Demontering av kontormøbler før flytting

Start med behovet, ikke med skrutrekkeren

Første spørsmål er om møbelet skal brukes videre. Et bord som ikke passer i det nye kontoret, bør ikke automatisk demonteres for flytting. Skill mellom møbler som skal transporteres, gjenbrukes andre steder, selges eller håndteres som avfall. Gi hver kategori en tydelig plass og en ansvarlig person.

Deretter vurderer dere graden av demontering. Noen møbler kan flyttes hele, mens andre bare trenger at enkelte deler tas av. Full demontering er ikke et mål i seg selv. Den valgte løsningen må passe både møbelets konstruksjon, transportforholdene og hvordan det skal monteres igjen.

Kontroller hele transportveien på begge adresser

At et bord passer gjennom kontordøren, betyr ikke nødvendigvis at det kommer rundt neste hjørne. Registrer relevante mål ved dører, korridorer, trappeløp og heis. Se også på utgangen til lastepunktet og veien fra vareinngangen til det nye rommet. Bilder kan gjøre befaringen og den videre vurderingen enklere.

Be leverandøren vurdere store eller uhåndterlige møbler før tilbudet ferdigstilles. Oppgi kjente hindringer, men unngå å bestemme en håndteringsmetode på egen hånd. Det er den konkrete kombinasjonen av møbel, adkomst, utstyr og bemanning som avgjør hva som er en forsvarlig gjennomføring.

Vurder møbeltypene hver for seg

Skrivebord og hev-senk-bord

Registrer modell der den er kjent, og finn produsentens anvisninger. For elektriske bord må bordplate, understell, styreenhet og tilhørende kabler kunne identifiseres som ett sett. Ikke bland deler fra tilsynelatende like bord uten at kompatibiliteten er avklart. Avtal også hvem som kontrollerer funksjonen etter at bordet er montert.

Skill mellom å koble fra utstyr etter produktets anvisning og å reparere elektriske komponenter. Demontering for transport bør ikke bli et uplanlagt reparasjonsarbeid. Ved ukjente koblinger eller feil må riktig produktkompetanse inn før arbeidet fortsetter. Faste installasjoner skal heller ikke behandles som løse møbeldeler.

Møtebord, skap og reoler

Store møtebord kan ha flere plater, skjøter og integrerte løsninger for strøm eller møteromsutstyr. Dokumenter sammenhengen før delene skilles. Skap og reoler bør tømmes som del av klargjøringen, og løse hyller, nøkler og beslag må knyttes til riktig møbel. Innholdet pakkes og merkes separat.

Vurder også tilstanden. Et slitt møbel med skadede festepunkter kan være vanskelig å montere forsvarlig igjen. Registrer slike forhold før demonteringen, og avklar om møbelet skal repareres, håndteres på en annen måte eller tas ut av flyttingen. Ikke la transportteamet måtte avgjøre videre bruk under tidspress.

Avklar fast innredning før noe løsnes

Vegghengte skap, spesialbygde hyller og resepsjonsinnredning trenger en egen vurdering. Undersøk hvem som eier innredningen, hva leieavtalen sier og hva som er avtalt med utleier. At virksomheten har brukt en innredning, er ikke i seg selv en avklaring av hva som skal skje ved utflytting.

Avtal eventuell demontering og utbedring som egne oppgaver. Les mer om tilbakestilling av kontorlokaler. Den avklaringen bør komme før bestilling av arbeid, slik at tilbudet ikke bygger på feil forutsetninger om hva som skal fjernes eller bli stående.

Merk før møbelet blir til løse deler

Bruk én identitet per møbel og koble den til plasseringen i det nye kontoret. Et eksempel er «B07 – bord», med samme møbelkode på plate, understell og smådelsbeholder. Delnummer kan legges til ved behov. Forklar kodene i en enkel oversikt som både flyttepersonell og montører har tilgang til.

• Ta oversiktsbilder som viser møbelet før demontering.
• Registrer modell, synlige skader og mangler i inventaroversikten.
• Hold skruer og beslag samlet i lukket, merket oppbevaring.
• Merk emballasjen slik at koden fortsatt er synlig etter pakking.

Unngå at merkelapper eller festemidler skader overflater. Velg plassering og materiale med hensyn til møbelet, og avtal hvordan merkingen skal fjernes. Den samlede metoden er beskrevet i guiden om merking ved kontorflytting.

Fordel ansvar mellom møbler, IT og transport

En arbeidsplass inneholder mer enn selve bordet. Skjermarmer, skjermer, dokkingstasjoner og kabler kan ha ulike ansvarlige. Beskriv hvem som frigjør arbeidsplassen, hvem som demonterer møbelet og hvem som tar imot delene. «Flytteklart» bør bety det samme for alle som deltar.

Dersom demontering, transport og montering utføres av forskjellige firmaer, bør overleveringen dokumenteres. Avtal hvordan antall kolli, smådeler og eksisterende skader bekreftes. Bestem også hvem som kontaktes dersom en del mangler, slik at montøren ikke må lete gjennom hele prosjektorganisasjonen.

Legg demonteringen inn i driftsplanen

Ikke demonter alle arbeidsplassene før virksomheten er ferdig med dem. Planlegg etter avdeling, rom eller sone, og bekreft når ansatte og IT har frigitt området. Start gjerne med områder som ikke lenger trengs, dersom dette passer transportplanen og det finnes egnet plass til delene.

Demonterte møbler trenger en avtalt oppstillingsplass. Hold ferdige deler adskilt fra møbler som fortsatt er i bruk, og ikke bruk nødvendige passasjer som midlertidig lager. Koordiner også med renhold og andre leverandører, slik at arbeidssonene faktisk er tilgjengelige når teamet kommer.

Beskriv oppdraget slik at tilbud kan sammenlignes

Be om en tydelig avgrensning av hva leverandøren inkluderer. Et tilbud på transport er ikke automatisk et tilbud på demontering, merking, emballering og montering. Oppgi antall og typer møbler, bilder, adresser, etasjer, adkomst og tidsvinduer. Opplys om ukjente modeller eller skadede møbler.

Be leverandøren forklare forutsetninger for bemanning og tidsbruk, og hvordan endringer håndteres. Avklar eventuelle tillegg, venting, materialer og arbeid utenfor avtalt tidsrom. Det finnes ikke én generell pris eller tidsnorm som kan brukes på alle kontorer uten å kjenne oppdraget.

Planlegg remonteringen før demonteringen starter

Delene bør transporteres med tanke på neste arbeidsoperasjon. Sørg for at montørene får nødvendig dokumentasjon, riktig smådelsbeholder og tilgang til rommet der møbelet skal stå. Leveranser uten avtalt plassering kan føre til at de samme delene må flyttes flere ganger inne i bygget.

Etter montering kontrolleres blant annet stabilitet, komplett leveranse, synlige skader og relevante funksjoner. Registrer avvik med møbelkode, bilde og ansvarlig for oppfølging. Se også montering av kontormøbler ved kontorflytting for overgangen fra transport til bruksklare arbeidsplasser.

Eksempel: bord som ser like ut, men har ulike deler

Tenk dere en bedrift som har kjøpt skrivebord i flere omganger. Bordplatene ligner hverandre, men understell og styringskomponenter er forskjellige. Dersom alt demonteres og samles etter deltype, blir det vanskelig å finne riktige kombinasjoner. En møbelkode som følger hele settet gjør mottaket mer oversiktlig, selv om bordene skal fordeles til nye avdelinger.

Poenget er ikke at alle prosjekter trenger omfattende dokumentasjon. Registreringen bør være akkurat detaljert nok til at en annen person kan identifisere møbelet, finne delene og forstå hvor det skal stå uten å gjette.

Vanlige spørsmål om demontering

Knytt møbelarbeidet til resten av flyttingen

Demontering er bare én del av prosjektet. Bruk huskelisten for kontorflytting for den samlede oversikten, og legg de konkrete møbelavklaringene inn i samme plan. Da blir ansvar, tidspunkt og avhengigheter synlige før arbeidsplassene tas ut av bruk.