ett møterom, holder det ofte med antall enheter per type og en avklaring av hvor de skal. Registrering som ingen har tid til å vedlikeholde, gir liten verdi.

Alt IT-utstyr bør ikke automatisk bli med videre

En kontorflytting er en naturlig anledning til å vurdere utstyrsparken. Før noe pakkes, kan det være verdt å gå gjennom hva som fortsatt brukes, hva som uansett skal erstattes, hva som er leid og skal returneres, og hva som ikke lenger dekker et behov.

Det gir liten mening å pakke, transportere og sette opp igjen tjue eldre skjermer som allerede skal fases ut i løpet av høsten. Samtidig bør ikke slike beslutninger tas i forbifarten: utstyr som kan inneholde eller gi tilgang til data, må håndteres av virksomhetens IT- eller sikkerhetsansvarlige. Ingen bør avhende eller slette lagringsutstyr på eget initiativ i en flytteprosess.

Er utstyret eid, leid eller levert gjennom en avtale?

Dette er en avklaring som ofte kommer for sent. Særlig for printere, kopimaskiner, telefoniløsninger, nettverksutstyr og enkelte møteromsløsninger kan utstyret være omfattet av en leie-, service- eller leveranseavtale.

Før utstyret flyttes bør virksomheten kontrollere om:

• utstyret eies av virksomheten selv
• leverandøren skal stå for flyttingen
• avtalen krever at leverandøren involveres eller varsles
• utstyret skal returneres i stedet for å flyttes

Konklusjonen ligger i avtalen, ikke i en generell anbefaling. Er dere i tvil, bør leverandøren kontaktes i god tid før flyttedatoen.

Hvem har ansvar for IT under flyttingen?

Uklart ansvar er en av de vanligste årsakene til problemer i IT-delen av en flytting. Ansvaret bør derfor avklares eksplisitt, og være kjent for alle involverte før flyttedagen.

En mulig arbeidsdeling kan se slik ut:

• IT-ansvarlig eller IT-leverandør: tekniske forhold, frakobling og oppkobling av det som krever fagkompetanse.
• Flyttefirma: fysisk håndtering og transport av det utstyret som er avtalt.
• Prosjektleder: koordinering av tidspunkt, rekkefølge og avhengigheter mellom partene.
• Ansatte: bestemte oppgaver på egen arbeidsplass, dersom virksomheten har besluttet det.

Denne fordelingen er ikke universell. Det er avtalen mellom partene som avgjør hvem som faktisk gjør hva, og fordelingen bør derfor skrives ned og bekreftes – ikke forutsettes.

Fysisk flytting og teknisk IT-arbeid er to forskjellige oppgaver

Et flyttefirma kan være engasjert for å håndtere og transportere PC-er, skjermer, printere og annet utstyr. Det betyr ikke automatisk at samme leverandør skal utføre teknisk arbeid.

Oppgaver som normalt må avklares separat:

• konfigurasjon av nettverk
• administrasjon av servere
• oppsett av systemer og brukere
• teknisk migrering
• sikkerhetskopiering
• brannmur og andre sikkerhetssystemer

Skillet er viktig både for planleggingen og for tilbudene dere henter inn. Beskriv derfor tydelig hva flyttefirmaet skal håndtere fysisk, og hva IT-siden skal håndteres av andre.

Behandle IT som et eget delprosjekt

IT har egne avhengigheter, egne leverandører og egne frister. Derfor fungerer det godt å behandle IT som ett arbeidsområde med egne ansvarlige, oppgaver, frister, avhengigheter og kontrollpunkter.

Samtidig må IT-planen henge sammen med hovedplanen for flyttingen. Rekkefølgen på transporten, tidspunktet for tilgang til nye lokaler og når arbeidsplassene skal være i bruk, styrer hva IT-siden rekker. Hvordan selve prosjektstyringen kan settes opp, er beskrevet i guiden om prosjektledelse ved kontorflytting.

Kontroller den nye adressen før utstyret flyttes

Det hjelper lite at utstyret ankommer dersom arbeidsplassene ikke kan tas i bruk. Virksomhetens IT- og driftsansvarlige bør derfor kontrollere den nye adressen i god tid.

Forhold som normalt bør være avklart:

• strøm på arbeidsplassene
• nettverk og internett
• trådløst nett i relevante områder
• hvor arbeidsplassene skal stå
• møterom og hva de skal utstyres med
• plassering av printere
• tilgang til nødvendige tekniske rom

Dette er en kontroll av at forutsetningene er på plass, ikke en installasjonsoppgave for prosjektgruppen. Selve utførelsen ligger hos den parten virksomheten har gitt ansvaret.

Internett bør ikke oppdages som et problem første arbeidsdag

Leveranse av internett og nettverk har ofte lengre ledetid enn virksomheten forventer. Derfor bør dette avklares tidlig i prosjektet, ikke i ukene før flyttingen.

Avklar blant annet:

• hvilken leverandør som skal levere
• når linjen faktisk kan aktiveres
• hvilken kapasitet virksomheten trenger
• om nødvendig fysisk infrastruktur er tilgjengelig i lokalene
• når og hvordan leveransen kan testes før innflytting

Hvordan nettverket settes opp teknisk, hører hjemme hos IT-ansvarlig eller leverandøren. Poenget i flytteplanen er datoene og avhengighetene.

Merk utstyret etter hvor det skal – ikke bare hva det er

En merkelapp med «skjerm» sier ingenting om hvor skjermen skal stå. Merkingen bør derfor peke mot destinasjonen, for eksempel:

Et system som kobler sammen bruker, enhet og destinasjon gjør det enklere å plassere utstyret riktig med én gang:

Dette er et organisatorisk eksempel, ikke et krav. Det viktigste er at merkingen er konsekvent, og at den som tar imot utstyret på ny adresse forstår systemet uten å måtte spørre.

Små komponenter skaper store irritasjoner når de blir borte

Det er sjelden PC-en som forsvinner. Det er strømforsyningen, dockingstasjonen, adapteren eller skjermkabelen. Tilbehør bør derfor organiseres sammen med riktig arbeidsplass eller enhet, og merkes på samme måte som utstyret det hører til.

• strømforsyninger og ladere
• dockingstasjoner
• adaptere og overganger
• skjermkabler og nettverkskabler
• tastatur og mus

Poenget er sporbarhet, ikke en bestemt pakkemetode. Når tilbehøret følger enheten eller arbeidsplassen, unngår virksomheten en unødvendig lang liste med småfeil de første dagene.

Flytting av PC-er

Bærbare og stasjonære maskiner behandles ofte forskjellig. Enkelte virksomheter bestemmer at ansatte tar med sin egen bærbare PC, mens stasjonære maskiner inngår i den organiserte flyttingen sammen med skjermer og tilbehør.

Dette er en beslutning virksomheten må ta selv, ut fra egen policy, sikkerhetskrav og hvordan flyttingen er lagt opp. Det bør ikke forutsettes at ansatte transporterer bedriftsutstyr privat – det må i så fall være uttrykkelig besluttet og kommunisert.

Skjermer krever mer plass enn mange forventer

Skjermer er relativt store, kan være sårbare for støt og finnes i mange størrelser. I tillegg kommer stativer og skjermarmer, som ofte er montert i pulten og krever egen håndtering.

Avklar derfor:

• hvilke skjermer som faktisk skal med
• hvor hver skjerm skal plasseres på ny adresse
• hvordan skjermene identifiseres og merkes
• hvem som håndterer skjermarmer og stativer

Antallet påvirker også volumet i flyttingen. Åtti skjermer tar merkbart mer plass og tid enn mange antar når omfanget skal beskrives for leverandørene.

Printere og kopimaskiner bør avklares separat

Større kopimaskiner er ikke nødvendigvis vanlig kontorinventar. Både vekt, størrelse og avtale kan gjøre at de må håndteres på en annen måte enn resten av utstyret.

Kontroller:

• eierskap eller leasingavtale
• hva serviceavtalen sier om flytting
• vekt, størrelse og adkomst
• hvor maskinen skal stå på ny adresse
• hvem som fysisk skal flytte enheten

Leverandørens instrukser og avtalevilkår bør kontrolleres før flyttingen planlegges, slik at oppgaven ikke havner mellom to leverandører på flyttedagen.

Ikke glem møterommene

Møteromsutstyr blir ofte glemt fordi det ikke tilhører en bestemt ansatt. Kartlegg skjermer, kamera, mikrofoner, høyttalere, kontrollpaneler, kabling og eventuelle videokonferanseløsninger.

For hvert møterom bør dere avklare:

• hva som skal flyttes
• hva som blir igjen i de gamle lokalene
• hva som skal erstattes med nytt utstyr
• hvem som demonterer
• hvem som setter opp igjen
• hvem som tester at rommet fungerer

Demontering og montering av fastmontert møteromsutstyr bør utføres av den parten som har kompetansen og ansvaret, ikke improviseres på flyttedagen.

Servere og kritisk nettverksutstyr krever egen planlegging

Server- og nettverksutstyr er ofte mer virksomhetskritisk enn vanlig arbeidsplassutstyr. Går det galt her, stopper mer enn én arbeidsplass.

Slikt utstyr bør håndteres i samarbeid med virksomhetens IT-ansvarlige, IT-leverandør og eventuelle tekniske spesialister. Flytteplanens oppgave er å koordinere tidspunktet: når utstyret kan tas ned, når det må være oppe igjen, og hva som er avhengig av det i mellomtiden.

Denne guiden gir bevisst ingen fremgangsmåte for nedstenging, backup, nettverkskonfigurasjon, brannmur eller demontering av rack. Det er oppgaver for fagpersonene virksomheten allerede bruker.

IT-flytting handler også om informasjonssikkerhet

Utstyr som flyttes kan inneholde eller gi tilgang til personopplysninger, kundedata, forretningsinformasjon og annen beskyttelsesverdig informasjon. Under en flytting håndteres dette utstyret av flere personer, i lokaler med mange åpne dører.

Virksomheten bør derfor følge sine egne rutiner for informasjonssikkerhet, og involvere relevant IT- eller sikkerhetsansvarlig i planleggingen. Nivået på tiltakene avhenger av hva slags data virksomheten behandler.

Alt IT-utstyr trenger ikke flyttes samtidig

Mange virksomheter deler IT-flyttingen i faser. Noe utstyr kan flyttes tidlig uten å påvirke driften, noe må være klart på ny adresse før de ansatte kommer, og noe er så kritisk at det flyttes helt til slutt eller utenfor arbeidstid.

Hvilken modell som passer, avhenger av driften. En virksomhet med kundeservice på telefon har andre bindinger enn et prosjektkontor der de fleste kan jobbe hjemmefra i to dager. Rekkefølgen bør derfor bestemmes ut fra hva virksomheten faktisk er avhengig av.

Planlegg for nødvendig nedetid – ikke lov null driftsstans

Påstander som «flytt uten nedetid» eller «100 % drift gjennom hele flyttingen» er sjelden realistiske. Når utstyr kobles fra ett sted og opp et annet, oppstår det normalt en periode der noe ikke er tilgjengelig.

Et mer nyttig mål er å redusere unødvendig driftsstans. Hvor mye stans som faktisk oppstår, avhenger blant annet av IT-infrastrukturen, virksomhetstypen, hvilke systemer som brukes, flyttemetoden, leverandørene og kompleksiteten i oppdraget.

Hvordan kan virksomheten redusere unødvendig driftsstans?

På planleggingsnivå handler det om noen få grep:

• kartlegg hvilke funksjoner virksomheten er kritisk avhengig av
• prioriter hva som må fungere først etter flyttingen
• koordiner IT-planen og flytteplanen som én tidslinje
• sørg for at nye lokaler er klare før utstyret ankommer
• test de prioriterte funksjonene før normal drift
• ha tydelige ansvarlige med kontaktinformasjon
• velg tidspunkt ut fra driften, ikke bare ut fra logistikken

Sjekkliste før IT-utstyret flyttes

• ☐IT-utstyret er kartlagt
• ☐Det er bestemt hva som skal flyttes
• ☐Utstyr som ikke skal med er skilt ut
• ☐Ansvar mellom IT, flyttefirma og prosjektledelse er avklart
• ☐Ny plassering er bestemt
• ☐Utstyret er merket
• ☐Nye lokaler er kontrollert av relevante ansvarlige
• ☐Plan for kritiske systemer er avklart
• ☐Møteromsutstyr er inkludert
• ☐Printere og kopimaskiner er avklart
• ☐Leverandøreid utstyr er kontrollert
• ☐Kontaktpersoner er bekreftet

På flyttedagen

Flyttedagen handler om koordinering, ikke om nye beslutninger. Det som ikke er avklart på forhånd, blir sjelden bedre avklart mens utstyret står på en tralle.

• følg merkingen som er avtalt
• hold kritisk utstyr adskilt i tråd med planen
• sørg for at kontaktpersoner er tilgjengelige
• registrer avvik og skader fortløpende
• kontroller at utstyret sendes til riktig destinasjon
• prioriter utstyr etter den avtalte rekkefølgen

Når IT-utstyret ankommer

God merking skal gjøre det mulig å plassere utstyret riktig med én gang, uten at noe må flyttes internt i etterkant. Kontroller at utstyret havner på:

• riktig arbeidsplass
• riktig møterom
• riktig printerområde
• riktig teknisk område

Selve oppkoblingen utføres av den parten virksomheten har gitt ansvaret. Er det uklart hvem det er, blir utstyret ofte stående ferdig plassert – men ubrukelig.

Test det virksomheten faktisk er avhengig av

Før normal drift bør relevante ansvarlige kontrollere de funksjonene virksomheten ikke klarer seg uten. Det kan for eksempel være:

• tilgang til nødvendige systemer
• nettverk og internett
• at arbeidsplassene fungerer
• møterom som brukes daglig
• printere dersom virksomheten er avhengig av dem
• telefoni der det er relevant

Testingen bør planlegges før innflytting, ikke improviseres første arbeidsdag. Hvordan den gjennomføres teknisk, avgjør den ansvarlige IT-parten.

Alt trenger ikke være perfekt før første arbeidsdag

Et møterom som mangler én ekstra kabel, er sjelden like kritisk som at ansatte ikke kommer på nett, at sentrale arbeidsplasser ikke fungerer eller at nødvendige systemer ikke er tilgjengelige.

Prosjektgruppen bør derfor definere på forhånd hva som må fungere fra dag én, og hva som kan ferdigstilles i løpet av den første uken. Da bruker de ansvarlige tiden på det viktigste når det oppstår kø av småsaker.

Vanlige feil ved flytting av IT-utstyr

Ingen fullstendig oversikt over utstyret

Uten en kartlegging blir omfanget først synlig på flyttedagen. Da oppdages gjerne utstyr som ingen har planlagt en destinasjon for.

Uklart ansvar mellom IT og flyttefirma

Begge parter antar at den andre håndterer frakobling eller oppkobling. Resultatet er ventetid og improviserte løsninger.

Utstyr merkes for dårlig

Merking som beskriver hva noe er, men ikke hvor det skal, fører til at utstyret må flyttes en gang til internt.

Nye lokaler kontrolleres for sent

Mangler ved strøm, nettverk eller arbeidsplassplan oppdages når utstyret allerede står på plass – og da er handlingsrommet lite.

Møteromsutstyr glemmes

Fordi rommene ikke har en eier internt, blir de sjelden kartlagt like grundig som arbeidsplassene.

Leid utstyr behandles som bedriftens eget

Maskiner omfattet av leie- eller serviceavtaler flyttes uten at leverandøren er involvert, selv om avtalen forutsetter det.

Testing planlegges først etter innflytting

Feil oppdages av de ansatte i stedet for av de ansvarlige, og små problemer får unødvendig store konsekvenser.

Eksempel: IT-plan for et kontor med 40 arbeidsplasser

Tenk deg en virksomhet med 40 arbeidsplasser, 40 bærbare PC-er, 80 skjermer, dockingstasjoner på hver plass, fire møterom, to printere og nettverksutstyr i et eget teknisk rom. En enkel IT-plan kan da bygges opp slik:

1. 1. Kartlegging

   Registrer hvilke enheter som skal med, og hvilke som skal fases ut eller returneres.

2. 2. Ansvar

   Avklar hva ansatte gjør selv, hva IT-leverandøren håndterer og hva flyttefirmaet transporterer.

3. 3. Destinasjon

   Koble hver arbeidsplassenhet til en bestemt plass i de nye lokalene, og merk deretter.

4. 4. Flytting

   Gjennomfør transporten i den avtalte rekkefølgen, med kritisk utstyr håndtert etter plan.

5. 5. Oppkobling

   Ansvarlig IT-part setter opp arbeidsplasser, møterom og nødvendige løsninger.

6. 6. Kontroll

   Test de prioriterte funksjonene, og registrer avvik som må følges opp i etterkant.

Dette er kun et eksempel. Antall enheter, driftskrav og leverandøravtaler vil avgjøre hvordan planen faktisk bør se ut i deres virksomhet.

Kontroller at IT ikke blir stående igjen

Når arbeidsplassene er flyttet, bør de gamle lokalene gjennomgås. Det er ikke uvanlig at det fortsatt står igjen nettverksutstyr, skjermer, kabler, printere, møteromsutstyr eller lagret elektronikk i skap og tekniske rom.

Teknisk utstyr bør likevel ikke fjernes før riktig ansvarlig har avklart hva som kan tas ned, hva som tilhører bygget eller en leverandør, og hva som eventuelt fortsatt er i bruk.

Hva skjer med IT-utstyr som ikke skal brukes videre?

Aktuelle utfall kan være:

• gjenbruk internt i virksomheten
• retur til leverandør
• salg
• lagring for senere bruk
• godkjent avhending

Utstyr som kan inneholde data må håndteres i tråd med virksomhetens egne rutiner for informasjonssikkerhet og eventuell datasletting. Dette bør avklares med IT- eller sikkerhetsansvarlig før utstyret forlater lokalene.

IT kan være en separat del av flyttebudsjettet

Teknisk IT-arbeid inngår ikke nødvendigvis i flyttefirmaets pris. Flere kostnadsområder kan komme i tillegg til selve flyttingen:

• arbeid fra IT-leverandør
• teknisk installasjon i nye lokaler
• nytt utstyr som anskaffes i forbindelse med flyttingen
• nettverks- og internettleveranse
• møteromsløsninger
• arbeid utenfor ordinær arbeidstid

Hva selve flyttingen koster, og hvilke faktorer som påvirker prisen, er beskrevet i guiden hva koster kontorflytting?

Sjekkliste for flytting av IT-utstyr

Skal IT-delen inn i en større plan for hele flyttingen, er huskelisten for kontorflytting et naturlig neste steg. En bredere gjennomgang av hva en flytting innebærer finner dere under kontorflytting.

Vanlige spørsmål om flytting av IT-utstyr

Kan et flyttefirma flytte PC-er og skjermer?

Fysisk håndtering og transport av PC-er, skjermer og annet arbeidsplassutstyr inngår ofte i et flytteoppdrag. Hva som faktisk er inkludert, avhenger av avtalen – og teknisk arbeid som konfigurasjon og systemoppsett er normalt en egen leveranse.

Hvem bør koble fra IT-utstyret?

Det bør avklares konkret før flyttingen. Enkelte virksomheter lar IT-ansvarlig eller IT-leverandøren håndtere frakobling, andre lar ansatte gjøre klart sin egen arbeidsplass etter en intern instruks. Kritisk utstyr bør uansett håndteres av den parten virksomheten har gitt ansvaret.

Hvordan bør PC-er og skjermer merkes?

Merk etter hvor utstyret skal, ikke bare hva det er. En merking som kobler bruker eller enhet til en bestemt arbeidsplass gjør at utstyret kan plasseres riktig med én gang. Systemet trenger ikke være avansert, men det bør være likt for hele virksomheten.

Hva bør være klart på den nye adressen?

Relevante ansvarlige bør ha kontrollert strøm, nettverk, internett, arbeidsplassplassering, møterom og printerplassering før utstyret ankommer. Blir dette oppdaget på flyttedagen, forsinkes oppstarten.

Hvem flytter printere og kopimaskiner?

Det avhenger av eierskap og avtale. Leide eller servicedekkede maskiner skal i noen tilfeller håndteres av leverandøren, mens mindre printere ofte kan inngå i den ordinære flyttingen. Kontroller avtalen før dere planlegger.

Hvordan reduserer bedriften unødvendig nedetid?

Ved å kartlegge hvilke funksjoner som må fungere først, koordinere IT-planen med flytteplanen, sikre at nye lokaler er klare og teste de prioriterte funksjonene før normal drift. Helt uten avbrudd blir en flytting sjelden, men mye unødvendig stans kan planlegges bort.