Kontoravvikling

Avfallshåndtering for bedrifter ved kontorflytting og avvikling

Når et kontor tømmes, kan virksomheten sitte igjen med alt fra papp og emballasje til møbler, skjermer, kabler, batterier og kjemikalier. Før noe behandles som avfall, bør virksomheten kartlegge hva som kan brukes videre og hva som faktisk må kasseres. Deretter må avfallet sorteres og håndteres etter reglene som gjelder for den aktuelle avfallstypen.

Ryddig tømming av kontorlokale der inventar for gjenbruk er skilt fra avfall som skal sorteres

Hvordan bør en bedrift håndtere avfall ved kontoravvikling?

Kort svar: kartlegg først, kast sist. En ryddig prosess for de fleste virksomheter ser slik ut:

  1. Kartlegg alt som skal ut av lokalene.
  2. Skill inventar som skal brukes videre fra det som skal bort.
  3. Vurder gjenbruk, salg eller annen videre bruk.
  4. Identifiser hva som faktisk er avfall.
  5. Skill ordinært avfall, EE-avfall og farlig avfall.
  6. Etabler riktige beholdere eller containere.
  7. Bruk en aktør eller et mottak som kan håndtere de aktuelle avfallstypene.
  8. Deklarer farlig avfall der regelverket krever det.
  9. Ta vare på nødvendig dokumentasjon.

Rekkefølgen er ikke tilfeldig. Bestiller virksomheten en container først, blir svaret på «hva gjør vi med dette?» nesten alltid at det havner i containeren – også når det hadde en verdi.

Virksomheten har ansvar for avfallet den genererer

Virksomheter som genererer husholdningslignende avfall er omfattet av krav om utsortering av bestemte avfallstyper. Kontorlokaler er blant eksemplene Miljødirektoratet trekker fram på steder der husholdningslignende avfall typisk oppstår, sammen med kantiner og pauserom.

Kravene gjelder uavhengig av virksomhetens organisasjonsform og størrelse, og uavhengig av om driften er midlertidig eller permanent. Samtidig gjelder de bare avfallstypene som faktisk oppstår i virksomheten. Detaljene finnes i Miljødirektoratets veiledning om avfallstyper og krav til utsortering.

Hva betyr husholdningslignende avfall på et kontor?

Husholdningslignende avfall er avfall som ligner på avfallet fra private husholdninger. På et kontor kan det for eksempel være:

  • matavfall fra kjøkken, pauserom eller kantine
  • plastemballasje og andre plastgjenstander
  • papp og papir
  • glass- og metallemballasje
  • tekstilavfall der dette oppstår

EE-avfall og farlig avfall er noe annet. De følger egne regelverk og returordninger, og behandles i egne avsnitt lenger ned på denne siden.

Hvilket avfall må virksomheter sortere ut?

Etter avfallsforskriften kapittel 10a skal husholdningslignende matavfall, park- og hageavfall, plastavfall, papp-, papir- og tekstilavfall samt glass- og metallemballasje sorteres ut, som hovedregel ved kildesortering, og leveres til forberedelse til ombruk eller materialgjenvinning.

Kravene gjelder de avfallstypene som faktisk genereres. Oppstår det matavfall i kantinen, men aldri hageavfall, er det bare matavfallet virksomheten må legge til rette for. Et typisk kontor trenger derfor ikke beholder for park- og hageavfall.

Plast er ikke én enkel kategori

Plikten gjelder plastavfall som kan forberedes til ombruk eller materialgjenvinnes, og Miljødirektoratet beskriver nærmere hvilke fraksjoner som minst skal utsorteres – blant annet plastemballasje, folie, engangsprodukter og hardplast. Enkelte avfallstyper kan også utsorteres ved annen metode enn kildesortering, med egne krav. Bruk den offisielle veiledningen framfor en forenklet tommelfingerregel om at «all plast skal i én beholder».

Papp og papir ved kontorflytting

En kontorflytting gir ofte uvanlig store mengder papp og papir. Typiske kilder er:

  • arkivrydding
  • emballasje fra nytt inventar
  • flytteesker som ikke skal brukes videre
  • produktesker
  • annet papir fra rydding av skap og skuffer

Dokumenter som inneholder personopplysninger eller konfidensiell informasjon skal derimot ikke automatisk behandles som vanlig papiravfall. Det er beskrevet under avsnittene om sensitive dokumenter lenger ned.

Plast og emballasje

Ved tømming og flytting oppstår det gjerne:

  • plastemballasje fra møbler og utstyr
  • beskyttelsesmateriale som bobleplast og strekkfilm
  • annen plast fra rydding

Ikke all plast kan materialgjenvinnes, og hva som tas imot varierer mellom mottak. Følg sorteringsveiledningen til den aktøren virksomheten faktisk leverer til.

Metall og metallinventar

Ved demontering kan det oppstå:

  • metalldeler fra møbler
  • understell fra skrivebord
  • beslag og skinner
  • hyllesystemer
  • annet metallinventar

Et fungerende metallmøbel er ikke nødvendigvis avfall. Vurder gjenbruk før delene sorteres som metallfraksjon.

Ikke definer fungerende inventar som avfall for tidlig

Den vanligste feilen i en kontoravvikling er ikke feil sortering, men at brukbart inventar blir avfall fordi ingen rakk å ta en beslutning. Før avhending bør virksomheten vurdere:

  • intern gjenbruk i nye lokaler
  • bruk på en annen lokasjon i virksomheten
  • salg til bruktaktør eller annen virksomhet
  • å gi inventaret videre
  • donasjon der dette er praktisk gjennomførbart
  • mellomlagring dersom det finnes et realistisk framtidig behov

Hva som er verdt å ta vare på, er beskrevet nærmere under brukte kontormøbler, og selve salgsprosessen under selge brukte kontormøbler.

Tenk gjenbruk før kassering

En enkel prioritering gjør det lettere å ta riktig beslutning per møbel og per utstyrstype under en kontoravvikling.

  1. 1BeholdInventar som fortsatt fungerer og skal brukes i de nye lokalene, er ikke avfall.
  2. 2Bruk videre interntUtstyr som ikke passer i nye lokaler kan dekke et behov på en annen lokasjon i virksomheten.
  3. 3Selg eller gi videreMøbler og utstyr med reell bruksverdi kan selges eller overtas av en annen bruker.
  4. 4Forbered til ombruk eller materialgjenvinningDer videre bruk i virksomheten ikke er aktuelt, kan avfallet fortsatt sorteres ut for ombruk eller gjenvinning.
  5. 5Annen lovlig avfallshåndteringDet som ikke kan brukes eller gjenvinnes, leveres til mottak som lovlig kan håndtere avfallstypen.
Sorteringsområde i bedriftslokale der inventar og avfall er delt i tydelig adskilte soner

Hva gjør bedriften med gamle kontormøbler?

Kan brukes videre

  • fungerende hev-senk-pulter
  • kontorstoler i god stand
  • møtebord
  • skap
  • reoler

For disse bør intern bruk, salg eller videreformidling vurderes før avfallsløsning.

Kan ikke brukes videre

Da må møbelet vurderes ut fra materialene det består av og mottakets sorteringskrav. Det er ikke gitt at et kassert møbel hører hjemme i «blandet avfall» – tre, metall, tekstil og elektriske komponenter kan måtte skilles.

PC-er, skjermer og annet elektronisk utstyr

Ved en kontoravvikling er det typisk store mengder elektronikk:

  • PC-er og bærbare maskiner
  • skjermer
  • dockingstasjoner
  • printere og kopimaskiner
  • tastatur og mus
  • nettverksutstyr
  • telefoner
  • kabler
  • møteromsutstyr

Elektriske og elektroniske produkter omfattes av egne regler og returordninger når de blir avfall, og skal ikke behandles som ordinært restavfall. Dette regelverket er noe annet enn kravene til utsortering av husholdningslignende avfall, og de to må ikke blandes sammen i planleggingen.

Fungerende IT-utstyr kan ha videre bruksverdi

Før utstyret defineres som avfall, kan virksomheten vurdere:

  • videre intern bruk
  • bruk på en annen lokasjon
  • sikker klargjøring for videresalg
  • annen forsvarlig viderebruk

Forutsetningen er at informasjon på lagringsmedier håndteres forsvarlig før utstyret forlater virksomheten.

EE-avfall skal håndteres separat

Når elektriske og elektroniske produkter blir avfall, skal de leveres gjennom en egnet retur- eller mottaksløsning for EE-avfall. Typiske eksempler fra et kontor:

  • skjermer
  • PC-er
  • printere
  • elektroniske kabler og komponenter
  • annet elektronisk kontorutstyr

Dette skal ikke legges i vanlig restavfall eller i en blandet container.

Lyskilder og belysningsutstyr må vurderes separat

Særlig ved avvikling, tilbakestilling og demontering kan det oppstå:

  • lysstoffrør
  • andre lyskilder
  • armaturer

Enkelte typer kan inneholde stoffer som gjør at de må håndteres særskilt. Lyskilder skal håndteres hele og forsiktig – de skal ikke knuses eller demonteres av virksomheten selv. Avklar leveringsmåten med mottaket.

PC-er, skjermer og kabler samlet ryddig for separat håndtering som EE-avfall ved kontoravvikling

Farlig avfall krever særskilt håndtering

I et kontorbygg kan farlig avfall dukke opp i bod, teknisk rom, kjøkken og lager. Aktuelle eksempler:

  • enkelte batterityper
  • spraybokser med rester
  • enkelte kjemikalier
  • enkelte rengjøringsmidler
  • maling- og lakkrester
  • enkelte lyskilder
  • annet avfall som klassifiseres som farlig

Det betyr ikke at enhver sprayboks, ethvert batteri eller ethvert rengjøringsmiddel automatisk har samme klassifisering. Virksomheten må identifisere hva den faktisk har, og avklare klassifiseringen med mottaket der den er usikker.

Farlig avfall må oppbevares forsvarlig før levering

Overordnet betyr det å:

  • holde oversikt over hvilke avfallstyper som finnes
  • bruke egnet emballasje
  • sørge for tydelig identifikasjon av innholdet
  • unngå blanding som kan skape risiko
  • følge kravene fra mottaket og myndighetene

Detaljerte lagringsinstruksjoner for kjemikalier hører hjemme hos mottaket og i produktenes egen dokumentasjon, ikke i en generell flytteplan.

Virksomheter har deklarasjonsplikt ved levering av farlig avfall

Etter avfallsforskriften § 11-12 skal virksomhet som leverer farlig avfall gi tilstrekkelige opplysninger om avfallets opprinnelse, innhold og egenskaper, slik at den videre håndteringen kan skje forsvarlig. Ved levering til den som kan håndtere avfallet, skal virksomheten fylle ut et deklarasjonsskjema godkjent av Miljødirektoratet, og emballasjen skal merkes tydelig med deklarasjonsskjemaets løpenummer. Ved bruk av ekstern transportør inntrer deklarasjonsplikten når avfallet leveres til transportøren.

Deklarering gjøres i Miljødirektoratets løsning Avfallsdeklarering.no. Bruk det godkjente skjemaet der – ikke et internt skjema laget for anledningen. Hele regelverket finnes i avfallsforskriften.

Farlig avfall kan ikke bli stående på lager på ubestemt tid

Avfallsforskriften § 11-8 fastsetter at virksomhet hvor det oppstår farlig avfall skal levere dette til den som lovlig kan håndtere avfallet, og at det farlige avfallet skal leveres minst 1 gang per år. Plikten inntrer ikke før den totale mengden farlig avfall overstiger 1 kg.

For en kontoravvikling er neste ledd like relevant: ved nedleggelse av virksomhet eller driftsstans utover tre måneder inntrer leveringsplikten umiddelbart. Den som har leveringsplikt skal dessuten ha skriftlig dokumentasjon på hvor det farlige avfallet er levert, og oppbevare dokumentasjonen i minst tre år.

Batterier må sorteres riktig

Ved kontoravvikling finnes batterier gjerne i:

  • elektronikk og småapparater
  • UPS-anlegg
  • annet kontorutstyr
  • løse batterier i skuffer og lager

Batterier skal ikke kastes tilfeldig sammen med annet avfall. Følg den aktuelle mottaksordningen, og la mottaket eller en fagperson håndtere demontering av større batterisystemer som UPS.

Rengjøringsmidler, maling og kjemikalier

Gamle lokaler kan inneholde:

  • rengjøringsprodukter
  • maling og lakk
  • sprayprodukter
  • andre kjemikalier fra drift og vedlikehold

Ukjent kjemisk innhold skal ikke tømmes i vask, toalett eller restavfall. Identifiser produktet og bruk riktig avfallsløsning.

Produktinformasjon kan hjelpe med klassifiseringen

For kjemiske produkter gir følgende ofte nok informasjon til å komme videre:

  • etiketten på emballasjen
  • produktinformasjon fra leverandøren
  • sikkerhetsdatablad

Er produktet umerket eller ukjent, bør det holdes separat og avklares med mottaket framfor å gjettes på internt.

Brukbare kontormøbler satt til side for gjenbruk i stedet for å kastes under kontoravvikling

Ikke kast sensitive dokumenter i vanlig papircontainer

Ved arkivrydding dukker det ofte opp dokumenter som:

  • personaldokumenter
  • kundedata
  • kontrakter
  • lønnsinformasjon
  • andre dokumenter med personopplysninger

Virksomheten må vurdere:

  • om dokumentene fortsatt skal oppbevares
  • om det finnes en lovpålagt oppbevaringsplikt
  • om de kan slettes eller destrueres

Det er ikke slik at alt gammelt papir skal makuleres. Poenget er at vurderingen gjøres før papiret forlater lokalene.

Personopplysninger skal ikke oppbevares lenger enn nødvendig

Personvernregelverket bygger blant annet på prinsippet om lagringsbegrensning. Når personopplysninger ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, og det ikke finnes annet rettslig grunnlag eller en oppbevaringsplikt, skal de slettes. Datatilsynet forklarer prinsippet om lagringsbegrensning nærmere.

Personvernregelverket foreskriver ingen bestemt destruksjonsmetode. Kravet er at opplysningene behandles sikkert, at lagring har et grunnlag, og at sletting faktisk gjennomføres når vilkårene er oppfylt.

Dokumenter som skal destrueres må håndteres sikkert

Sikkerhetsmakulering kan være en praktisk løsning for dokumenter med:

  • personopplysninger
  • konfidensiell bedriftsinformasjon
  • annen sensitiv informasjon

Men rekkefølgen er viktig: virksomheten må først avklare at dokumentet faktisk kan slettes. Dokumenter som virksomheten har plikt til å oppbevare, skal ikke makuleres fordi kontoret skal tømmes.

Gamle harddisker krever mer enn vanlig avfallshåndtering

Ved en avvikling dukker det gjerne opp:

  • harddisker
  • SSD-er
  • USB-medier
  • gamle PC-er
  • serverdisker
  • andre lagringsmedier

Før gjenbruk, videresalg eller kassering må virksomheten sørge for at personopplysninger og annen beskyttet informasjon håndteres forsvarlig, i tråd med egne rutiner for sletting og informasjonssikkerhet.

Fysisk destruksjon er ikke alltid nødvendig

Det finnes ingen generell regel om at alle harddisker må makuleres fysisk. Riktig metode avhenger blant annet av informasjonen på mediet, medietypen, om utstyret skal gjenbrukes og virksomhetens egne sikkerhetskrav. Det avgjørende er at data ikke kommer på avveie.

Kontorflytting er ofte tidspunktet hvor gamle arkiver blir gjennomgått

En praktisk måte å dele arkivet på:

  • Beholdes – dokumentene har fortsatt et oppbevaringsbehov eller en oppbevaringsplikt.
  • Digitaliseres eller håndteres etter intern rutine – dersom virksomheten har grunnlag og rutiner for dette.
  • Destrueres – når oppbevaring ikke lenger er nødvendig og dokumentene lovlig kan slettes.

Konkrete oppbevaringsfrister følger av regelverket for det aktuelle dokumenttypen, blant annet bokføringsregelverket. Avklar fristene med regnskapsansvarlig eller rådgiver framfor å anslå dem under pakkingen.

Når trenger bedriften container?

Container kan være en praktisk løsning ved:

  • større tømminger
  • mye ensartet avfall
  • omfattende kontoravvikling
  • tilbakestillingsarbeid i lokalene

Men containeren bør bestilles etter kartleggingen, ikke før. Flere avfallstyper må holdes separat, og en enkelt blandet container passer sjelden til hele prosjektet.

Flere mindre beholdere kan være bedre enn én stor container

Har virksomheten papp, EE-avfall, metall og farlig avfall, bør dette normalt ikke ende i samme container. Et oppsett med flere mindre beholdere gir bedre sortering, enklere dokumentasjon og ofte lavere behandlingskostnad. Avklar løsningen med avfallsaktøren ut fra faktiske fraksjoner og mengder.

Eksempler på profesjonelle avfallsaktører

Etablerte avfallsaktører tilbyr ulike løsninger for virksomheter som trenger containere, beholdere, henting eller mer permanente avfallsordninger. Ragn-Sells har blant annet løsninger for containerutleie og avfallshåndtering for bedriftskunder. Norsk Gjenvinning tilbyr også container- og beholderløsninger for bedrifter, både for enkeltstående behov og mer løpende avfallshåndtering.

Disse nevnes som eksempler på etablerte aktører i markedet. Flyttekontor.no har ingen samarbeidsavtale med dem, rangerer dem ikke mot hverandre, og de er ikke kilder for juridisk tolkning av regelverket.

Planlegg avfallsløsningen før kontoret tømmes

Før bestilling bør virksomheten ha kartlagt:

  • hvilke avfallstyper som oppstår
  • forventet mengde per fraksjon
  • plass til container eller beholdere
  • tilgjengelighet og adkomst
  • tidspunkt for tømming og henting
  • hente- og leveringsforhold på adressen
  • hvilke fraksjoner som må holdes separat

Hvor lang tid som trengs varierer med sted, sesong og aktør – avklar frister direkte med den avfallsaktøren virksomheten skal bruke.

Hvor skal containeren stå?

Aktuelle alternativer er:

  • egen eiendom
  • gårdsplass
  • lasteområde
  • parkeringsområde
  • offentlig areal

Skal offentlig areal brukes, kan det være nødvendig å undersøke lokale regler og eventuelle tillatelser. Kravene kan variere fra kommune til kommune, og bør avklares konkret for adressen.

Avfallshenting må koordineres med flyttebilen

Skal samme dag romme flyttebil, avfallsbil, container, møbelkjøpere og håndverkere, kan det bli konflikt om:

  • lasteplass
  • vareheis
  • port og bom
  • adkomst til bygget

Sett opp tidsvinduer for hver aktør, og avklar hvem som disponerer heis og lasteplass når. Hvordan dette settes inn i en samlet fremdriftsplan, er beskrevet i guiden om prosjektledelse ved kontorflytting.

Ikke blokker vareinngangen

Container eller avfallsbeholder må ikke plasseres slik at den skaper problemer for hovedflyttingen, rømningsveier, byggets øvrige drift eller andre leietakere. Avklar plasseringen med gårdeier eller driftsansvarlig i bygget.

Sortering bør være enkel for dem som faktisk rydder

Et praktisk oppsett bruker tydelig merkede soner i lokalet:

  • gjenbruk
  • papp og papir
  • plast
  • metall eller annen aktuell fraksjon
  • EE-avfall
  • farlig avfall – kun etter avklart løsning
  • rest eller annen avklart fraksjon

Bruk merkingen avfallsaktøren faktisk benytter. Egne fargekoder oppfunnet internt skaper forvirring når avfallet hentes, siden aktørene bruker forskjellige systemer.

God sortering starter inne i lokalene

Havner alt i én haug først, er konsekvensene som regel:

  • gjenbrukbart inventar blir skadet
  • farlig avfall havner feil
  • elektronikk blir blandet med ordinært avfall
  • sorteringsarbeidet blir dyrere og mer tidkrevende

Sorter så tidlig som praktisk mulig, helst i rommet der inventaret står.

Virksomheten må kunne dokumentere deler av avfallshåndteringen

Miljødirektoratet opplyser at den enkelte virksomhet er ansvarlig for å ha kunnskap og dokumentasjon om avfallstypene som skal utsorteres. For hvert kalenderår skal virksomheten ha dokumentasjon på hvor mye husholdningslignende matavfall, park- og hageavfall, plastavfall, papp- og papiravfall, glass- og metallemballasje og tekstilavfall som er sortert ut og levert til forberedelse til ombruk eller materialgjenvinning. Mengden skal oppgis i vekt for hver enkelt avfallstype.

Kvitteringer fra avfallsinnsamleren eller behandlingsanlegget er eksempel på tilstrekkelig dokumentasjon. Dokumentasjonen må tas vare på i minst fem år og være tilgjengelig ved kontroll. Kravet følger av avfallsforskriften § 10a-12, og er beskrevet nærmere i Miljødirektoratets veiledning om dokumentasjon, tilsyn og finansiering. Dette dokumentasjonskravet gjelder de nevnte avfallstypene, og skal ikke uten videre generaliseres til alt annet avfall virksomheten leverer.

Be om dokumentasjon fra avfallsleverandøren

Avfallsaktøren er ofte den enkleste kilden til:

  • vekt per levering
  • hvilke fraksjoner som er levert
  • leveringsinformasjon og kvitteringer
  • avfallsrapporter
  • annen dokumentasjon virksomheten trenger

Ragn-Sells opplyser for eksempel at bedriftskunder kan hente avfallsrapporter gjennom kundeportalen. Innhold og format varierer mellom aktørene, så avklar hva som leveres før oppdraget starter.

Avfallsdata kan være nyttig i virksomhetens miljøarbeid

For virksomheter som følger interne miljømål, bærekraftsrapportering, sertifiseringsordninger eller andre rapporteringsrutiner, kan tall for avfallsmengde, fraksjoner, gjenbruk og materialgjenvinning være relevante. Dette er noe annet enn den lovpålagte dokumentasjonen: et internt «miljøregnskap» er frivillig med mindre virksomheten er omfattet av et konkret krav.

Tilbakestilling kan skape andre avfallstyper enn selve kontortømmingen

Når lokalene skal settes tilbake i avtalt stand, oppstår gjerne:

  • gips
  • treverk
  • metall
  • glass
  • kabler
  • andre bygningsmaterialer

Dette er en annen type avfall enn kontoravfallet, og bør vurderes separat både i planen og i containerløsningen. Se tilbakestilling av kontorlokaler.

Demonter før du bestemmer at hele møbelet er avfall

Et stort skrivebord kan bestå av:

  • bordplate i tre eller laminat
  • understell i metall
  • elektrisk hev-senk-motor med kabler

Det betyr forskjellige materialer og potensielt forskjellige fraksjoner. Elektriske komponenter skal ikke demonteres av virksomheten selv – avklar med mottaket hvordan møbler med motor og elektronikk skal leveres.

Det som skal brukes videre skal ikke inn i avfallsprosessen

Det høres selvsagt ut, men er den vanligste kilden til tap under en tømming. Bruk tydelig merking på alt inventar:

  • FLYTTES
  • SELGES
  • LAGRES
  • GJENBRUK
  • AVFALL

Merkingen bør være på plass før ryddemannskapet starter, ikke underveis. Da reduseres risikoen for at feil inventar forsvinner i containeren.

Ikke bruk lager som permanent beslutningsutsettelse

Vurderer virksomheten å lagre gamle møbler, still fire spørsmål først:

  • skal de faktisk brukes igjen?
  • når, og hvor?
  • er lagringskostnaden forsvarlig sammenlignet med verdien?
  • har inventaret realistisk bruks- eller salgsverdi om ett år?

Er svaret uklart, blir lageret ofte bare en utsatt avfallsregning. Se bedriftslager for når lagring faktisk gir mening.

Avfallshåndtering er én del av en større kontoravvikling

Den samlede prosessen omfatter gjerne:

  • kontorflytting til nye lokaler
  • salg og gjenbruk av inventar
  • tømming av lokalene
  • avfallshåndtering
  • demontering
  • tilbakestilling
  • renhold
  • overlevering til gårdeier

Hele prosessen er beskrevet under kontoravvikling, mens selve flyttingen dekkes under kontorflytting.

Mindre avfall starter med bedre planlegging

Jo tidligere virksomheten identifiserer hva som kan brukes videre, desto større er muligheten for gjenbruk, salg, omplassering og redusert kassering. Avfallsmengden avgjøres i praksis i kartleggingsfasen, ikke på tømmedagen. Se miljøvennlig kontorflytting for hvordan dette henger sammen med transport og innkjøp.

Praktisk oversikt: hva gjør bedriften med hva?

Oversikten er et utgangspunkt for planleggingen. Den faktiske klassifiseringen og leveringsmåten avklares med mottaket for hvert enkelt tilfelle.

TypeEksemplerHva bør bedriften gjøre?
KontormøblerPulter, stoler, skap, reolerVurder gjenbruk, salg eller videreformidling før inventaret defineres som avfall.
Papp og papirEmballasje, flytteesker, ordinært papirSorteres ut som papp- og papiravfall etter mottakets løsning.
Sensitive dokumenterPersonaldokumenter, kundedata, kontrakterAvklar oppbevaringsplikt først, og sørg for sikker destruksjon av det som lovlig kan slettes.
EE-avfallPC, skjerm, printer, nettverksutstyr, kablerLeveres separat gjennom retur-/mottaksordning for EE-avfall.
LagringsmedierHarddisker, SSD-er, minnepinnerHåndter data forsvarlig før gjenbruk, videresalg eller avhending.
BatterierLøse batterier, batterier i utstyr, UPSHoldes separat og leveres etter aktuell mottaksordning.
KjemikalierMaling, lakk, spray, enkelte rengjøringsmidlerIdentifiser produktene og vurder om avfallet er farlig avfall.
MetallUnderstell, beslag, hyllesystemerSorteres som metall dersom delene faktisk er avfall og ikke kan brukes videre.

Eksempel: Kontor med 50 arbeidsplasser skal tømmes

Fiktivt scenario. Virksomheten finner 50 skrivebord, 50 stoler, 80 skjermer, en samling gamle PC-er, mye papp, en eske med kabler, kjøkkenutstyr og gamle dokumenter.

1. Gjenbruk

30 pulter og 40 stoler skal med til det nye kontoret og holdes helt utenfor avfallsprosessen.

2. Salg

Resten av de fungerende møblene vurderes for salg eller videreformidling før tømmingen starter.

3. IT

Skjermer og PC-er kartlegges separat, og deles i utstyr som skal brukes videre og utstyr som er EE-avfall.

4. Data

Lagringsmedier håndteres etter virksomhetens sletterutiner før utstyret gjenbrukes eller leveres.

5. Avfall

Resten sorteres i riktige fraksjoner, med papp, plast, metall, EE-avfall og eventuelt farlig avfall hver for seg.

Poenget: ingenting bestilles og ingenting kastes før de fire første stegene er gjort.

Eksempel: Virksomheten avvikler hele kontoret

Her skal ikke inventaret til en ny adresse. En ryddig rekkefølge:

  1. kartlegging av alt inventar og utstyr
  2. intern avklaring av hva andre deler av virksomheten kan bruke
  3. gjenbruk og salg av det som har verdi
  4. IT-utstyr og sikker håndtering av data
  5. ordinære avfallsfraksjoner
  6. farlig avfall, med deklarering der det kreves
  7. avfall fra tilbakestilling av lokalene
  8. sluttdokumentasjon og overlevering

Eksempel: Kjemikalier oppdages i boden

Under rydding finner ryddemannskapet halvfulle malingsspann, spraybokser og umerkede flasker. Da skal de ikke legges i en blandet container. Gjør heller dette:

  • identifiser produktene så langt det lar seg gjøre ut fra etikett og produktinformasjon
  • hold dem samlet og separat fra annet avfall
  • kontakt avfallsaktør eller mottak
  • avklar klassifisering og leveringsmåte
  • deklarer avfallet dersom det er farlig avfall og deklarasjonsplikten gjelder

Eksempel: 20 arkivskap skal tømmes

Ikke send innholdet direkte til papircontaineren. Gå fram slik:

  1. avklar hvilke dokumenter som fortsatt må oppbevares
  2. identifiser personopplysninger og konfidensielt materiale
  3. destruer sikkert det som lovlig kan slettes
  4. sorter ordinært papir separat

Selve skapene vurderes for gjenbruk eller salg før de eventuelt sorteres som metallavfall.

Vanlige feil ved avfallshåndtering under kontoravvikling

  • bestille container før avfallstypene er kartlagt
  • kaste brukbare møbler unødvendig
  • blande EE-avfall med ordinært avfall
  • overse farlig avfall i bod, kjøkken eller teknisk rom
  • legge sensitive dokumenter i vanlig papirbeholder
  • glemme data på gamle harddisker og lagringsmedier
  • mangle plan for henting av fulle containere
  • plassere container slik at vareinngangen blokkeres
  • mangle dokumentasjon på utsorterte mengder
  • starte sorteringen for sent i prosjektet
Profesjonell håndtering av avfall og inventar ved tømming av kontorlokaler for bedrift

Sjekkliste for avfallshåndtering ved kontoravvikling

  • Kartlegg inventaret
  • Bestem hva som skal flyttes
  • Bestem hva som kan gjenbrukes
  • Vurder salg eller videreformidling
  • Identifiser ordinære avfallsfraksjoner
  • Skill ut papp og papir
  • Skill ut relevant plast
  • Skill ut glass- og metallemballasje der dette oppstår
  • Identifiser EE-avfall
  • Identifiser batterier
  • Identifiser mulig farlig avfall
  • Finn gamle kjemikalier i bod og lager
  • Gjennomgå dokumentarkivet
  • Gjennomgå harddisker og lagringsmedier
  • Avklar sikker destruksjon
  • Bestill riktige beholdere og containere
  • Avklar plassering av container
  • Koordiner henting med kontorflyttingen
  • Deklarer farlig avfall der det kreves
  • Ta vare på nødvendig avfallsdokumentasjon
  • Gjennomfør sluttkontroll av lokalene

Vanlige spørsmål om avfallshåndtering for bedrifter

Hvilket avfall må bedrifter kildesortere?
Virksomheter som genererer husholdningslignende avfall skal sortere ut blant annet matavfall, plastavfall, papp- og papiravfall, glass- og metallemballasje, park- og hageavfall og tekstilavfall. Miljødirektoratet presiserer at det bare er nødvendig å sørge for utsortering av avfallet som faktisk oppstår i virksomheten. Et kontor uten hageavfall trenger derfor ingen løsning for den fraksjonen.
Hva er næringsavfall?
Næringsavfall er avfall fra virksomheter, i motsetning til husholdningsavfall fra private hjem. En del av næringsavfallet på et kontor er husholdningslignende – det ligner avfallet fra en privat husholdning – mens annet avfall, som EE-avfall og farlig avfall, følger egne regelverk og returordninger.
Kan kontormøbler kastes i container?
Ikke uten en vurdering først. Møbler som fungerer, har ofte bruksverdi internt, ved salg eller ved videreformidling. Når et møbel faktisk er avfall, avgjør materialene og mottakets sorteringskrav hvilken fraksjon det skal i. Møbler med elektriske komponenter, som hev-senk-motorer, må avklares særskilt med mottaket.
Hvor leverer bedriften gamle PC-er og skjermer?
PC-er, skjermer, printere, nettverksutstyr og elektroniske kabler er EE-avfall når de kasseres, og skal leveres gjennom en egnet retur- eller mottaksløsning for elektrisk og elektronisk avfall. Dette utstyret skal ikke legges i restavfall eller blandet container.
Er batterier farlig avfall?
Det avhenger av batteritypen og hvordan avfallet klassifiseres. Enkelte batterityper regnes som farlig avfall, andre håndteres gjennom egne returordninger. Batterier bør uansett holdes samlet og separat, og leveringsmåten avklares med mottaket eller avfallsaktøren.
Må bedrifter deklarere farlig avfall?
Ja. Etter avfallsforskriften § 11-12 skal virksomhet som leverer farlig avfall gi tilstrekkelige opplysninger om avfallets opprinnelse, innhold og egenskaper, og fylle ut et deklarasjonsskjema godkjent av Miljødirektoratet ved levering til den som kan håndtere avfallet. Deklarering gjøres i Avfallsdeklarering.no.
Kan sensitive dokumenter kastes som papir?
Ikke uten en vurdering av innholdet. Virksomheten må først avklare om dokumentene fortsatt skal oppbevares, om det finnes en oppbevaringsplikt, og om de lovlig kan slettes. Dokumenter med personopplysninger eller konfidensiell informasjon bør håndteres gjennom sikker destruksjon framfor en åpen papirbeholder.
Må gamle harddisker makuleres?
Ikke nødvendigvis. Det avgjørende er at informasjonen ikke kommer på avveie. Hvilken metode som er riktig, avhenger av informasjonen, mediet, om utstyret skal gjenbrukes og virksomhetens egne sikkerhetskrav. Fysisk destruksjon er én mulig løsning, men ikke et generelt krav.
Hvordan dokumenterer bedriften avfallshåndteringen?
For husholdningslignende avfall skal virksomheten for hvert kalenderår ha dokumentasjon på mengdene som er sortert ut og levert til forberedelse til ombruk eller materialgjenvinning, oppgitt i vekt per avfallstype. Kvitteringer og rapporter fra avfallsinnsamleren eller behandlingsanlegget er eksempler på tilstrekkelig dokumentasjon. Ved levering av farlig avfall skal virksomheten i tillegg ha skriftlig dokumentasjon på hvor avfallet er levert.
Bør møbler selges før kontoret tømmes?
Når møblene fortsatt har bruksverdi, er det ofte fornuftig. Salg eller videreformidling før tømmingen reduserer volumet som skal håndteres som avfall, og gjør det enklere å planlegge containere og henting. Det forutsetter at kjøper kan hente innenfor tidsvinduet virksomheten har i lokalene.

Skal kontoret tømmes eller avvikles?

Når inventar, gjenbruk, avfallsfraksjoner og eventuell tilbakestilling kartlegges før tømmingen starter, blir det enklere å koordinere flytting, avfallshenting og tilbakelevering av lokalene.