Kontorflytting Fornebu – planlegg flyttingen mellom bedriftslokaler

Skal bedriften flytte kontor på Fornebu?

En kontorflytting på Fornebu kan bety mange forskjellige prosjekter. Det kan være en virksomhet som flytter mellom to lokaler innenfor selve området, et selskap som kommer fra Lysaker eller Oslo, en bedrift som flytter motsatt vei inn til byen, eller en flytting videre til Sandvika eller andre deler av Bærum. Noen flytter også mellom kontor og andre typer bedriftslokaler, der lager, verksted eller showroom inngår i samme prosjekt.

Det som kjennetegner mange Fornebu-prosjekter, er at avstanden mellom gammel og ny adresse kan være kort samtidig som selve oppdraget er stort. Størrelsen på lokalene, antall arbeidsplasser, mengden inventar og IT-utstyr, lange interne transportveier i store bygg, varelevering, heis og adgangskontroll betyr mer for tidsbruken enn kilometerne mellom adressene.

I tillegg kommer et forhold som er spesielt for et område i utvikling: forutsetningene kan ha endret seg siden sist. Kjøreruter, innkjøringer, midlertidige sperringer og hvor varelevering faktisk skjer, kan være annerledes enn da bedriften var på visning. Flytteplanen bør derfor bekreftes mot forholdene slik de er tett opp mot flyttedagen.

En god plan for Fornebu starter derfor med to kartlegginger – én for adressen virksomheten forlater og én for den nye – og med en tydelig kontaktperson i hvert bygg.

Fornebu er et stort og variert virksomhetsområde

Fornebu er utviklet fra tidligere flyplassområde til et omfattende område med næringsvirksomhet, kontorer, boliger, offentlige funksjoner, handel og videre byutvikling. Bærum kommune har flere pågående areal- og planprosesser her, og området skal etter planen bygges videre ut over mange år.

For et flytteprosjekt er poenget ikke historien, men variasjonen. Ulike deler av Fornebu kan ha svært forskjellige bygg, innganger, parkeringsløsninger, vareleveringsordninger og interne transportveier. To adresser i samme område kan derfor kreve to helt ulike flytteplaner – noe som gjør det lite treffsikkert å legge en generell «Fornebu-plan» til grunn.

Fornebuporten og inngangen til Fornebu

Bærum kommune omtaler Fornebuporten som ett av flere sentrumsområder som skal utvikles, blant annet med attraktive næringsområder. For en bedrift som skal flytte, er dette først og fremst en beskrivelse av hva slags bygningsmiljø man kan møte i denne typen områder:

• større kontorbygg
• flere brukere i samme bygg
• felles adkomst og resepsjon
• egne løsninger for varelevering
• parkeringsanlegg
• vareheis
• byggadministrasjon som må involveres

Det avgjørende er likevel alltid det konkrete bygget. Generelle beskrivelser av området sier ingenting om hvor vareinngangen ligger eller når heisen kan brukes.

Flytårnområdet viser hvorfor Fornebu ikke er statisk

Kommunen har også pågående utviklingsarbeid knyttet til Flytårnområdet. Praktisk sett illustrerer det hovedpoenget for et flytteprosjekt: i områder under utvikling kan kjøreruter, byggeaktivitet, midlertidige sperringer, adkomst og varelevering endre seg over tid.

Flytteplanen bør derfor baseres på forholdene slik de faktisk er nær flyttedato, ikke på et eldre kart eller på hvordan adkomsten var forrige gang noen kjørte dit.

Kontroller adkomsten på nytt før flyttedagen

Fordi området fortsatt bygges ut, er det fire antakelser som er verdt å teste før flyttedagen:

• at kjøreruten er den samme som for et halvt år siden
• at den vanlige inngangen kan brukes til flytting
• at parkeringsforholdene er uendret
• at varelevering skjer fra samme sted som tidligere

En rask bekreftelse fra byggdrift eller gårdeier tar kort tid, og kan spare flere timer på selve flyttedagen.

Hvor skal flyttebilen stå på Fornebu?

Still de samme spørsmålene for begge adressene:

• Finnes det egen vareinngang, og hvor ligger den?
• Kan en flyttebil komme frem dit?
• Finnes det høydebegrensninger?
• Gjelder det tidsvinduer for lasting og lossing?
• Må tilgangen reserveres, og av hvem?
• Hvor langt er det fra lastepunktet til heisen?
• Finnes det porter, bommer eller adgangskontroll?

Ikke legg til grunn at vanlig besøksparkering kan brukes som lasteplass. Det er et av de vanligste feilgrepene i store næringsbygg.

Et parkeringsanlegg løser ikke nødvendigvis vareleveringen

Ansattparkering, besøksparkering, varelevering og laste-/lossepunkt er fire forskjellige funksjoner, og de er ikke alltid samlokalisert. Et flyttekjøretøy har andre behov enn en personbil: høyde, lengde, snuplass, tilgang til port og mulighet for å stå stille over tid mens bilen lastes. Dette må avklares konkret med bygget – ikke antas ut fra at det finnes parkering på eiendommen.

Den lengste transporten kan skje inne i bygget

I større næringsbygg går en typisk transportvei slik: flyttebil → vareinngang → lastesone → korridor → heis → nytt plan → ny korridor → kontorområde. Hvert eneste møbel og hver kasse følger denne ruten, i begge ender av flyttingen.

Den interne avstanden påvirker derfor tre ting direkte: tidsbruken, hvor mange personer som må bemanne oppdraget, og hvilken rekkefølge tingene bør flyttes i. Antall kilometer mellom adressene sier lite om noe av dette.

Avklar heiskapasiteten før inventaret kommer

Før flyttedagen bør det være avklart:

• hvilken heis som skal brukes til flyttingen
• om bygget har egen vareheis
• når heisen er tilgjengelig
• om den må reserveres
• om andre brukere trenger den samtidig
• byggets åpningstid og adgang utenfor denne
• avstanden fra heis til kontorområdet

Mål og kapasiteter bør hentes fra byggets egen dokumentasjon. Det er de faktiske målene som avgjør om møtebord, høyskap og skillevegger må demonteres.

Flere virksomheter kan dele den samme logistikken

I større kontorbygg må flyttingen ofte koordineres med byggdrift, resepsjon, sikkerhet, heisbruk, varelevering og andre leietakere som har leveranser samme dag. Det gjelder ikke alle bygg, men der det gjelder, er én tydelig byggkontakt på hver adresse det enkleste grepet for å unngå at flyttedagen stopper opp på ting ingen har fullmakt til å løse.

Kort avstand betyr ikke nødvendigvis et lite prosjekt

En virksomhet kan flytte bare noen minutter geografisk og fortsatt måtte demontere 80 arbeidsplasser, pakke IT-utstyr, flytte møterom, laste og losse bilen flere ganger, transportere inventaret gjennom et stort bygg, montere arbeidsplassene igjen og teste IT før de ansatte kommer.

Kontorflytting bør derfor vurderes etter omfang og logistikk, ikke etter avstand. Fordelen ved kort avstand er at turene kan gå tettere og at etappevis flytting er lettere å få til – ikke at prosjektet er lite.

Flytting mellom Fornebu og Lysaker

Dette er en av de mest naturlige flytteretningene i området. Områdene ligger nær hverandre, men bygglogistikken kan være svært forskjellig. Et gammelt kontor på Lysaker kan ligge i et flerbrukerbygg med delt vareheis og begrenset lastesone, mens de nye lokalene på Fornebu har større kontorareal, en annen vareinngang og en vesentlig lengre intern transportvei – eller omvendt.

Planen bør derfor lages for hvert bygg for seg, med egne tidsvinduer i hver ende. Se Kontorflytting Lysaker for forholdene der.

Kontorflytting mellom Fornebu og Oslo

Mange flyttinger går mellom Fornebu og adresser som Skøyen, sentrum, Bjørvika, Nydalen eller Helsfyr. Forskjellen ligger sjelden i kjørestrekningen, men i hvordan de to byggene fungerer. En mer åpen næringslokasjon på Fornebu, med egen lastesone og plass rundt bygget, kan møte en sentral Oslo-adresse der lossing skjer fra gaten, innenfor et avgrenset tidsrom og med en mindre heis.

Det gjør at den samme mengden inventar krever ulik bemanning og ulik rekkefølge i hver ende. Se Kontorflytting Oslo for hvordan forholdene varierer i byen.

Flytting mellom Fornebu og Sandvika

Sandvika har en mer bymessig sentrumsstruktur enn store deler av Fornebu. Lasteplass, adgang og bygningstype kan derfor variere betydelig mellom de to områdene, selv om begge ligger i samme kommune. En bredere oversikt over variasjonen finnes på kontorflytting i Bærum.

Flytting videre vestover

Flytting fra Fornebu mot Asker innebærer lengre transport enn en intern flytting i området. Likevel styres den totale tidsbruken ofte av det samme: lasting, lossing, heis, mengden inventar og monteringen på ny adresse. Lengre kjøring betyr først og fremst at rekkefølgen på turene må planlegges bedre, ikke nødvendigvis at prosjektet blir dyrere per arbeidsplass.

Nye lokaler bør være fysisk klare før hovedflyttingen

I et område med mye utvikling er dette særlig viktig. Før hovedflyttingen bør bedriften kontrollere:

• faktisk tilgangsdato, ikke bare avtalt overtakelse
• ferdigstillelsesgrad i de aktuelle arealene
• adgangssystem og hvem som har nøkler eller kort
• vareinngang og heis
• strøm og tilkoblingspunkter
• IT-infrastruktur og nettverk
• arbeidsplassplan for hvert plan
• eventuelle pågående arbeider i bygget

Overtakelsesdato betyr ikke automatisk at alle praktiske forhold er på plass. Det er verdt å bekrefte de punktene flyttingen faktisk er avhengig av.

Pågående arbeider kan påvirke flyttedagen

Midlertidig innkjøring, byggeplass i nærheten, sperringer, midlertidige løsninger for varelevering og redusert tilgjengelighet er normale forhold i områder under utbygging. Ingenting av dette er nødvendigvis et problem – men det bør være kjent på forhånd, slik at bil, bemanning og tidsplan kan tilpasses. Kontroller forholdene med bygget tett opp mot flyttedato.

Derfor kan befaring være særlig nyttig på Fornebu

Befaring er ikke alltid nødvendig, men i store bygg og i områder som endrer seg, gir det ofte et klart bedre beslutningsgrunnlag. En befaring bør avdekke riktig lastepunkt, vareinngang, porter og adgang, heis, korridorer, faktisk bærelengde, inventarmengde, spesielt store møbler, pågående byggearbeider og hvordan mottaket på ny adresse skal organiseres.

Bestem hva som skal med før hovedflyttingen

Store kontorer har ofte betydelig mer inventar enn man tror. Kartlegg skrivebord, stoler, skap, møtebord, resepsjonsmøbler, oppbevaring, IT-utstyr og øvrig inventar, og sorter det i fem kategorier: flyttes, lagres, gjenbrukes, selges eller avhendes. Det som ikke skal brukes videre, bør heller ikke transporteres. Se gjenbruk av kontormøbler.

Store kontorlokaler krever en tydelig møbleringsplan

Plasseringen bør være bestemt før inventaret leveres, ikke etterpå. Bruk etasje, rom, avdeling og arbeidsplassnummer som felles referanse på merking, plantegning og pakkelister, slik at flyttepersonellet kan plassere riktig uten å spørre. Se montering av kontormøbler.

IT bør være et eget arbeidsområde i Fornebu-flyttingen

PC-er, skjermer, dockingstasjoner, printere, møteromsutstyr og nettverk bør planlegges og testes som en egen leveranse, med egen tidsplan. Rekkefølgen betyr mye: nettverket bør være oppe før arbeidsplassene fylles. Se flytting av IT-utstyr.

Større flytteprosjekter bør deles i arbeidsområder

For større virksomheter kan det være nyttig med separate planer for inventar, IT, ansatte, selve flyttingen, montering og de gamle lokalene. Disse planene må likevel koordineres mot én felles tidslinje, og det bør være tydelig hvem som tar beslutninger når noe avviker. Se prosjektledelse ved kontorflytting.

Må hele kontoret flyttes samtidig?

Ikke nødvendigvis. For større virksomheter kan etappevis flytting vurderes – for eksempel én etasje fredag, neste lørdag, og kritiske funksjoner etter en egen plan. Flere etapper kan imidlertid øke koordineringsbehovet, antall transporter og dermed kostnaden. Etapper bør derfor velges fordi driften krever det, ikke som standardløsning.

Hvordan redusere påvirkningen på driften?

Aktuelle grep er etappevis flytting, arbeid på kveld eller i helg der bygget tillater det, prioritering av kritiske arbeidsplasser, IT-testing før de ansatte kommer, og en tydelig plan for hva som gjelder første arbeidsdag. Se flytte kontor uten unødvendig driftsstans.

Ny lokasjon på Fornebu må kommuniseres praktisk

Informer de ansatte i god tid om ny adresse, hvilken inngang de skal bruke, hva som gjelder første arbeidsdag, hvor arbeidsplassen deres er, hvilke transportmuligheter som finnes og hva som gjelder for parkering der det er relevant. Konkrete rutetider bør ikke gjengis internt – de endres, og ansatte finner oppdatert informasjon i transportselskapenes egne kanaler.

Forholdet mellom Lysaker og Fornebu er også relevant for ansatte

Lysaker fungerer som et kollektivknutepunkt i nærheten, og for mange ansatte er reisen til Fornebu knyttet til hvordan de kommer seg videre derfra. En flytting mellom områdene kan derfor endre arbeidsreisen, byttepunktet og hvordan folk kommer seg til bygget – uten at det trenger å fylle selve flytteplanen. Det holder å ta det med i informasjonen til de ansatte.

Når lokalene ikke er klare samtidig

Mellomlagring kan være aktuelt når det gamle lokalet må tømmes før det nye er klart, når flyttingen skjer i etapper, eller når overskuddsmøbler skal brukes senere. Se bedriftslager.

Husk kontoret virksomheten forlater

Etter hovedflyttingen står det ofte igjen inventar, IT-utstyr, avfall, møbler som ikke skal med og profilering som skal fjernes. I tillegg kommer tømming, rengjøring, eventuell tilbakestilling etter avtale og selve tilbakeleveringen. Se kontoravvikling.

Eksempel: Fra Lysaker til nytt kontor på Fornebu

En fiktiv virksomhet har 85 arbeidsplasser, 170 skjermer, hev-senk-pulter, åtte møterom, printere og et lagerrom. Den geografiske avstanden er begrenset, men prosjektet må planlegges i flere deler:

• Lysaker: avklar vareinngang, heisbruk og hva som må demonteres.
• Transport: bestem rekkefølgen slik at det som trengs først også kommer først.
• Fornebu: kartlegg ny vareinngang, intern transportvei og romplan.
• IT: prioriter de arbeidsplassene som må være i drift raskest.
• Etter flytting: håndter restinventar i de gamle lokalene.

Eksempel: Fra sentrale Oslo til større lokaler på Fornebu

Det gamle lokalet har bymessig adkomst, begrenset lastepunkt og en mindre heis. De nye lokalene har større areal, annen varelevering og lengre intern transport. Mange antar at mottaket blir det enkle i et slikt prosjekt, men et større lokale gjør ofte innflyttingen mer omfattende: flere arbeidsplasser skal fordeles, monteres og kobles opp, og den interne avstanden gjentas for hver gjenstand.

Eksempel: Flytting mellom to bygg på Fornebu

En bedrift med 45 arbeidsplasser flytter til en adresse under én kilometer unna. Kjøreturen er kort, men arbeidet er det samme: pakking, demontering, lasting, bruk av vareheis i begge bygg, lossing, montering og IT-oppkobling. Gevinsten ved kort avstand ligger i at bilen kan gå flere turer og at flyttingen enklere kan deles opp – ikke i at prosjektet krever mindre planlegging.

Hvor lang tid tar kontorflytting på Fornebu?

Det finnes ingen standardtid. Tidsbruken påvirkes av antall arbeidsplasser, inventarmengde, areal, heisforhold, intern avstand, parkerings- og lastepunkt, pakking, montering, IT-arbeid, eventuelle etapper, transport og – der det er aktuelt – byggeaktivitet i området. Kort avstand betyr ikke nødvendigvis kort flyttetid.

Hva koster kontorflytting på Fornebu?

Prisen bør vurderes ut fra det konkrete oppdraget, ikke ut fra adressen. Den påvirkes av omfang, bemanning, tidsbruk, adkomst, intern bærelengde, heisforhold, demontering, montering, eventuell lagring og tidspunkt. Se hva koster kontorflytting?

Lokale forhold å avklare på Fornebu

Den fullstendige gjennomgangen av flytteprosjektet ligger i huskeliste for kontorflytting. Det som må avklares lokalt, er i praksis dette:

• ☐Faktisk kjørerute og riktig vareinngang i bygget
• ☐Laste-/lossepunkt, inkludert høyde- og adgangsbegrensninger
• ☐Vareheis og eventuell reservasjon hos driftsansvarlig
• ☐Pågående byggearbeider som kan endre adkomsten

Kontorflytting på Fornebu og i nærliggende områder

Se også Kontorflytting Sandvika, Kontorflytting Lysaker, Kontorflytting Bærum og Kontorflytting Oslo.

Vanlige spørsmål om kontorflytting på Fornebu

Hva bør bedriften avklare før kontorflytting på Fornebu?

Hvilken vareinngang som skal brukes, hvor flyttebilen kan stå, hvilken heis som er tilgjengelig og når, hvor lang den interne transportveien er, hvem som gir adgang til bygget, hvor mye inventar som faktisk skal med, og hvordan arbeidsplassene skal fordeles på ny adresse. Fordi området fortsatt utvikles, bør kjøreruten og adkomsten kontrolleres på nytt nær flyttedato.

Bør vareinngang og vareheis undersøkes på forhånd?

Ja, særlig ved større bygg – men løsningene varierer fra bygg til bygg. Noen bygg har egen lastesone og dedikert vareheis, andre deler heis og inngang med flere leietakere og krever at tidsrommet avtales med byggdrift på forhånd.

Kan byggeaktivitet påvirke kontorflyttingen?

Ja. Fornebu er fortsatt under utvikling, og adkomst, innkjøring og lastemuligheter kan endre seg over tid. Aktuell kjørerute og adkomst bør derfor kontrolleres nær flyttedato, ikke bygge på hvordan området så ut ved forrige besøk.

Hvor lang tid tar en kontorflytting på Fornebu?

Det finnes ingen standardtid. Antall arbeidsplasser, areal, inventarmengde, pakking, heisforhold, intern bærelengde, demontering og montering, IT-arbeid, eventuelle etapper og antall turer avgjør. Kort avstand mellom adressene gir ikke automatisk kort flyttetid.

Hva påvirker prisen på kontorflytting på Fornebu?

Omfang, bemanning, tidsbruk, adkomst, intern bærelengde, heisforhold, demontering og montering, eventuell lagring og tidspunkt. Lokale forhold slår først og fremst inn ved at de påvirker hvor lang tid arbeidet tar.

Hvordan planlegges flytting mellom Lysaker og Fornebu?

Som to selvstendige logistikkpunkter. Områdene ligger nær hverandre, men byggene kan ha helt ulik varelevering, heisløsning og intern transportvei. Kartlegg begge adressene hver for seg og lag rekkefølgen på turene ut fra hva som må være på plass først.

Kan flyttingen skje på kveld eller i helgen?

Ofte lar deler av flyttingen seg legge utenfor arbeidstid, men det forutsetter at bygget gir adgang, at heis og vareinngang kan brukes og at IT og montering er koordinert. Kveld og helg reduserer forstyrrelsen for driften, men fjerner ikke behovet for planlegging.