Bedriftslager – lagring av møbler og inventar

Hva er et bedriftslager?

Et bedriftslager er ganske enkelt lagerplass som brukes til innhold som tilhører en virksomhet: møbler, inventar, utstyr, emballert materiell eller annet som ikke skal stå i lokalene i en gitt periode. Det som skiller det fra et rent driftslager, er ofte hvorfor behovet oppstår. Et driftslager dekker et løpende behov i driften – varer, materiell eller utstyr som brukes jevnlig. Lagerbehovet vi beskriver her oppstår derimot som følge av en endring i virksomheten.

Når en bedrift flytter, kan det oppstå et tidsrom der inventaret verken kan bli stående i de gamle lokalene eller settes inn i de nye. Er lokalene under ombygging, må møblene ut mens arbeidet pågår. Reduseres antallet arbeidsplasser, kan bedriften sitte igjen med møbler som fortsatt har bruksverdi, men ingen plass akkurat nå. Skal lokaler avvikles, må inventaret ofte fjernes før det er avklart hva som til slutt skal skje med det.

Fellesnevneren i disse situasjonene er tid. Inventaret er ikke overflødig, men det passer ikke inn i lokalene i den fasen bedriften er i. Et bedriftslager gir da et sted å ha det, og litt mer rom til å ta beslutningene i riktig rekkefølge i stedet for under tidspress.

Når kan bedriften ha behov for ekstra lagerplass?

Behovet melder seg sjelden som et generelt ønske om mer plass. Det oppstår som regel i forbindelse med noe konkret som skjer med lokalene eller organisasjonen.

Kontorflytting

Datoene for utflytting og innflytting faller sjelden helt sammen. Det kan gå dager eller måneder mellom at de gamle lokalene skal være tomme og de nye kan tas i bruk. I mellomtiden må inventaret være et sted, og en lastebil er ikke et lager.

Ombygging og rehabilitering

Skal lokalene pusses opp, bygges om eller få nye gulv, må møbler og inventar som regel fjernes mens arbeidet pågår. Ofte gjelder det bare deler av arealet om gangen, men inventaret må likevel ut av veien i en periode.

Endring i arealbehov

Færre faste arbeidsplasser, mer hjemmekontor eller en ny planløsning gjør at bedriften kan sitte igjen med møbler den ikke har bruk for nå. Mye av dette er fullt brukbart inventar som kan bli aktuelt igjen ved neste endring.

Kontoravvikling

Når lokaler skal avvikles, må inventaret ut innen en frist. Beslutningen om hva som skal flyttes, selges eller gjenbrukes er ikke alltid tatt til da. Lagring kan da være det som gjør at beslutningen kan tas i ro i stedet for at alt havner i en container.

Sesong- og prosjektbehov

Enkelte virksomheter har periodiske behov: utstyr som brukes deler av året, materiell knyttet til prosjekter, eller inventar til lokasjoner som brukes i perioder. Da er lagerbehovet gjentakende snarere enn engangs.

Mellomlagring når datoene ikke passer sammen

Den vanligste situasjonen er også den enkleste å beskrive: det gamle kontoret skal være tømt 30. juni, mens de nye lokalene ikke er klare før 15. august. Inventaret kan ikke bli stående, og det kan ikke leveres. Det trenger et sted å være i seks uker imellom.

Samme behov oppstår ved trinnvis flytting der bare deler av virksomheten flytter om gangen, ved rehabilitering av lokaler som skal tas i bruk igjen etterpå, ved forsinket overtakelse av nye lokaler, når bedriften bruker midlertidige lokaler i en periode, og ved intern omorganisering der møbler skal brukes videre et annet sted i egen organisasjon.

Les mer om mellomlagring for bedrifter.

Hva kan oppbevares på et bedriftslager?

Det meste av det som står i et kontorlokale kan i utgangspunktet lagres, forutsatt at det er egnet for lagring og at lagerløsningen er tilpasset det. I praksis er det møbler og inventar som utgjør hoveddelen.

• skrivebord og hev-senk-pulter
• kontorstoler
• møtebord
• skap
• reoler og hyller
• resepsjonsmøbler
• løst inventar
• arkivskap
• emballert kontorutstyr
• annet bedriftsinventar som er egnet for lagring

Enkelte typer innhold krever en egen vurdering. Det gjelder blant annet elektronikk, sensitive dokumenter, verdisaker og gjenstander med spesielle krav til håndtering eller oppbevaring. Om og hvordan slikt kan lagres, avhenger av den konkrete lagerløsningen og av vilkårene til leverandøren. Det bør avklares før inventaret sendes av gårde, ikke antas.

Bedriftslager som del av en kontorflytting

Lager er ikke nødvendigvis en egen prosess ved siden av flyttingen. Ofte inngår det i selve logistikken: inventaret hentes i de gamle lokalene, kjøres til lager, og leveres til de nye lokalene når de er klare til å ta imot det.

Det er praktisk når flyttingen ikke kan gjennomføres i én operasjon. Bedriften flytter for eksempel ut i mai, mens deler av de nye lokalene først er tilgjengelige i juni. Inventar som ikke kan leveres direkte mellomlagres da frem til riktig del av kontoret er klart, i stedet for å stå i veien i lokaler som fortsatt er under arbeid.

Fordelen er at flyttedatoen i de gamle lokalene kan holdes uavhengig av fremdriften i de nye. Ulempen er at inventaret håndteres én gang ekstra, og det bør tas med i vurderingen av hva som faktisk skal lagres.

Se hvordan hele prosessen henger sammen under kontorflytting.

Når inventaret må ut før bedriften har bestemt hva som skal skje med det

Ved avvikling av lokaler er fristen for når lokalene skal være tomme som regel gitt. Beslutningen om hva som skal skje med inventaret er det ikke. Resultatet kan bli at fullt brukbare møbler avhendes fordi det ikke var tid til å finne ut av alternativene.

Lagring kan gi den tiden. Inventaret kan senere

• brukes på en annen lokasjon
• selges
• gjenbrukes internt
• doneres
• avhendes senere, når det er avklart at det ikke skal brukes

Forutsetningen er at lagringen faktisk brukes til å ta beslutningen, ikke til å utsette den på ubestemt tid. Mer om selve prosessen finnes under kontoravvikling.

Det er ikke nødvendigvis lønnsomt å lagre alt

Lager løser et plassproblem, men det er ikke gratis, og det er ikke alltid det beste alternativet. Før inventaret sendes på lager, bør bedriften gjøre en nøktern vurdering av hva som faktisk skal brukes igjen.

• er det et konkret fremtidig behov, eller bare en mulighet?
• hvilken tilstand er møblene i?
• hvor sannsynlig er gjenbruk i praksis?
• hvor lenge må inventaret stå?
• hva koster transporten til og fra lageret?
• hva koster lagringen over hele perioden?
• hva er alternativet ved salg, donasjon eller avhending?

Regnestykket blir ofte tydelig når man setter det opp. Et gammelt skrivebord som med stor sannsynlighet aldri skal brukes igjen, er sjelden verdt å betale lagring for i to år. Et større parti gode kontorstoler som skal inn i et nytt prosjekt om tre måneder, er en helt annen vurdering – der er lagring det åpenbart rimeligste alternativet til å kjøpe nytt.

For det som ikke skal brukes igjen, finnes det som regel bedre alternativer enn både lager og kassering. Se gjenbruk av kontormøbler.

Hvor mye lagerplass trenger bedriften?

Det er fristende å regne ut lagerbehovet fra antall arbeidsplasser, men det gir sjelden et riktig bilde. To bedrifter med like mange ansatte kan ha svært ulike møbelmengder, avhengig av planløsning, møbeltyper og hvor mye fellesinventar som finnes.

Det som faktisk påvirker plassbehovet er blant annet:

• antall møbler som skal lagres
• størrelsen på de enkelte møblene
• om møblene kan demonteres, og hvor mye det reduserer volumet
• mengden annet inventar og utstyr
• om bedriften trenger tilgang underveis i lagringsperioden
• hvordan lageret organiseres og stables

Behovet for tilgang er lett å undervurdere. Skal inventaret bare stå og deretter hentes samlet, kan det pakkes tett. Skal enkeltdeler tas ut underveis, må det være mulig å komme til, og det krever mer plass. En reell vurdering av mengden gjøres best ved en gjennomgang av lokalene.

Hvor ofte trenger bedriften tilgang til det som lagres?

Dette spørsmålet bør stilles før lagerløsningen velges, fordi svaret påvirker hva som er hensiktsmessig. Det er stor forskjell på inventar som settes bort i seks måneder og hentes samlet til slutt, og inventar bedriften trenger å komme til flere ganger i måneden.

I det første tilfellet handler det mest om plass og transport inn og ut. I det andre må inventaret være organisert slik at enkeltdeler kan hentes uten at alt må flyttes på, og bedriften må vite hvordan tilgang bestilles eller gjennomføres.

Hvordan tilgang løses varierer mellom lagerløsninger og leverandører, og det bør avklares konkret. Det bedriften kan gjøre på forhånd, er å ha et realistisk bilde av eget behov – det er ofte det som avgjør hvilken løsning som passer.

Korttidslagring eller lagring over lengre tid?

Korttidslagring er knyttet til en konkret hendelse med en slutt: en flytting, en rehabilitering, en forsinkelse i overtakelsen eller en periode i midlertidige lokaler. Behovet er avgrenset, og det er normalt kjent omtrent når inventaret skal ut igjen.

Lagring over lengre tid har en annen begrunnelse. Inventaret skal brukes senere, bedriften ønsker reserveinventar til vekst eller utskiftninger, eller arealbehovet er midlertidig redusert uten at det er avklart hvor lenge.

Skillet er verdt å være bevisst på, for kostnaden løper. Jo lengre inventaret står, desto viktigere blir det å vurdere om det faktisk er økonomisk fornuftig å beholde det. Lagring som starter som en midlertidig løsning, har en tendens til å bli permanent hvis ingen ser på den igjen.

Hva påvirker prisen på bedriftslager?

Prisen settes av den enkelte leverandøren, og den varierer for mye til at det gir mening å oppgi generelle nivåer. Det som går igjen, er hvilke forhold som påvirker den:

• hvor mye lagerplass som er nødvendig
• hvor lenge inventaret skal lagres
• hva slags inventar det er
• transport til lager
• transport fra lager
• behov for henting og levering i lokalene
• demontering før lagring
• eventuell emballering
• behov for tilgang i lagringsperioden
• hvilken lagerløsning som velges

For å få sammenlignbare tilbud bør bedriften kunne beskrive omtrent hvor mye inventar det gjelder, hva slags møbler det er, ønsket lagringsperiode og om det er behov for henting, demontering og senere levering. Uten disse opplysningene blir prisene vanskelige å sammenligne, fordi de ikke omfatter det samme.

Hva er forskjellen på bedriftslager og mellomlagring?

Begrepene brukes om hverandre, og det finnes ingen offisiell definisjon som skiller dem. I praksis beskriver de to litt forskjellige ting.

Mellomlagring sier først og fremst noe om hvorfor og hvor lenge noe lagres: det er en fase mellom to andre faser, som regel med et kjent start- og sluttpunkt. Bedriftslager beskriver bredere lagerbehov knyttet til virksomheten, uavhengig av om det er midlertidig eller varig.

De utelukker derfor ikke hverandre. En bedrift kan bruke et bedriftslager til mellomlagring under en kontorflytting, og deretter fortsette å bruke det samme lageret til inventar som skal beholdes over lengre tid. Det er behovet, ikke begrepet, som avgjør hvilken løsning som passer.