Miljøvennlig kontorflytting – slik reduserer bedriften unødvendig ressursbruk

Hvordan kan en kontorflytting bli mer miljøvennlig?

Kort svar: ved å flytte mindre, gjenbruke mer og planlegge bedre. Fem grep har som regel størst effekt i et flytteprosjekt:

1. Flytt bare det virksomheten faktisk skal bruke.
2. Gjenbruk eksisterende inventar der det er hensiktsmessig.
3. Selg eller gi videre møbler som ikke skal brukes.
4. Planlegg transporten for å redusere unødvendige turer.
5. Sorter og håndter avfall riktig når videre bruk ikke er realistisk.

Resten av denne siden går gjennom hvert av disse punktene, og hvordan de henger sammen med innkjøp, IT, emballasje, mellomlagring og avvikling av de gamle lokalene.

Miljøarbeidet starter i inventarlisten

Den viktigste beslutningen tas som regel lenge før flyttebilen bestilles: hva skal faktisk videre? Uten en inventarliste blir svaret ofte «alt», og da flytter bedriften også det den ikke skal bruke.

Kartlegg minst:

• skrivebord
• stoler
• skap og reoler
• møtebord
• IT-utstyr
• øvrig inventar

Sorter deretter hver post i én av fem kategorier:

• beholdes
• flyttes
• selges
• lagres
• avhendes

Kartleggingen gir samtidig et bedre grunnlag for volumberegning, bemanning og pris i selve flyttingen.

Unødvendig transport gir unødvendig håndtering

Hvis et møbel ikke skal brukes i det nye kontoret, bør bedriften vurdere om det gir mening å demontere det, laste det, transportere det, losse det og lagre det – for så å selge eller avhende det senere. Hvert ledd koster tid, plass og håndtering.

Dette er ingen absolutt regel. Noen ganger er tidsplanen så stram at alt må ut samtidig, og sorteringen må skje etterpå. Poenget er at valget bør være bevisst, ikke en konsekvens av at ingen rakk å bestemme seg.

Bruk det bedriften allerede har når det fortsatt fungerer

Eksisterende møbler kan være gode kandidater for videre bruk dersom de:

• fungerer som de skal
• passer i de nye lokalene
• dekker et reelt behov
• er praktiske å flytte

Vurderingen bør gjøres per møbeltype. Hev-senk-pulter i god stand kan være enkle å ta med videre, mens spesialtilpasset innredning ofte ikke passer i en ny planløsning. En bredere gjennomgang finner du på siden om brukte kontormøbler.

Vurder brukt når virksomheten trenger flere møbler

Brukt er ikke automatisk det beste valget, men det er ofte et reelt alternativ. Brukt kan være aktuelt når:

• det finnes riktig type og riktig antall
• tilstanden er god nok for daglig bruk
• leveringen passer flytteplanen
• totaløkonomien inkludert transport og montering gir mening

Hva som bør kontrolleres før kjøp, er beskrevet under kjøpe brukte kontormøbler.

Overskuddsmøbler bør få en plan før flyttedagen

Når behovet i nye lokaler er avklart, står bedriften igjen med et reelt overskudd. Alternativene er:

• salg til en annen virksomhet eller bruktaktør
• intern bruk på en annen lokasjon
• gis videre
• mellomlagring dersom behovet er konkret
• avhending når videre bruk ikke er realistisk

Praktisk framgangsmåte for salgsdelen er beskrevet under selge brukte kontormøbler.

Avfall bør være siste alternativ når videre bruk er realistisk

Møbler med bruksverdi kan vurderes for intern bruk, salg, donasjon eller annen ombruk før de behandles som avfall. Dette handler like mye om økonomi og praktisk logistikk som om miljø: et møbel som selges eller brukes videre, koster verken avhendingsgebyr eller ekstra håndtering.

Noen møbler har ikke realistisk videre bruk

Typiske eksempler:

• ødelagte møbler
• møbler som mangler viktige deler
• inventar i svært dårlig stand
• møbler som ikke lenger kan brukes forsvarlig

Da bør de håndteres som avfall på riktig måte, sortert etter fraksjon. Se avfallshåndtering for hvordan dette normalt organiseres.

Planlegg transporten for færre unødvendige turer

Transportdelen påvirkes av planleggingen mer enn av valget av bil. Sentrale forhold:

• riktig bilstørrelse for volumet
• realistisk volumkartlegging i forkant
• en lasteplan som utnytter kapasiteten
• samordnet levering der flere oppgaver kan slås sammen
• færre tomkjøringer der det kan unngås
• koordinering mellom gammel og ny adresse

Ingen biltype er automatisk mest miljøvennlig i alle oppdrag – det avhenger av volum, avstand og antall turer.

For liten bil er ikke nødvendigvis den mest miljøvennlige løsningen

En for liten bil kan gi:

• flere turer
• mer lasting
• mer lossing

En større bil kan derfor være mer hensiktsmessig dersom den reduserer antall turer. Motsatt er en stor bil som kjører halvtom, eller som ikke kommer til lasteplassen, heller ingen god løsning. Vurder kapasitet mot faktisk volum og adkomst i begge ender.

God planlegging kan redusere unødvendig kjøring

All tomkjøring lar seg ikke fjerne, men mye av den oppstår fordi rekkefølgen ikke er avklart. Planlegg derfor:

• hentetidspunkter
• leveringsrekkefølge
• eventuell innom-kjøring til lager
• flere lokasjoner i samme prosjekt
• returtransport av emballasje og utstyr

Den korteste ruten er ikke hele miljøregnskapet

Et vanlig eksempel: møbler fraktes først til lager, og deretter til nytt kontor, selv om de kunne gått direkte. Det gir ekstra lasting, ekstra transport, ekstra lossing og ekstra håndtering – uavhengig av at hver enkeltstrekning er kort.

Planlegg hele flyten fra gammelt lokale til endelig plassering, ikke bare de enkelte kjøreturene.

Unngå mellomlagring uten et klart behov

Mellomlagring kan være riktig når:

• datoene for utflytting og innflytting ikke overlapper
• nytt lokale ikke er ferdig klargjort
• inventaret skal brukes på et senere tidspunkt

Unødvendig lagring kan derimot bety ekstra transport, ekstra håndtering og ekstra arealbruk over tid.

Når lagring faktisk er nødvendig, er alternativene beskrevet under bedriftslager.

Planlegg emballasje og pakkemateriell

Emballasje er et område der små valg får stor effekt fordi volumet er høyt. Vurder:

• flyttekasser som kan brukes flere ganger
• beskyttelsesmaterialer som tåler gjenbruk
• riktig mengde emballasje til det som faktisk pakkes
• systematisk retur og gjenbruk der leverandøren tilbyr det

Unngå unødvendig engangsbruk der praktiske alternativer finnes

Beskyttelse er fortsatt viktig. Poenget er ikke å bruke minst mulig, men å unngå engangsmateriell der et praktisk gjenbrukbart alternativ finnes og fungerer like godt. Der engangsmateriell er nødvendig for å beskytte utstyr eller bygg, bør det brukes.

God emballering kan være et miljøtiltak

Hvis et møbel eller IT-utstyr skades under transport og må erstattes, er ressurstapet som regel langt større enn det emballasjen utgjør. Derfor er det feil å sette likhetstegn mellom minst mulig emballasje og mest miljøvennlig løsning.

Tilstrekkelig beskyttelse av skjermer, glassplater, møtebord og sårbare overflater bør vurderes som en del av ressursregnskapet, ikke som noe som trekker ned.

IT-utstyr bør flyttes slik at mest mulig kan brukes videre

Dette gjelder blant annet:

• PC-er
• skjermer
• dockingstasjoner
• printere
• møteromsutstyr

God merking og riktig håndtering reduserer feilplassering, skade og unødvendig utskifting etter flyttingen.

Hvordan dette kan organiseres i praksis, er beskrevet i guiden om flytting av IT-utstyr.

Ikke bland utrangert IT med ordinært avfall

Elektronisk utstyr som ikke skal brukes videre, krever egen håndtering og skal ikke gå i restavfallet sammen med møbler og emballasje. Skill ut elektronikken tidlig, og avklar hvem som håndterer den – IT, leverandøren eller en egen avfallsaktør.

Planlegg de nye lokalene før dere kjøper mer

Kjøper virksomheten nye bord, stoler og skap før den vet hvilket eksisterende inventar som faktisk passer, ender den lett med unødvendig overskudd – og dermed både innkjøp og avhending i samme prosjekt.

Rekkefølgen som normalt fungerer: mål lokalene, avklar planløsning, se hva som passer av det dere har, og kjøp deretter det som mangler.

Riktig møbleringsplan kan redusere behovet for unødvendig inventar

Dette er ikke et argument for at mindre kontor alltid er en miljøløsning. Poenget er enklere: kjøp og flytt det virksomheten faktisk trenger. En møbleringsplan som er avklart før innkjøp, gjør det tydelig hvor mange arbeidsplasser, møterom og lagringsenheter som skal på plass.

Demonter bare det som faktisk må demonteres

Noen møbler må demonteres for sikker transport eller for å komme gjennom dører og heis. Andre kan flyttes hele. Valget påvirker tidsbruk, håndtering og transportvolum, og bør tas møbeltype for møbeltype sammen med den som utfører flyttingen.

Sammenhengen mellom demontering og montering er beskrevet i guiden om montering av kontormøbler.

Kortere leverandøravstander kan være relevant – men er ikke eneste kriterium

Ved valg av leverandør kan bedriften vurdere:

• avstand til oppdraget
• kapasitet og bemanning
• riktig kjøretøy for volumet
• kvalitet og erfaring med kontorflytting
• hvor mange turer løsningen krever
• mulighet for samletransport av flere oppgaver

Nærmeste leverandør er ikke automatisk det mest ressurseffektive valget. En aktør litt lenger unna som gjør jobben på færre turer og uten skader, kan gi et bedre samlet resultat.

Hvilke miljøspørsmål kan bedriften stille flyttefirmaet?

Spørsmålene under er eksempler, ikke krav som alle leverandører må oppfylle:

• Hvordan planlegges bilkapasiteten mot vårt volum?
• Hvordan håndteres emballasje under og etter flyttingen?
• Kan flyttekasser brukes om igjen?
• Hvordan håndteres møbler som ikke skal videre?
• Hvordan dokumenteres avfallshåndteringen?
• Hvilke kjøretøy brukes i oppdraget?
• Kan flere oppgaver samordnes for å redusere ekstraturer?

Svarene sier ofte mer om hvordan prosjektet faktisk vil bli gjennomført enn generelle miljøformuleringer i et tilbud.

Elektriske kjøretøy kan være ett av flere miljøhensyn

Elektriske kjøretøy kan redusere lokale utslipp fra selve kjøringen. Samtidig påvirkes den samlede ressursbruken i en kontorflytting også av:

• antall turer
• hvor mye inventar som gjenbrukes
• hvor mye som ender som avfall
• hvor mye som kjøpes nytt
• hvor mye som mellomlagres
• hvor effektivt arbeidet gjennomføres

Drivlinjen er derfor ett av flere hensyn, ikke hele svaret.

Be om konkret informasjon – ikke bare grønne ord

Ord som «grønn», «bærekraftig» og «miljøvennlig» sier lite alene. Bedriften bør være forsiktig med både å akseptere og å bruke slike påstander uten forklaring.

Bedre spørsmål:

• Hva gjøres faktisk i dette oppdraget?
• Hva måles eller registreres?
• Hva gjenbrukes?
• Hvordan håndteres avfallet?
• Hvordan reduseres unødvendig transport?

Større virksomheter kan ha behov for dokumentasjon

Dette kan være relevant for virksomheter med interne miljømål, rapporteringskrav eller egne innkjøpsrutiner. Nyttig dokumentasjon kan for eksempel være:

• oversikt over inventar som er gjenbrukt
• avfallsdokumentasjon fra avhendingen
• oversikt over møbler som er solgt eller gitt videre
• informasjon om transport og antall turer

Hvilke krav som eventuelt gjelder for den enkelte virksomhet, må avklares internt – denne siden angir ingen bestemte lovkrav.

Sett konkrete mål dersom miljø er viktig i prosjektet

Eksempler på hva et mål kan handle om:

• andel møbler som skal brukes videre
• antall møbler som skal selges eller gis videre
• redusert mengde restavfall
• færre ekstraturer til og fra lager

Nivået må bedriften sette selv ut fra eget inventar og egne rammer. Tall som ikke bygger på faktiske forhold i prosjektet, har liten verdi.

Miljøhensyn er særlig viktig ved kontoravvikling

Når en hel lokasjon skal tømmes, kan virksomheten sitte med store mengder møbler, IT, øvrig inventar og avfall samtidig. Tidlig sortering gir flere alternativer enn dersom alt skal håndteres på siste dag – da blir avhending ofte eneste realistiske løsning.

Hele prosessen med tømming og tilbakelevering er beskrevet under kontoravvikling.

Tilbakestilling bør planlegges sammen med tømmingen

Skal lokalet tilbakeføres til avtalt stand før tilbakelevering, bør disse oppgavene koordineres:

• uttak av inventar
• demontering
• avfallshåndtering
• håndverksarbeider
• renhold

Rekkefølgen påvirker både antall transporter og hvor mye som må håndteres flere ganger. Se tilbakestilling av kontorlokaler.

Sorter avfall etter hva det faktisk er

Møbler, elektronikk, ordinært restavfall og andre fraksjoner bør ikke blandes uten vurdering. En enkel sorteringsplan avtalt før tømmingen starter, gjør arbeidet raskere og dokumentasjonen enklere.

Praktisk gjennomgang finner du under avfallshåndtering for bedrifter.

Miljømål må inn i flytteplanen tidlig

Diskuteres miljø først på flyttedagen, er handlingsrommet allerede lite. Da er innkjøpene gjort, transporten bestilt og inventaret pakket.

Ta miljøhensyn inn i:

• inventarkartleggingen
• innkjøpene til nye lokaler
• leverandørvalget
• transportplanen
• avviklingsplanen for de gamle lokalene

Hvordan dette settes inn i en samlet plan, er beskrevet i guiden om prosjektledelse ved kontorflytting.

Eksempel: Bedriften flytter 100 arbeidsplasser

Fiktivt scenario. Inventaret består av 100 pulter, 100 stoler, 20 skap og 10 møtebord.

Etter kartlegging viser det seg at:

• 75 pulter kan brukes videre
• 80 stoler kan brukes videre
• 10 skap kan brukes videre
• resten vurderes for salg eller annen videre bruk

Poenget er ikke tallene i seg selv, men at bare det som faktisk skal videre transporteres til nytt kontor. Resten håndteres der det står, før flyttedagen.

Eksempel: Virksomheten reduserer antall arbeidsplasser

Gammelt kontor har 120 plasser, nytt kontor 70. Da bør ikke alle 120 arbeidsplassene fraktes til ny adresse.

Kartlegg før flytting:

• hva som beholdes til de 70 plassene
• hva som selges
• hva som brukes et annet sted i virksomheten
• hva som eventuelt avhendes

Merk at 120 minus 70 ikke automatisk betyr 50 overskuddspulter: noen bør kanskje erstattes, og noen passer ikke i den nye planløsningen.

Eksempel: Nytt kontor er ikke ferdig

Virksomheten må ut av gamle lokaler før de nye er klare, og trenger midlertidig lager. Dobbel håndtering kan reduseres ved å:

• skille ut det som ikke skal brukes videre, før lagring
• unngå å lagre møbler som skal selges eller avhendes, dersom en annen løsning finnes
• merke inventaret tydelig slik at det kan settes rett på plass ved innflytting

Mellomlagring lar seg ikke alltid unngå. Men mengden som lagres, kan ofte reduseres betydelig.

Eksempel: Bedriften vil fornye hele kontoret

Å ville fornye kontoret er ikke nødvendigvis feil. Nye lokaler kan ha en annen profil, og enkelte møbler kan være utslitt. Men valget trenger ikke være enten alt nytt eller alt gammelt.

• behold enkelte møbler som fortsatt fungerer godt
• kjøp brukt der det finnes riktig type og tilstand
• kjøp nytt der behovet krever det
• selg eksisterende inventar som fortsatt har verdi

Kombinasjonen gir ofte både lavere kostnad og mindre overskuddsinventar enn en full utskifting.