Kontoravvikling – fra tømming til tilbakelevering

Hva innebærer kontoravvikling?

Kontoravvikling er prosessen med å avslutte bruken av et kontorlokale. Der en kontorflytting handler om å komme på plass et nytt sted, handler avviklingen om å få de gamle lokalene ferdig håndtert: alt som står igjen skal enten videre til nye lokaler, til lager, til nye eiere eller til et mottak.

I praksis kan avviklingen omfatte kartlegging av inventar, sortering, demontering, tømming, flytting av det som skal beholdes, mellomlagring, salg eller gjenbruk, avfallshåndtering, rengjøring, eventuell tilbakestilling av lokalene og til slutt selve tilbakeleveringen. Ikke alle punktene er aktuelle i enhver avvikling, men de fleste avviklinger berører flere av dem samtidig.

Omfanget varierer mye. Noen lokaler skal i praksis bare tømmes, fordi lite er endret i leieperioden og inventaret er begrenset. Andre lokaler har fått tilpasset innredning, profilering, skjermvegger og monteringer som må håndteres før lokalene kan overleveres. Da blir avviklingen et eget lite prosjekt med flere fagområder involvert.

Hva som faktisk kreves i det enkelte tilfellet, kan ikke leses ut av en generell fremstilling. Det avhenger av lokalene, av hva som er gjort med dem, og av det konkrete leieforholdet. Denne siden beskriver derfor hva en kontoravvikling normalt kan bestå av – ikke hva en bestemt leietaker plikter å gjøre.

Hva skal skje med inventaret?

Inventaret er den delen av avviklingen som får størst konsekvenser for både tidsbruk og kostnad. Derfor bør det deles inn før arbeidet starter, ikke mens lokalene tømmes. En gjennomgang rom for rom, med en enkel beslutning per møbelgruppe, gir som regel tilstrekkelig oversikt.

En naturlig inndeling er:

• beholdes og flyttes videre til nye lokaler
• mellomlagres til det skal brukes igjen
• selges
• gjenbrukes internt, på en annen lokasjon eller avdeling
• doneres
• resirkuleres som materiale
• kasseres

Poenget med inndelingen er at kontormøbler som fortsatt har bruksverdi ikke automatisk bør behandles som avfall. Skrivebord, skap, reoler og stoler i god stand kan ofte brukes videre, enten i egen virksomhet eller av andre. Det som mangler er som regel ikke verdien, men en beslutning tidlig nok til at alternativet er praktisk mulig.

Se hva som er mulig når det gjelder gjenbruk av kontormøbler.

Tømming av kontorlokalene

Tømming er den mest synlige delen av en avvikling. Det som skal ut av lokalene er som regel mer enn man husker i utgangspunktet: skrivebord, kontorstoler, skap, hyller og reoler, møtebord, resepsjonsmøbler, fysisk arkiv, kjøkkeninventar, mindre utstyr og det gjenværende løsøret som samler seg opp i boder, tekniske rom og lagerrom over tid.

Tømming betyr ikke nødvendigvis at alt skal kastes. Arbeidet handler like mye om å fordele inventaret etter beslutningene som allerede er tatt: hva som flyttes til nye lokaler, hva som lagres, hva som gjenbrukes, hva som selges og hva som avhendes. Når fordelingen er gjort på forhånd, kan tømmingen gjennomføres i én operasjon i stedet for i flere runder.

Praktisk gjennomføring, bæring, adkomst og bortkjøring er beskrevet nærmere på siden om kontortømming.

Demontering før lokalene tømmes

En del av inventaret kan ikke fjernes i den stand det står. Større skrivebord, hev-senk-pulter, møtebord, høye reoler, skap og modulbaserte arbeidsplasser må ofte tas fra hverandre for å komme gjennom dører og heiser, og for å unngå skader på både møbler og bygg underveis.

Demonteringen påvirker fremdriften. Den tar tid, den gir flere enkeltdeler å håndtere, og den avgjør hvor mye plass inventaret krever i transport og på lager. Skal møblene brukes videre, bør delene holdes samlet og merkes, slik at de kan settes opp igjen senere.

Enkelte elementer bør vurderes særskilt. Faste installasjoner og innredning som er en del av bygget kan ikke uten videre likestilles med løse møbler, og noe arbeid bør utføres av fagpersoner. Hva som kan demonteres uten videre, må derfor vurderes konkret i hvert lokale.

Mer om dette arbeidet finnes under demontering ved kontoravvikling.

Når det som skal beholdes ikke kan flyttes direkte videre

Tidsplanene i en avvikling går ikke alltid opp. De gamle lokalene har en sluttdato, mens de nye ikke nødvendigvis er klare til å ta imot inventaret samme uke. Da blir mellomlagring et praktisk mellomledd.

Typiske situasjoner er at nye lokaler fortsatt bygges om, at virksomheten flytter i flere etapper, at deler av organisasjonen flytter på ulike datoer, at inventar skal brukes igjen senere, eller at bedriften trenger mer tid til å bestemme hva som faktisk skal beholdes. Det siste er en god grunn i seg selv: lagring er ofte et bedre alternativ enn å ta forhastede beslutninger om kassering under tidspress.

Se mulighetene for bedriftslager og lagring av inventar.

Det som ikke kan brukes videre må håndteres som avfall

Selv i en avvikling der mye gjenbrukes, blir det avfall igjen. Mengden overrasker ofte, fordi den samler seg opp fra hele lokalet på én gang i stedet for gradvis gjennom driftsåret.

Typiske fraksjoner i en kontoravvikling kan være:

• ødelagte møbler
• treverk fra bordplater, skap og reoler
• metall fra understell, hyller og beslag
• restavfall
• emballasje fra pakking og demontering
• elektrisk og elektronisk utstyr
• annet utrangert inventar

Fraksjonene håndteres ulikt, og enkelte typer avfall – blant annet elektrisk og elektronisk utstyr – skal leveres til egne mottaksordninger. Hvordan det konkret skal gjøres, avhenger av avfallstypen og av ordningene som gjelder der lokalene ligger. Det bør derfor avklares med mottaket eller leverandøren som håndterer avfallet, ikke antas.

Hovedpoenget er at avfallet sorteres og håndteres på en ordnet måte, og at det planlegges før lokalene tømmes. Mer om dette finnes under avfallshåndtering ved kontoravvikling.