Flytte PC-er og skjermer

Lag oversikt per arbeidsplass

Registrer hva som skal følge hver arbeidsplass: PC-type, antall skjermer, dockingstasjon og nødvendig tilbehør. Ta med spesielle adaptere, hodesett og annet som er nødvendig for brukerens oppgaver. Bruk gjerne eksisterende utstyrsregister som utgangspunkt, men kontroller at det stemmer med utstyret som faktisk står på kontoret. Flyttingen bør ikke baseres på en gammel liste over innkjøp.

Skill mellom personlige arbeidsplasser og delte plasser. På en delt plass kan skjerm og dockingstasjon høre til sonen, mens den bærbare PC-en følger brukeren. Definer hvilken logikk som gjelder før merking starter. Dersom kontoret får en ny arbeidsplassmodell, bør plasseringen bestemmes av den nye planen og ikke kopieres ukritisk fra dagens pultfordeling.

Bestem hva ansatte, IT og flyttefirma gjør

Virksomheten bør gi én samlet instruks om hvem som avslutter arbeid, kobler fra, pakker, transporterer og kobler opp. Ansatte skal ikke måtte tolke ulike muntlige beskjeder fra flere leverandører. IT-ansvarlig eller IT-leverandør vurderer hvilke oppgaver ansatte kan utføre selv, og hvilke som skal gjøres av dem som har riktig kompetanse og tilgang.

Flyttefirmaets oppdrag bør beskrive fysisk håndtering konkret. Omfatter det innpakking, merking, demontering av skjermarmer og utpakking, eller bare transport av ferdig pakket utstyr? Teknisk konfigurasjon og feilsøking må avtales separat dersom dette trengs. Når ansvar er fordelt, settes en frist for klargjøring som passer med både siste arbeidsdag og transportplanen.

Merk enheter og tilbehør med samme destinasjon

Bruk en arbeidsplasskode som også finnes på romplanen. PC, skjerm og tilbehør kan få samme destinasjon, med en enkel undermerking som skiller enhetene. Et tenkt eksempel er B-17 PC, B-17 skjerm A og B-17 tilbehør. Dette er et organisatorisk eksempel, ikke et krav om et bestemt system eller en bestemt merkelapp.

Fest merkingen på et egnet sted uten å dekke ventilasjon, kontakter eller produsentmerking. Unngå lim direkte på bildeflaten. Kontroller at merkingen fortsatt kan leses når utstyret er emballert. Hvis emballasjen gjenbrukes til flere arbeidsplasser, må gamle merker fjernes eller dekkes slik at de ikke skaper tvil under mottaket.

Planlegg bærbare og stasjonære PC-er forskjellig

Bedriften må selv bestemme om ansatte tar med bærbare PC-er, eller om disse følger den organiserte transporten. Beslutningen må være forenlig med virksomhetens rutiner for sikkerhet og ansvar. Ikke regn med privat transport bare fordi utstyret er lite. Gi en klar beskjed om hvordan enheten skal håndteres og hvor ansatte skal ha den tilgjengelig neste arbeidsdag.

Stasjonære PC-er trenger en avtalt transportmetode og merking som viser hvilken arbeidsplass de skal til. Spesialbygde arbeidsstasjoner eller annet utstyr med særlige krav bør vurderes av IT og transportør før pakking. Denne guiden gir ingen instruks om å åpne maskinen eller ta ut komponenter. Slike avgjørelser må bygge på produsentens råd og kompetansen hos ansvarlig fagperson.

Velg emballasje ut fra skjerm og transportmetode

Oppgi antall skjermer og variasjon i størrelse til flyttefirmaet. Store, buede eller spesielle skjermer bør beskrives særskilt, slik at behovet for emballasje kan vurderes før flyttedagen. Be leverandøren forklare hvordan bildeflate, kanter og stativ beskyttes. Originalemballasje kan være aktuell hvis den finnes og passer, men løsningen må vurderes for det konkrete utstyret.

Ikke legg løse kabler, strømforsyninger eller andre harde gjenstander slik at de kan presse mot skjermflaten. Avklar om skjermen transporteres med fot, eller om foten demonteres og merkes separat. Pakking og sikring bør utføres etter en avtalt metode, ikke ved at ansatte prøver ulike løsninger når bilen allerede står og venter.

Skjermarmer må inn i monteringsplanen

Skjermarmer kan være festet i bordkant, gjennom bordplate eller i andre løsninger. Kartlegg festemåte og hvem som skal håndtere demontering. Den som gjør jobben, må vurdere hvordan skjermen støttes og hvordan armens mekanisme skal behandles. Ikke anta at transportøren kan løse alle monteringsoppgaver uten at dette er beskrevet og avtalt på forhånd.

Små festedeler og tilhørende braketter bør holdes samlet og merkes med riktig destinasjon. Kontroller at armen kan brukes på det nye bordet før gjenbruk planlegges. En annen bordplate eller plassering kan endre forutsetningene. Avklar også hvem som monterer skjermene igjen, slik at oppkobling ikke blir forsinket av manglende deler eller uferdig møblering.

Organiser kablene uten å gjøre dem til et puslespill

Kabler og strømforsyninger bør knyttes til riktig enhet eller arbeidsplass gjennom hele flyttingen. En merket tilbehørspakke kan gjøre mottaket enklere, men emballasjen må være egnet og ikke plasseres slik at den skader skjermen. IT bør vurdere hva som skal følge med, hva som kan gjenbrukes på den nye adressen og hva som skal holdes adskilt.

Bilder av det gamle oppsettet kan være nyttige for intern dokumentasjon, men de er ikke en erstatning for portmerking eller IT-kompetanse. Sørg for at bildene ikke viser passord, dokumentinnhold eller annen fortrolig informasjon. Dersom en ansatt ikke kjenner tilkoblingene, bør vedkommende følge instruksen og be om hjelp fremfor å trekke i kabler eller koble tilfeldig.

Kontroller at arbeidsplassen er klar på ny adresse

Utstyret bør ikke leveres til et område der bordene fortsatt skal flyttes eller monteres. Avklar bordplassering, strøm og planlagt nettverk før inntransporten starter. IT-ansvarlig må bekrefte at nødvendige tjenester og tilkoblinger er tilgjengelige. Opplysninger om at internett er bestilt, bør følges av en konkret plan for aktivering og testing før ansatte skal bruke plassene.

Merk selve arbeidsplassen med samme kode som utstyret. Mottakspersonen bør kunne vise riktig plass uten å lete etter brukerens navn. Ved endret romplan må én oppdatert versjon gjelde for både flyttefirma, montører og IT. Ellers kan riktig pakket utstyr bli levert til feil sone og måtte håndteres flere ganger.

Test en hel arbeidsoppgave, ikke bare strømknappen

Bestem på forhånd hva en godkjent arbeidsplass betyr. For en bruker kan det være innlogging, bilde på alle skjermer, nettverk og tilgang til nødvendige programmer. For en annen kan det også omfatte hodesett, video eller spesialutstyr. IT planlegger testene, mens virksomheten prioriterer hvilke arbeidsplasser og funksjoner som må fungere først.

Registrer feil med arbeidsplasskode, enhet og en kort beskrivelse av hva som ikke fungerer. Skill mellom synlig transportskade, manglende tilbehør og tekniske problemer. Da kan riktig part følge opp uten at alle feil havner hos flyttepersonellet. Gi ansatte én kjent kanal for avvik, og unngå parallelle lister som gjør at samme sak blir behandlet flere ganger.

Eksempel: flytting av en avdeling med delte plasser

I et tenkt eksempel går en avdeling fra faste pulter til delte arbeidsplasser. Bedriften bestemmer at bærbare PC-er følger brukerne etter intern instruks, mens skjermer og dockingstasjoner får nye plasskoder. IT kontrollerer hvilke kombinasjoner som skal brukes. Flyttefirmaet får en oversikt over det som skal transporteres, uten at brukernes innlogging eller andre tilgangsopplysninger følger med.

Før avdelingen møter, kontrollerer mottaket at alle merkede enheter er levert. Montøren ferdigstiller armene, og IT kobler opp og tester et avtalt utvalg og de kritiske plassene. Mangler registreres før tom emballasje fjernes. Eksempelet viser rekkefølge og ansvar, ikke en garanti for tidsbruk eller en anbefaling om en bestemt testandel.

Avklaringer og ansvar i korte trekk

Gjør avklaringene til en del av tilbudsgrunnlaget

Send samme beskrivelse til leverandørene som skal vurdere oppdraget. Skill mellom bekreftede forhold og punkter som fortsatt må undersøkes. Be om at tilbudet angir hva som inngår, hvilke forutsetninger som gjelder og hvem som håndterer endringer. Dersom omfanget blir justert, bør en oppdatert beskrivelse sendes til alle som fortsatt skal levere tilbud. Det gjør sammenligningen mer meningsfull enn å vurdere en totalsum alene.

Se også hva tilbud på kontorflytting bør inneholde og hvordan en befaring kan forberedes. Spør konkret om eventuelle forbehold, ventetid, arbeid utenfor ordinær tid og oppgaver som andre leverandører må utføre. Ikke regn en oppgave som inkludert bare fordi den er omtalt i en samtale; få den avtalte leveransen beskrevet før bestilling.

Knytt detaljene til den samlede flytteplanen

De enkelte oppgavene bør ha en ansvarlig, en frist og en tydelig avhengighet til resten av prosjektet. Bruk flytteplanen til rekkefølge og milepæler. For den samlede oversikten over før, under og etter flyttingen kan dere bruke huskelisten for kontorflytting. Da slipper dere flere konkurrerende sjekklister som må oppdateres hver for seg.

Arbeidsplassutstyret er én del av prosjektet; se hvordan hele kontorflyttingen planlegges.

Vanlige spørsmål

Kan ansatte pakke egen skjerm?

Bare dersom virksomheten har bestemt dette og gitt en tydelig metode med egnet emballasje. Ulike improviserte pakkeløsninger gjør både håndtering og kontroll vanskeligere.

Må alt utstyr kobles opp av flyttefirmaet?

Nei. Fysisk transport og teknisk oppkobling er forskjellige leveranser. Avklar hvem som kobler opp og tester, og sørg for at denne parten er tilgjengelig når arbeidsplassene er klare.