Ikke glem dette når bedriften skal flytte kontoret sitt

Dette er detaljene som lett blir glemt

• adgang til begge bygg
• vareheis og lasteplass
• tydelig merking med destinasjon
• hvem som tar imot på ny adresse
• IT, nettverk og møteromsutstyr
• printere og annet fellesutstyr
• nøkler og adgangskort
• leverandører som fortsatt bruker gammel adresse
• praktisk informasjon til ansatte
• inventar som ikke skal være med
• gamle lokaler etter hovedflyttingen

Resten av artikkelen går gjennom hvert av punktene, med utgangspunkt i hva som faktisk skaper forsinkelser og dobbeltarbeid på flyttedagen.

Har de som skal gjennomføre flyttingen faktisk tilgang?

Et flyttemannskap som står utenfor et låst område er et enkelt, men kostbart problem. Tilgang bør derfor være avklart både på gammel og ny adresse, og for hele tidsrommet arbeidet pågår – ikke bare i normal kontortid.

Avklar konkret:

• hvem som har adgangskort og nøkler på flyttedagen
• om resepsjonen er bemannet, og hvem som eventuelt åpner
• om deler av bygget er sikkerhetssoner med egne rutiner
• om porter, bommer eller vareinngang må åpnes av byggets driftspersonell
• fra og til hvilket klokkeslett arbeid kan foregå

Skal flyttingen foregå på kveld eller i helg, er dette enda viktigere. Da er ofte færre personer tilgjengelige i bygget, og en stengt dør kan bety at hele oppdraget må utsettes.

Heis og lasteplass bør avklares på forhånd

Heisen er en av de vanligste flaskehalsene i kontorbygg. Bruken kan være begrenset av heisens størrelse og kapasitet, av åpningstider, av hensyn til andre leietakere, og i noen bygg av at heisen må reserveres. Om det finnes egen vareheis, og hvilke mål den har, avgjør ofte hvordan flyttingen kan gjennomføres i praksis.

Sjekk også adkomsten utenfor:

• hvor flyttebilen kan stå, og hvor lenge
• hvor langt inventaret må bæres fra bil til inngang
• om vareinngangen er tilgjengelig, eller om alt må gjennom hovedinngangen
• om det er trapper, terskler eller trange svinger på veien

«Møbler» er ikke god nok merking

God merking sier hvor tingene skal, ikke hva de er. En eske merket «møbler» eller «kontor» gir ingen informasjon til den som bærer den inn i et bygg med tolv rom i tre etasjer.

Merkingen bør angi destinasjon, for eksempel:

• ØKONOMI – ROM 3.12 – ARBEIDSPLASS 06
• MØTEROM NORD – 2. ETASJE

Med destinasjon på merkelappen blir det enklere å laste riktig, losse riktig og plassere riktig med én gang. Det reduserer også intern flytting i etterkant, som ofte utføres av ansatte i arbeidstiden og sjelden regnes som en flyttekostnad. Et komplett oppsett for merking og pakking finnes i huskeliste for kontorflytting.

Noen må være klar på den nye adressen

Selv med god merking kan inventar havne feil dersom ingen tar imot. Det bør være tydelig hvem som åpner lokalene, hvem som kjenner romplanen, hvem som kan ta raske beslutninger underveis, og hvem som kontaktes hvis noe ikke stemmer.

Rollen krever ikke teknisk kompetanse, men den krever tilstedeværelse. I større flyttinger er det praktisk å ha én mottaker per etasje eller sone, slik at spørsmål kan løses der de oppstår.

Ikke anta at IT «bare følger med»

IT er det området der forskjellen mellom «flyttet» og «i drift» er størst. Fysisk flytting av utstyr er én oppgave. Teknisk frakobling, nettverk, oppkobling og testing er noe annet, og krever egne ressurser og egen tidsplan.

Del arbeidet i tydelige faser: frakobling og dokumentasjon av dagens oppsett, transport av utstyr, etablering av nettverk i nye lokaler, oppkobling av arbeidsplasser, og testing før ansatte kommer.

Detaljene som oftest glemmes er små, men stopper arbeidet:

• kabler og strømforsyninger
• ladere og dockingstasjoner
• skjermfester og armer
• nettverksutstyr og patchekabler
• printere og skannere
• møteromskameraer, skjermer og mikrofoner
• adgangssystemer og tilhørende utstyr

Hvem har ansvar for printeren, kaffemaskinen og annet fellesutstyr?

Arbeidsplassene planlegges gjerne godt, mens utstyr som ikke «tilhører» én bestemt ansatt faller mellom stolene. Typiske eksempler er printere, kopimaskiner, makuleringsmaskiner, møteromsutstyr, kjøkkenutstyr, kaffemaskiner, whiteboards og skjermer i fellesarealer.

Før noe av dette flyttes, bør eierskap, leieavtaler og leverandøransvar være avklart. Det er heller ikke gitt at alt skal med: en gammel kopimaskin eller en kaffemaskin som uansett skulle byttes, kan være mer verdt å avhende enn å transportere.

Noe av utstyret kan tilhøre en leverandør

Mange virksomheter leier utstyr eller har serviceavtaler på det. Det kan gjelde printere, kaffemaskiner, teknisk utstyr eller enkelte maskiner. Slik utstyr flyttes ikke alltid av virksomheten selv.

Avklar før flyttedagen:

• hvem som eier utstyret
• hvem som skal flytte det
• om leverandøren må involveres eller varsles
• om flyttingen påvirker service- eller vedlikeholdsavtalen

Hvilke leverandører bruker fortsatt den gamle adressen?

Faste leveranser fortsetter til gammel adresse helt til noen sier fra. Lag en enkel liste over leverandører som trenger ny adresse eller nye adgangsrutiner, og noter hvem som gir beskjed og når.

• vareleveranser og bud
• renhold
• kaffe, frukt og andre faste leveranser
• post og pakketjenester
• avfallshåndtering
• service- og vedlikeholdsleverandører

Husk at flere av disse også trenger å vite hvordan de kommer inn i det nye bygget – ikke bare hvor det ligger.

Hva skjer med post og pakker?

Praktisk sett handler dette om tre ting: oppdater kontaktinformasjonen der den faktisk brukes, sørg for at viktige forsendelser ikke går til tomme lokaler, og informer leverandører og samarbeidspartnere som sender jevnlig. Gå også gjennom interne systemer og maler som inneholder adressen.

Ikke bare informer om datoen

«Vi flytter 1. oktober» er sjelden nok informasjon. Ansatte trenger å vite hva flyttingen betyr for deres egen arbeidshverdag, både før og etter.

• siste arbeidsdag i gamle lokaler
• første arbeidsdag i nye lokaler
• hva de skal pakke selv – og hva de ikke skal pakke
• hvor den nye arbeidsplassen er
• adgang, kort og nøkler
• parkering og kollektivtransport
• hvor de møter første dag, og hvem de spør

Hvem har ansvar for personlige eiendeler?

Klær, private bilder, bøker, personlige gjenstander og innholdet i skuffer bør håndteres etter en tydelig beskjed fra virksomheten. Det vanligste er at ansatte tar med seg dette selv innen en gitt frist, men det må kommuniseres – ikke forutsettes.

Ikke anta at flyttefirmaet håndterer personlige eiendeler. Virksomheten bør bestemme prinsippet og si det tydelig i god tid før pakkingen starter.

Merk også det som IKKE skal flyttes

Når oppmerksomheten ligger på hva som skal med, blir det som skal bli igjen ofte stående umerket – og da kan det lastes med ved en feil. Et enkelt system løser det meste:

• FLYTTES
• LAGRES
• BLIR IGJEN
• AVVENTER BESLUTNING

Systemet må være kjent for alle involverte, også for flyttemannskapet. Skal møbler i god stand ut av virksomheten, er gjenbruk av kontormøbler et alternativ som må besluttes før utflytting, ikke etterpå.

Hvis noe skal på lager – når skal det skilles ut?

Inventar som skal mellomlagres bør identifiseres før hovedflyttingen. Skjer det ikke, blir resultatet ofte at tingene leveres til ny adresse ved en feil, må flyttes to ganger, eller blandes med inventar som er i bruk.

Er behovet større enn noen få pallplasser, bør bedriftslager avklares i samme runde som transporten.

Passer møblene gjennom døren og inn i heisen?

Store møtebord, høye skap, reoler, hev-senk-pulter og modulmøbler er de vanligste overraskelsene. Målene i gamle lokaler er sjelden de samme som i nye, og et bord som kom inn i 2015 kom kanskje inn før en vegg ble satt opp.

Avklar for de største møblene om de:

• må demonteres for å komme ut eller inn
• krever spesialhåndtering eller ekstra mannskap
• faktisk passer inn i de nye lokalene
• bør avhendes i stedet for å flyttes

Har noen bestemt hvor ting faktisk skal stå?

Ny adresse bør ha en enkel rom- og arbeidsplassplan før flyttedagen. Det hjelper lite at 30 skrivebord, 60 stoler og 15 skap kommer inn døren dersom ingen vet hvilket rom de skal til.

Planen trenger ikke være en detaljert tegning. Romnummer, avdeling og arbeidsplassnummer er nok, så lenge det samme systemet brukes på merkelappene.

Hva må faktisk fungere første arbeidsdag?

Alt trenger ikke være perfekt den første dagen, men de kritiske funksjonene bør være identifisert på forhånd. Da vet både virksomheten og leverandørene hva som må prioriteres hvis tiden blir knapp.

• adgang for alle ansatte
• arbeidsplasser som er klare til bruk
• nettverk og nødvendig IT
• telefon og annen kommunikasjon
• møterom, dersom de er kritiske for driften
• printerfunksjoner, dersom de er nødvendige
• grunnleggende fellesområder som kjøkken og garderobe

Møterom blir ofte kontrollert for sent

Møterom består av mange små deler som må virke sammen: bord og stoler, skjerm, kamera, mikrofon, strømuttak, nettverk, kabler og rombooking. Feilene oppdages typisk i det første møtet, som gjerne er et kundemøte.

Sett av tid til å teste hvert møterom før første arbeidsdag – ikke bare til å møblere dem.

Vet ansatte og besøkende hvor de skal?

Nye lokaler er ukjent terreng den første tiden. Romnavn, etasjeoversikt, resepsjon, møteromsskilt og enkel intern skilting gjør at både ansatte og besøkende finner frem uten å spørre.

Har dere besøkende de første dagene, bør det være avklart hvordan de tas imot og hvor de skal henvende seg.

Hvem sørger for at lokalene faktisk er klare?

Nye lokaler: er de rengjort og klare før inventaret kommer? Byggestøv, rester etter håndverkere og uvaskede gulv gjør at møbler må flyttes to ganger.

Gamle lokaler: hva må rengjøres etter at møblene er fjernet? Omfanget avhenger av leieavtalen, og arbeidet kan først gjøres når lokalene er tomme.

Ikke avslutt planleggingen ved den nye inngangsdøren

Når inventaret er ute, gjenstår ofte mer enn virksomheten har regnet med: restinventar, avfall, merking og folie på vegger og glass, nøkler og adgangskort, rengjøring og eventuell tilbakestilling av lokalene til avtalt stand.

Dette arbeidet har som regel en frist knyttet til leieavtalen, og bør planlegges parallelt med innflyttingen. En samlet gjennomgang finnes under kontoravvikling.

Hvem har alle nøklene og adgangskortene?

Oversikten er sjelden komplett før noen lager den. Gå gjennom kort og nøkler hos ansatte, tidligere ansatte, leverandører, ekstrakort på lager, samt nøkler til tekniske rom, lager og postrom.

Hvordan tilbakelevering skal skje, følger av leieavtalen og av byggadministrasjonens rutiner – avklar det med utleier i god tid, slik at det ikke blir en oppgave på siste dag.

Adressen finnes flere steder enn på nettsiden

Adressen er som regel lagt inn mange steder gjennom årene. En kjapp gjennomgang av disse sparer mye rot i månedene etter flyttingen:

• nettside og kontaktside
• e-postsignaturer
• faktura- og tilbudsmaler
• presentasjoner og dokumentmaler
• katalog- og bransjeoppføringer
• leverandørsystemer og kundeportaler
• kart- og profiloppføringer
• interne dokumenter og rutiner

Ha telefonnumrene tilgjengelige på flyttedagen

På flyttedagen har ingen tid til å lete etter riktig kontakt i en lang e-posttråd. Lag en enkel liste med navn og telefonnummer på:

• prosjektansvarlig internt
• kontaktperson gammel adresse
• kontaktperson ny adresse
• flyttefirmaet
• IT-ansvarlig eller IT-leverandør
• gårdeier eller byggkontakt
• andre kritiske leverandører

Del listen med alle som har en rolle på flyttedagen, også med dem som bare er til stede noen timer.

Hva gjør dere hvis noe blir forsinket?

Det trengs ikke et stort beredskapsopplegg. Det holder å ta stilling til noen få scenarier på forhånd, og vite hva virksomheten gjør hvis de inntreffer:

• nye lokaler er ikke klare til avtalt dato
• IT eller nettverk er forsinket
• heisen er utilgjengelig på flyttedagen
• transporten blir forsinket
• det oppstår et lagerbehov som ikke var planlagt

Skal dette settes i en større prosjektsammenheng, med ansvarsmatrise og milepæler, går prosjektledelse ved kontorflytting grundigere inn i det.

Siste kontroll før flyttedagen

Dette er ikke en komplett sjekkliste, men en kort kontroll av de punktene som oftest mangler:

• ☐adgang gammel adresse
• ☐adgang ny adresse
• ☐heis avklart
• ☐lasteplass avklart
• ☐kontaktpersoner bekreftet
• ☐merking ferdig
• ☐IT-plan bekreftet
• ☐leverandører informert
• ☐ansatte informert
• ☐møbler som ikke skal med er tydelig merket
• ☐lagerinventar er skilt ut
• ☐romplan er klar
• ☐gamle lokaler har en plan
• ☐første arbeidsdag er planlagt

Trenger dere den fullstendige gjennomgangen av hele prosessen, fra første planlegging til tilbakelevering, finnes den i huskelisten. For en bredere innføring i temaet, se kontorflytting.

Vanlige spørsmål før bedriften flytter

Hva blir oftest glemt ved kontorflytting?

Adgang til bygg, avklaring av heis og lasteplass, merking som ikke sier hvor tingene skal, fellesutstyr som printere og kaffemaskiner, samt hva som skjer med de gamle lokalene etter at møblene er kjørt ut.

Hvem bør ha tilgang til nye lokaler på flyttedagen?

Minst én person fra virksomheten som kjenner romplanen og kan ta raske beslutninger, i tillegg til flyttemannskapet. Det bør også være avklart hvem som åpner, og hvem som kontaktes hvis noe ikke stemmer.

Hvordan bør kontormøbler merkes?

Merkingen bør si hvor tingene skal, ikke hva de er. Bruk avdeling, romnummer og eventuelt arbeidsplassnummer, for eksempel «ØKONOMI – ROM 3.12 – ARBEIDSPLASS 06».

Hvem bør ha ansvar for IT?

Én navngitt person eller leverandør bør eie IT-delen, med en egen plan for frakobling, transport, oppkobling og testing. Fysisk flytting av utstyr er ikke det samme som at IT fungerer.

Hva gjør man med inventar som ikke skal være med?

Det bør merkes like tydelig som det som skal flyttes, og kategoriseres som lagres, blir igjen, avhendes eller avventer beslutning. Ellers risikerer dere at det lastes med ved en feil.

Hva bør kontrolleres før første arbeidsdag?

Adgang, arbeidsplasser, nettverk, nødvendig IT, kommunikasjon og de fellesfunksjonene virksomheten faktisk er avhengig av. Alt trenger ikke være ferdig, men det kritiske må fungere.