Kontorflytting Lysaker – planlegg flyttingen mellom kontorbygg

Skal bedriften flytte kontor på Lysaker?

En kontorflytting på Lysaker kan bety flere ulike ting. Det kan være en virksomhet som flytter mellom to kontorbygg i selve området, et selskap som flytter inn fra Oslo, en bedrift som flytter motsatt vei og inn til byen, eller en flytting videre til Fornebu, Sandvika eller andre deler av Bærum. Noen flytter også videre vestover mot Asker. Felles for dem alle er at avstanden mellom de to adressene ofte sier lite om hvor omfattende prosjektet blir.

Selv en svært kort geografisk flytting kan bli et stort prosjekt. Har virksomheten mange arbeidsplasser, mye IT-utstyr, store kontormøbler, en begrenset vareheis eller lang intern transportvei fra kontoret til lastepunktet, blir arbeidsmengden den samme uansett hvor kort kjøreturen er. Møblene skal demonteres, pakkes, bæres, kjøres, losses, bæres inn igjen, monteres og settes på plass etter en arbeidsplassplan – og IT-utstyret skal kobles opp og testes.

Derfor bør en Lysaker-flytting planlegges ut fra de faktiske forholdene ved begge adressene: hvordan bygget gir adkomst, hvor kjøretøyet kan stå, hvilke heiser som kan brukes, hvor langt det er internt, hvor mye som faktisk skal flyttes, og når byggene tillater arbeidet.

Lysaker er mer enn et geografisk punkt mellom Oslo og Bærum

Lysaker ligger vest for Oslo sentrum, ved kommunegrensen mellom Oslo og Bærum, langs E18-korridoren og tett på Fornebu. Området har over tid utviklet seg til en tydelig konsentrasjon av kontor- og næringsvirksomhet, med en overvekt av større kontorbygg fremfor små, frittstående lokaler.

For et flytteprosjekt betyr det at oppdraget ofte handler om større virksomhetslokaler, og om bygg hvor flere bedrifter deler infrastruktur. Det er ikke tilfellet i alle bygg, men det er vanlig nok til at det bør sjekkes tidlig. Typiske delte funksjoner er:

• innganger og resepsjon
• heiser, inkludert vareheis
• varelevering og lasteområder
• parkeringsanlegg
• fellesarealer og korridorer

Flytting på Lysaker kan raskt bli en flytting mellom Oslo og Bærum

Fordi Lysaker ligger ved kommunegrensen, kan en bedrift flytte kort geografisk og likevel bytte kommune, bytte type kontorområde og møte helt andre bygg- og adkomstforhold. En virksomhet kan flytte fra vestlige deler av Oslo til Lysaker uten at kjørestrekningen er stor – men det gamle og det nye bygget må fortsatt behandles som to separate logistikkpunkter.

Det praktiske skillet går sjelden ved kommunegrensen, men mellom bygningstypene: en bygård eller et eldre kontorbygg med gateadkomst fungerer annerledes enn et større kontorbygg med egen varelevering. Går flyttingen inn mot byen, er det nyttig å se hvordan forholdene varierer der også – se kontorflytting i Oslo.

Lysaker er også et viktig kollektivknutepunkt

Lysaker stasjon knytter området til tog og buss og er viktig for arbeidsreisene til mange som jobber her. Det har liten betydning for flyttebilen, men stor betydning for de ansatte. Flytter virksomheten til Lysaker, bør de ansatte få vite ny adresse, hvilken inngang de skal bruke, hvordan de kommer seg fra stasjonen eller holdeplassen til bygget, og hva som gjelder praktisk den første arbeidsdagen. Detaljer om avganger og ruter endres over tid og bør hentes fra transportselskapenes egne kanaler, ikke gjengis i internt informasjonsmateriell som fort blir utdatert.

Nærhet til E18 løser ikke hele flyttelogistikken

Lysaker ligger langs en av de viktigste transportkorridorene mellom Oslo og Bærum, og for en flyttebil er selve fremkomsten til området sjelden hovedproblemet. Men nærhet til hovedvei betyr ikke at flyttingen er enkel. Den store tidsbruken ligger som regel et annet sted:

• lasting og lossing
• intern transport gjennom bygget
• heis og venting på heis
• adgang og eventuelle tidsvinduer
• demontering og montering

Kjørestrekningen er bare én del av kontorflyttingen – og ofte den minste.

Ikke planlegg Lysaker-flyttingen etter én fast kjøretid

Trafikkforholdene på E18 og veinettet rundt varierer med tidspunkt, ukedag, veiarbeid og uforutsette hendelser. En «normal» kjøretid mellom Lysaker og en Oslo-adresse finnes derfor ikke som planleggingsgrunnlag. Flytteplanen bør i stedet ha realistiske tidsmarginer, definere når byggene er tilgjengelige, og ta høyde for at én forsinket tur kan forskyve heisbruk og montering senere på dagen.

Finn riktig vareinngang før flyttedagen

I større kontorbygg er det sjelden hovedinngangen som brukes til flytting. Før flyttedagen bør følgende være avklart:

• hvor vareinngangen ligger
• hvordan kjøretøyet faktisk kommer frem til den
• om området må reserveres eller avtales
• om det finnes høyde- eller størrelsesbegrensninger
• hvilke tidsrom området kan brukes
• hvordan man kommer videre fra vareinngangen til heisen

Dette varierer fra bygg til bygg. Ingen generell regel kan erstatte en konkret avklaring med gårdeier eller byggdrift på den aktuelle adressen.

Hvor langt er det fra bilen til kontoret?

Bærelengden bør vurderes konkret, ikke antas. En typisk transportvei kan være: flyttebil → vareinngang → korridor → vareheis → ny korridor → kontor. Et bygg kan se logistisk enkelt ut utenfra, men ha lang intern transportvei gjennom kjeller, parkeringsanlegg eller flere korridorer. Denne avstanden gjentas for hver eneste gjenstand som skal ut og inn, og er derfor en av de viktigste faktorene for hvor lang tid flyttingen tar.

Parkeringsanlegg er ikke nødvendigvis et lasteområde

At bygget har parkeringsanlegg betyr ikke at flyttebilen kan bruke det. Det kan være høydebegrensninger, restriksjoner på kjøretøytype, egne innkjøringer for varelevering eller tidsbegrensninger. Den konkrete løsningen må avklares med bygget, og gjerne bekreftes før flyttedagen slik at bilstørrelsen kan tilpasses.

Vareheisen kan styre tempoet i hele flyttingen

Ved større kontorflyttinger blir heisen ofte den kritiske ressursen. Avklar:

• hvilken heis som skal brukes til flyttingen
• om den må reserveres, og av hvem
• når den er tilgjengelig
• størrelse og åpning i forhold til de største møblene
• om andre leietakere bruker den samtidig
• veien fra vareinngang til heis, og fra heis til kontoret

Tekniske kapasiteter bør hentes fra byggets egen dokumentasjon. Det er de faktiske målene som avgjør om et møtebord eller et høyt skap må demonteres.

Flytting i bygg med mange virksomheter krever koordinering

I et område med mange større kontorbygg er det vanlig at flyttingen berører andre enn bedriften selv. Der det er relevant, bør planen avklares med gårdeier, byggdrift, resepsjon og sikkerhet. Flyttingen kan påvirke heiser, innganger, fellesarealer og andre leveranser samme dag. Dette gjelder ikke alle bygg – men jo større bygget er, desto større er sjansen for at tidspunkt og adgang må avtales.

Selv en flytting på noen få hundre meter kan være omfattende

Mange Lysaker-flyttinger går fra ett kontorbygg til et annet i samme område. Kjøreturen kan da være svært kort, men arbeidsmengden er tilnærmet uendret: begge kontorene skal klargjøres, møbler demonteres ved behov, utstyr bæres ut, bilen lastes og losses, inventaret fordeles etter plan, arbeidsplasser etableres og IT testes.

En intern flytting bør derfor ikke vurderes ut fra kilometer. Fordelen ved kort avstand er at turene kan gå oftere og at etappevis flytting blir lettere å gjennomføre – ikke at prosjektet er lite.

Kontorflytting fra Lysaker til Oslo

Flytter virksomheten fra et større kontormiljø på Lysaker til Skøyen, sentrum, Bjørvika, Nydalen eller Helsfyr, endres ofte adkomstsituasjonen mer enn transportavstanden skulle tilsi. Der Lysaker-bygget kanskje har egen varelevering, kan den nye adressen ha gateadkomst, regulert stopp eller begrenset tidsrom for lossing. Den nye adressen bør derfor kartlegges like grundig som den gamle, uansett hvor kort turen er. En bredere gjennomgang av variasjonen i byen finnes på Kontorflytting Oslo.

Når virksomheten flytter fra Oslo til Lysaker

Går flyttingen motsatt vei, ligger hovedoppmerksomheten på mottaket i det nye bygget. Før flyttedagen bør virksomheten vite:

• hvilket lastepunkt som skal brukes
• hvor flyttebilen kan stå mens den losses
• hvilken heis som er tilgjengelig, og når
• når bygget gir adgang, og hvem som åpner
• hvor inventaret skal plasseres, etter plan
• hvilke arbeidsplasser som prioriteres først

Flytting mellom Lysaker og Fornebu

Lysaker og Fornebu ligger nær hverandre, og flytting mellom områdene er en naturlig bevegelse for mange virksomheter. Men kort avstand betyr ikke at de to adressene kan behandles som én lokasjon. Byggene kan ha forskjellig adkomst, ulike løsninger for varelevering, ulike heisforhold og helt forskjellige interne transportveier. Planen bør derfor lages for hvert bygg for seg.

Flytting videre vestover mot Sandvika

Sandvika er en annen naturlig flytteretning innenfor Bærum, men området har en mer bymessig struktur enn et rent kontorområde. Det kan bety andre forhold rundt adkomst, levering og byggtyper. En samlet oversikt over variasjonen i kommunen finnes på kontorflytting i Bærum.

Befaring kan være særlig nyttig i større kontorbygg

Befaring er ikke alltid nødvendig, men i større bygg med delte heiser og lange interne avstander gir det ofte et vesentlig bedre grunnlag. Det som bør kartlegges:

Gammel adresse

• inventar og mengde
• etasjer
• heis
• vareinngang
• bærelengde
• lastepunkt

Ny adresse

• mottaksområde
• vareinngang
• heis
• arbeidsplassplan
• monteringsbehov
• adgang

Kontormøblene må vurderes før transporten

Hev-senk-pulter, møtebord, skap, reoler og resepsjonsmøbler er de gjenstandene som oftest styrer behovet for demontering. Før flyttingen bør det være avklart hva som skal med, hva som må demonteres, hva som skal monteres igjen på ny adresse, og hva som ikke lenger trengs. Se montering av kontormøbler for hvordan demontering og montering henger sammen med fremdriften.

IT-flyttingen må passe med innflyttingen

PC-er, skjermer, dockingstasjoner, møteromsutstyr, printere og nettverk bør planlegges som en egen del av prosjektet, og testes før de ansatte kommer. Rekkefølgen betyr mye: nettverket bør være oppe før arbeidsplassene fylles. Detaljene er beskrevet i flytting av IT-utstyr.

Større Lysaker-flyttinger bør ha tydelig ansvar

Et flytteprosjekt i et større kontorbygg involverer gjerne bedriften selv, flyttefirma, gårdeier og byggdrift, IT, montører, renhold og eventuelt lager. Da bør det være tydelig hvem som koordinerer tidsplan, adgang, leveranser og avvik underveis. Se prosjektledelse ved kontorflytting.

Kan kontoret flyttes uten å stoppe hele virksomheten?

Som regel kan nedetiden reduseres kraftig, men ingen bør love null nedetid. Aktuelle grep er etappevis flytting, arbeid på kveld eller i helg, hjemmekontor der virksomheten allerede har den muligheten, og prioritering av kritiske arbeidsplasser først. Hva som er mulig avhenger av byggets adgangstider og av IT-avhengighetene. Se flytte kontor uten unødvendig driftsstans.

Flytteprosjektet slutter ikke når siste skrivebord er kjørt

Etter utflytting kan de gamle lokalene fortsatt inneholde restinventar, avfall, møbler som ikke skal med og teknisk utstyr som må håndteres. I tillegg kommer rengjøring, tømming og eventuell tilbakestilling etter avtale med utleier, før nøklene leveres tilbake. Se kontoravvikling.

Sorter inventaret før det transporteres

Ikke send alt automatisk til ny adresse. En enkel inndeling gjør både transporten og innflyttingen enklere: hva som flyttes, hva som gjenbrukes et annet sted, hva som selges, hva som lagres og hva som avhendes. Se gjenbruk av kontormøbler.

Når datoene for gammel og ny adresse ikke passer sammen

Må virksomheten ut før det nye kontoret er klart, kan midlertidig lagring være aktuelt. Det samme gjelder overskuddsmøbler, arkiv og inventar som skal brukes senere. Se bedriftslager.

Eksempel: Flytting mellom to kontorbygg på Lysaker

En fiktiv virksomhet har 70 arbeidsplasser, 140 skjermer, hev-senk-pulter, seks møterom, skap og et mindre arkiv. Det nye kontoret ligger kort geografisk fra det gamle, men prosjektet må likevel planlegges fullt ut.

• Før flytting: kartlegg hva som faktisk skal med, og hva som ikke skal transporteres videre.
• Gammelt bygg: avklar vareheis, lastepunkt og tidsrom for adgang.
• Transport: planlegg rekkefølgen slik at de første turene inneholder det som må på plass først.
• Nytt bygg: fordel inventaret etter arbeidsplassplan, ikke etter hvilken tur det kom med.
• IT: prioriter de arbeidsplassene som må være i drift først.
• Etterpå: kontroller de gamle lokalene og håndter restinventar.

Eksempel: Fra Oslo sentrum til Lysaker

En fiktiv virksomhet med 35 arbeidsplasser flytter fra en sentral byadresse med begrenset lasteområde og mindre heis, til et kontorbygg på Lysaker med annen varelevering, større kontorareal og en annen intern logistikk.

Poenget i et slikt prosjekt er at den vanskeligste delen ofte er utflyttingen fra Oslo, ikke innflyttingen på Lysaker – selv om det nye kontoret ligger lenger unna. Det er nettopp derfor begge adressene må vurderes hver for seg, med hver sin plan for lasting, heisbruk og tidsvindu.

Hvor lang tid tar en kontorflytting på Lysaker?

Det finnes ingen standardtid. Tidsbruken påvirkes blant annet av antall arbeidsplasser, mengden inventar, pakking, heisforhold, vareinngang, bærelengde, demontering og montering, transport, IT-arbeid og antall turer. En flytting internt på Lysaker kan derfor ta lengre tid enn en lengre geografisk flytting med enklere bygglogistikk.

Hva koster kontorflytting på Lysaker?

Prisen kan ikke settes ut fra adressen alene. Den påvirkes av omfang, bemanning, kjøretøy, bærelengde, heisforhold, demontering, montering, IT-håndtering, tidspunkt og eventuell lagring. Lokale forhold slår først og fremst inn ved at de påvirker tidsbruken. Se hva koster kontorflytting?

Lokale forhold å avklare på Lysaker

Den fullstendige gjennomgangen av flytteprosjektet ligger i huskeliste for kontorflytting. Det som må avklares lokalt, er i praksis dette:

• ☐Korrekt vareinngang og hvor flyttebilen kan stå
• ☐Heis og vareheis, inkludert eventuell reservasjon
• ☐Bærelengden fra lastepunkt til arbeidsplassene
• ☐Byggtilgang, tidsvinduer og kontaktperson på begge adresser

Kontorflytting rundt Lysaker

Mange flytteprosjekter på Lysaker går til eller fra nabområdene. Egne sider for Fornebu og Sandvika er under arbeid og lenkes opp her når de publiseres. Foreløpig finner du Kontorflytting Oslo og Kontorflytting Bærum.

Vanlige spørsmål om kontorflytting på Lysaker

Hva bør planlegges før kontorflytting på Lysaker?

Begge adressene bør kartlegges hver for seg: hvilken vareinngang som skal brukes, hvor flyttebilen kan stå, hvilken heis som er tilgjengelig, hvor lang den interne transportveien er, hvor mye inventar som faktisk skal med, hvem som håndterer IT-utstyret og når bygget gir adgang. I større kontorbygg bør dette avklares med gårdeier eller byggdrift i god tid.

Hvor lang tid tar det å flytte et kontor på Lysaker?

Det finnes ingen standardtid. Antall arbeidsplasser, mengden inventar, pakking, heisforhold, bærelengde, demontering og montering, IT-arbeid og antall turer avgjør. En flytting mellom to bygg noen hundre meter fra hverandre kan ta lengre tid enn en lengre kjøretur mellom to bygg med enkel logistikk.

Hva påvirker prisen på kontorflytting på Lysaker?

Omfang, bemanning, kjøretøy, bærelengde, heisforhold, demontering og montering, IT-håndtering, tidspunkt og eventuell lagring. Selve kjørestrekningen betyr som regel mindre enn forholdene inne i de to byggene.

Bør vareheisen reserveres?

Det avhenger av det konkrete bygget. Avklar med gårdeier eller byggdrift. I bygg med flere leietakere er heisen ofte en delt ressurs, og en flytting som skal gå effektivt kan være avhengig av at tidsrommet er avtalt på forhånd.

Kan kontoret flyttes på kveld eller i helgen?

Ofte lar deler av flyttingen seg legge utenfor vanlig arbeidstid, men det forutsetter at bygget gir adgang, at heis og vareinngang er tilgjengelig og at IT og montering er koordinert. Kveld og helg fjerner ikke behovet for planlegging – det flytter bare tidspunktet.

Hvordan planlegges flytting mellom Oslo og Lysaker?

Som to separate logistikkpunkter. En sentral Oslo-adresse kan ha gateadkomst, regulert stopp og mindre heis, mens et kontorbygg på Lysaker kan ha egen varelevering og lengre intern transportvei. Transporten planlegges etter tidspunkt og trafikk, ikke etter kjørelengde.

Hva gjør vi med kontormøbler som ikke skal være med?

Kartlegg dem før flyttedagen. Møbler kan gjenbrukes i nye lokaler, selges, mellomlagres eller avhendes. Det som ikke skal brukes videre, bør ikke transporteres til den nye adressen.