Befaring før kontorflytting – dette bør kartlegges

Når bør bedriften ha befaring før kontorflytting?

En befaring er verdifull når den avklarer forhold som ikke kommer tydelig frem i en enkel beskrivelse. Alle kontorflyttinger trenger ikke fysisk befaring, men den er særlig nyttig når:

• kontoret er stort eller spredt over flere etasjer
• det er mye inventar, arkiv eller lager
• heis og adkomst er usikker
• store møbler må demonteres
• det finnes spesialutstyr som safe, tunge arkivskap eller serverutstyr
• den nye adressen har ukjent logistikk
• bedriften ønsker et bedre grunnlag for tid og pris

For enklere flyttinger kan bilder, video, plantegning og en inventarliste i noen tilfeller gi et tilstrekkelig grunnlag. Det avgjørende er ikke formen på kartleggingen, men om den faktisk beskriver hva som skal flyttes, hvordan det kommer ut, hvordan det kommer inn og hvor det skal plasseres.

En god befaring kartlegger hele flyttestrømmen

Kartleggingen bør følge inventaret hele veien:

• gammel adresse – hvor tingene faktisk står
• transportvei – hvordan de kommer ut
• ny adresse – hvordan de kommer inn
• destinasjon – hvor de skal plasseres

Stopper befaringen ved møblene, mangler halve grunnlaget. Det er transportveien og destinasjonen som ofte avgjør hvor krevende gjennomføringen blir.

Hva bør kartlegges på gammel adresse?

• antall arbeidsplasser og hva som står på dem
• møbler, møterom og fellesarealer
• IT-utstyr
• arkiv, lager og kjøkken
• etasje, heis og trapper
• vareinngang, porter og lastepunkt
• bærelengde og adgang
• eventuelle tidsbegrensninger i bygget

Befaring på ny adresse kan være minst like viktig

Kartlegg lossepunkt, vareinngang, heis, trapper og etasjer, og i tillegg:

• romplan og arbeidsplassoner
• møbleringsplan
• intern transportvei
• adgang og byggdrift
• andre leverandører som skal jobbe i lokalene
• om lokalene faktisk er klare til flyttedagen

Ikke anta at den nye adressen er enklere enn den gamle.

Når bør begge adresser befares?

Det er særlig relevant når begge bygg er komplekse, og når det er snakk om:

• flere etasjer
• vanskelig adkomst
• stor flytting med mye møbler
• vareheis som må koordineres
• spesialinventar

Det betyr ikke at begge adresser alltid må befares fysisk. Ofte kan én adresse kartlegges digitalt og den mest krevende befares på stedet.

Kartlegg hva som faktisk skal flyttes

Befaringen bør skille tydelig mellom inventar som skal:

• flyttes
• selges
• gjenbrukes
• lagres
• avhendes

Er dette uavklart, blir omfanget lett feil – og bedriften risikerer å betale for å flytte ting som uansett ikke skal være med videre.

Arbeidsplassantall er et startpunkt – ikke hele grunnlaget

Én arbeidsplass kan inkludere:

• skrivebord
• stol
• skjermer
• PC og docking
• skap eller skuffeseksjon
• personlige kasser
• annet utstyr

Kartlegg derfor innholdet, ikke bare antallet plasser.

Hvilke møbler må demonteres?

Vurder hev-senk-bord, møtebord, reoler, skap og spesialinnredning. Befaringen kan avklare:

• størrelse
• transportvei
• om demontering er nødvendig
• hvem som skal utføre jobben

Se montering av kontormøbler for hvordan demontering og montering kan planlegges.

Ikke bland fast inventar og flytteinventar

Veggskap, resepsjonsdisk, glassvegger og fastmonterte hyller hører i en egen kategori. Avklar om det skal flyttes, bli stående, demonteres – eller om det inngår i tilbakestilling av kontorlokaler.

Befaring bør også kartlegge IT-omfanget

Ta med antall skjermer, PC-er, docking, printere, møteromsteknologi, nettverksutstyr og tekniske rom. Detaljene hører hjemme i flytting av IT-utstyr, men omfanget bør være kjent allerede under befaringen.

Spesialutstyr bør identifiseres tidlig

Store kopimaskiner, safer, tunge arkivskap, serverutstyr og annet tungt eller sensitivt utstyr kan kreve egen vurdering. Ikke legg til grunn at alt håndteres som ordinært kontorinventar – enkelte objekter kan kreve egen kompetanse eller eget utstyr.

Arkiv kan være en betydelig del av flyttevolumet

Kartlegg antall skap, hyllemeter der virksomheten bruker det målet, dokumentmengde, sikkerhetsbehov og hvor arkivet skal videre. Arkiv er ofte tyngre og mer tidkrevende enn møblene rundt.

Lagerrom og boder må med i befaringen

Dette er ofte glemt. Se etter:

• reserveutstyr
• gamle møbler
• emballasje
• messestands
• dokumenter
• utrangert elektronikk

Ikke inkluder alt automatisk i flyttelasset – mye av dette bør vurderes separat.

Fellesarealene må også kartlegges

Kjøkken, kantine, resepsjon, lounge, garderobe, printerområder og møterom kan utgjøre mye inventar, selv om de ikke er knyttet til noen bestemt arbeidsplass.

Heis er en av de viktigste tingene å kartlegge

Avklar:

• finnes det vareheis?
• størrelse og åpning
• hvilke etasjer den dekker
• tilgang og eventuell reservasjon
• åpningstider
• om andre leietakere bruker den samtidig

Tekniske kapasiteter bør hentes fra byggets egen dokumentasjon, ikke antas.

Trapper må vurderes i kombinasjon med inventaret

Det er stor forskjell på noen få kasser i trapp og på store bord, skap eller tungt utstyr. Trapp er derfor ikke ett forhold, men et forhold som må ses sammen med hva som faktisk skal bæres.

Mål hele transportveien

På gammel adresse: kontor → korridor → heis eller trapp → vareinngang → lastepunkt.

På ny adresse: lastepunkt → inngang → heis → rom.

Dette gir et langt bedre grunnlag enn å konstatere at «det finnes heis».

Hvor kan bilen faktisk stå?

• lovlig lasteplass
• avstand til inngang
• porter og bakgård
• parkeringskjeller og høydebegrensning
• tidsvinduer
• behov for koordinering med bygget

Ikke gå ut fra at vanlige parkeringsplasser kan brukes til flyttebil.

Parkering og lasteplass er to forskjellige ting

Et bygg kan ha god parkeringsdekning for ansatte og likevel dårlig vareadkomst. Skill disse to forholdene tydelig når adressene beskrives.

Hovedinngangen er ofte ikke riktig flytteinngang

I større kontorbygg kan vareinngang, serviceinngang eller egen heis være mer relevant enn resepsjonen. Dette bør avklares under befaringen.

Kontroller porter og adgang

• portbredde
• høydebegrensning
• adgangskort
• åpningstid
• kontaktperson i bygget

Snakk med byggansvarlig der det er relevant

Byggdrift kjenner ofte heisbooking, lastepunkt, adgang, tidsvinduer og reglene for flytting i bygget. Rutinene varierer fra bygg til bygg.

Flerbrukerbygg krever ofte mer koordinering

Felles heis, felles vareinngang, felles resepsjon og andre virksomheter i bygget kan påvirke når flyttingen kan gjennomføres. Befaringen kan avdekke tidspunkter med mye aktivitet.

Ta med plantegning dersom den finnes

På ny adresse kan plantegningen brukes til rom, soner, arbeidsplasser, møblering og flytteruter. På gammel adresse hjelper den med inventarkartlegging, områdeinndeling og flytterekkefølge.

Befaringen er mer nyttig når destinasjonen er kjent

Vet ikke bedriften hvor avdelingene skal sitte, blir det vanskeligere å planlegge merking, lossing, plassering og møbelmontering. Se merking ved kontorflytting.

Befaringen bør mate direkte inn i flytteplanen

Det som avdekkes bør påvirke tidsplan, bemanning, kjøretøy, rekkefølge, montering, IT og adgang. Se flytteplan for kontorflytting.

Befaring kan gi bedre grunnlag for å estimere tidsbruken

En befaring gir ikke et eksakt tidsestimat, men reduserer usikkerheten ved å avklare volum, adkomst, heis, demontering og transportvei. Se hvor lang tid tar en kontorflytting?

Befaring kan også forbedre prisgrunnlaget

Et tilbud basert på «50 ansatte» kan være langt mindre presist enn et tilbud basert på inventarliste, bilder, etasjer, heis, bærelengde, demontering og begge adresser. Befaring gir likevel ikke automatisk fastpris. Se hva koster kontorflytting?

Når er fysisk befaring mest nyttig?

• større flyttinger
• komplisert adkomst
• flere etasjer
• mye møbler
• store eller tunge objekter
• ukjent bygg
• kombinert kontor og lager
• kort eller komplisert tidsvindu

Når kan digital befaring være nok?

Enklere flyttinger kan i noen tilfeller kartlegges med videosamtale, bilder, video, inventarliste og plantegning. Kvaliteten avhenger av at materialet faktisk viser de relevante forholdene.

En god video bør vise mer enn arbeidsplassene

• kontorområder
• møterom
• lager
• heis
• korridor
• vareinngang
• lastepunkt

Hvilke bilder er nyttige?

• oversikt over kontoret
• større møbler
• heis og trapper
• vareinngang
• parkerings- og lasteområde
• spesialutstyr
• lagerrom

Unngå unødvendig sensitiv informasjon

Ikke fotografer personopplysninger på skjermer, personaldokumenter, kundedata eller adgangskoder når det ikke er nødvendig for kartleggingen.

Bilder fungerer best sammen med en enkel inventarliste

Et eksempel på en tydelig liste:

• 42 hev-senk-bord
• 48 stoler
• 6 skap
• 2 møtebord
• 84 skjermer
• 1 printer

Dette er langt mer konkret enn «et normalt kontor».

Forbered dette før befaringen

• gammel og ny adresse
• ønsket flyttedato
• omtrentlig antall arbeidsplasser
• plantegning hvis tilgjengelig
• inventarliste
• informasjon om heis og adgang
• hva som ikke skal flyttes
• spørsmål om pakking og montering
• eventuelle spesialgjenstander

Nei – alt må ikke være bestemt på forhånd

Befaringen kan også brukes til å avklare åpne spørsmål. Men det er nyttig å vite hva som er sikkert, hva som er usikkert og hvilke beslutninger som mangler. «Vi vet ennå ikke om 20 skap skal med» er et bedre utgangspunkt enn å late som omfanget er avklart.

Hva bør bedriften spørre om under befaringen?

• Hvilken informasjon mangler for tilbudet?
• Må noen møbler demonteres?
• Er heisen en begrensning?
• Bør lasteplass reserveres?
• Hvordan bør inventaret merkes?
• Hva bør være ferdig pakket?
• Hvilke forhold kan påvirke tidsbruken?
• Bør også den nye adressen befares?
• Er noe utenfor ordinær kontorflytting?

En seriøs kartlegging fra leverandøren tar gjerne opp hva som skal flyttes, hvorfra, hvor til, når, hvordan adkomsten er, hvilke etasjer og heiser som er aktuelle, hva som skal demonteres og pakkes, og om det finnes spesialutstyr.

Mye småutstyr kan veie tyngre enn noen få store møbler

100 skjermer, 100 dockingstasjoner, kabler, kontorrekvisita og dokumenter kan utgjøre betydelig håndtering selv om antallet møbler er lavt.

Når virksomheten reduserer arealet

Ved flytting til mindre lokaler bør befaringen også avklare:

• hvilke møbler som faktisk får plass
• overskuddsinventar
• lagerbehov
• salg og gjenbruk

Se brukte kontormøbler for hvordan overskuddsmøbler kan håndteres.

Når flere adresser skal samles

Skal to kontorer slås sammen, kan det være behov for kartlegging av adresse A, adresse B og den nye adressen. Én befaring løser ikke nødvendigvis alt.

Kombinert kontor og lager krever bredere kartlegging

Se på kontorarbeidsplasser, reoler, varer, lagerutstyr, porter og kjøreadkomst. Ren industri- eller maskinflytting bør avgrenses og vurderes for seg.

Befaring kan også avklare hva som ikke skal flyttes

Ved kontoravvikling bør restinventar, avfall, gjenbruk, tilbakestilling og lagerbehov kartlegges på samme måte som flyttelasset.

Flyttebefaring og tilbakeleveringsbefaring er ikke det samme

En flyttebefaring kartlegger flytteomfang og logistikk. En tilbakeleveringsbefaring handler om hva som skal fjernes, eventuelle reparasjoner, tilbakeføring og sluttkontroll. Se tilbakestilling av kontorlokaler.

Avklar hva som forventes ferdig pakket

Pakker virksomheten selv, eller skal leverandøren pakke? Hva håndterer IT, og hva skal bli igjen? Se pakking ved kontorflytting.

Hvis alt ikke skal direkte til ny adresse

Befaringen kan avklare hva som skal lagres, hvilket volum det er snakk om, hvor lenge og hva som skal videre senere. Se bedriftslager.

Ikke inkluder avfall i flyttevolumet uten å skille det ut

Står det gamle møbler, elektronikk eller restinventar i lokalene, må det avklares om dette skal flyttes, selges, lagres eller behandles som avfall. Se avfallshåndtering.

Dette bør kartlegges

Eksempel: 25 arbeidsplasser med enkel logistikk

Et fiktivt scenario med én etasje, stor vareheis, kort bærelengde, ferdigpakket kontor, få møbler som skal demonteres og nye lokaler som er klare. Befaringen bekrefter i hovedsak at omfanget er oversiktlig.

Eksempel: 70 arbeidsplasser med krevende adkomst

Tre etasjer, liten heis, lang korridor, mange hev-senk-bord, 140 skjermer og flere møterom. Her avdekker befaringen flere flaskehalser som ikke kom frem av beskrivelsen «70 ansatte».

Eksempel: Ny adresse er problemet

Gammel adresse har enkel vareadkomst og stor heis. Ny adresse har parkeringskjeller med høydebegrensning, lang intern transportvei og flere etasjer. Befaring på ny adresse kan endre hele flytteplanen.

Eksempel: Bilder er tilstrekkelig

Et lite kontor med 8 arbeidsplasser, standard møbler, alt i gateplan, enkel ny adresse og tydelige bilder med inventarliste. Her kan digital kartlegging i enkelte tilfeller være tilstrekkelig, men det må vurderes konkret.

Eksempel: Digital befaring viser at fysisk befaring er nødvendig

Videoen viser en stor safe, en trang trapp og møbler som kanskje ikke passer i heisen. Da kan fysisk befaring eller en egen vurdering av spesialutstyret være mer hensiktsmessig.

Vanlige feil før befaring

• bare oppgi antall ansatte
• glemme lagerrom og boder
• ikke vise heis eller vareinngang
• ikke oppgi møbler som må demonteres
• ikke avklare hva som skal bli igjen
• glemme den nye adressen
• undervurdere IT-omfanget
• skjule usikkerhet i inventarmengden
• ikke ta med plantegning når den finnes
• ikke nevne andre leverandører og tidsvinduer

Vanlige feil ved video og bilder

• bare filme arbeidsplassene
• hoppe over korridor og heis
• ikke vise lastepunkt
• for få oversiktsbilder
• ikke vise de store møblene
• filme sensitive dokumenter eller skjerminnhold
• ikke vise den nye adressen

Sjekkliste før befaring ved kontorflytting

Vanlige spørsmål om befaring før kontorflytting