De tre viktigste stegene
- 1.Kartlegg hva som faktisk skal flyttes
- 2.Fordel ansvar og lag en realistisk plan
- 3.Sørg for at nye lokaler og gamle lokaler håndteres som ett samlet prosjekt
Hvis disse tre områdene er avklart tidlig, blir resten av planleggingen enklere. Denne artikkelen går kort gjennom hvert av dem, og peker videre til mer detaljerte guider når dere er klare for neste nivå.
1. Kartlegg hva som faktisk skal flyttes
Mange virksomheter starter for sent med å se på inventaret. Flyttedatoen settes, lokalene signeres og informasjonen går ut til ansatte – men ingen har gått gjennom hva som står i lokalene i dag. Da blir omfanget først tydelig når flyttingen skal prises eller gjennomføres.
En enkel gjennomgang av arbeidsplasser, kontormøbler, IT-utstyr, arkiv, lagerområder og annet inventar gir et bilde av hva flyttingen faktisk består av. Det holder å registrere antall og hovedtyper, for eksempel hvor mange pulter, stoler, skap, skjermer og arkivmeter det er snakk om.
Alt behøver ikke å bli med til nye lokaler. Nye lokaler har ofte en annen planløsning, andre arealer eller andre møbleringsprinsipper enn dagens kontor. Derfor er det nyttig å plassere inventaret i kategorier tidlig:
- skal flyttes til nye lokaler
- skal mellomlagres i en periode
- skal brukes et annet sted i virksomheten
- kan selges
- kan gjenbrukes av andre
- må avhendes
Disse valgene påvirker mer enn de ser ut til. Volumet bestemmer tidsbruk og bemanning, behovet for lagring avhenger av om noe skal stå mellom to datoer, og kostnaden følger i stor grad av hvor mye som håndteres. Å flytte møbler som likevel ikke skal brukes videre, er en vanlig og unødvendig utgift.
Har dere møbler i god stand som ikke skal med, kan gjenbruk av kontormøbler være et alternativ til kassering. Det forutsetter at beslutningen tas i tid til at møblene kan håndteres før utflytting.
2. Fordel ansvar og lag en realistisk plan
En flytting blir vanskelig å styre når ingen eier beslutningene. Typiske tegn er at frister ikke er tydelige, at IT og drift jobber ut fra ulike planer, at ansatte får informasjon sent, og at leverandørene får forskjellige beskjeder fra forskjellige personer i virksomheten.
Det trengs ikke en stor prosjektorganisasjon for å unngå dette. Utgangspunktet er at én person har det overordnede ansvaret, og at det er kjent internt hvem det er. Vedkommende behøver ikke å utføre oppgavene selv, men bør ha oversikten.
Rundt den rollen er det nyttig å ha på plass:
- tydelige roller for IT, drift, HR og avdelinger
- noen få milepæler med datoer
- kontaktpersoner internt og hos leverandører
- en enkel logg over beslutninger som tas
- en plan for hvordan flyttedagen skal gjennomføres
Planen bør være realistisk snarere enn detaljert. Det er bedre å ha fem milepæler som holder, enn en lang plan som ikke oppdateres. Skal flyttingen organiseres mer formelt, med ansvarsmatrise, avhengigheter og risikohåndtering, går prosjektledelse ved kontorflytting grundigere inn i det.
3. Planlegg både det nye og det gamle kontoret
Mange planlegger bare innflyttingen. I praksis håndterer virksomheten to parallelle løp: de nye lokalene som skal tas i bruk, og de gamle som skal forlates.
De nye lokalene kan kreve:
- adgang, nøkkelkort og avklart heisbruk
- en plan for hvor arbeidsplassene skal stå
- IT og nettverk klart før ansatte kommer
- montering av møbler og innredning
- noen som tar imot og plasserer inventaret
De gamle lokalene kan kreve:
- håndtering av restinventar som ikke skal med
- tømming av lokalene
- avfallshåndtering og sortering
- rengjøring
- eventuell tilbakestilling til avtalt stand
- tilbakelevering til utleier innen frist
Hvor omfattende dette blir, styres i stor grad av leieavtalen og av hvor mye som står igjen. Er det mye restinventar eller krav om å sette lokalene tilbake i opprinnelig stand, bør kontoravvikling planlegges som en egen del av prosjektet, ikke som noe som ordnes etterpå.
De tre stegene påvirker hverandre
Stegene henger tett sammen. Vet ikke bedriften hva som skal flyttes, kan den heller ikke beregne riktig omfang – og da blir både tidsplan og tilbud usikre. Er ansvaret uklart, blir beslutninger forsinket, og forsinkede beslutninger flytter arbeid nærmere flyttedagen. Planlegges nye og gamle lokaler hver for seg, kan frister og logistikk kollidere.
Et konkret eksempel: nye lokaler er klare 1. september, men de gamle må være tømt 20. august. Da oppstår en periode på over en uke der virksomheten ikke har plass til alt inventaret. Det må avklares tidlig:
- hva som må mellomlagres, og hvor
- hvilke møbler som faktisk skal med videre
- hvem som organiserer transporten i begge etapper
- hva som skjer med resterende inventar i de gamle lokalene
Oppdages dette først i august, blir løsningen dyrere og mer tilfeldig enn den trengte å være.
Hva bør dere gjøre denne uken?
Er flyttingen bestemt, men planleggingen ikke begynt, er dette et konkret startpunkt:
- Utpek én ansvarlig for flyttingen
- Sett ønsket flyttedato
- Skaff oversikt over dagens inventar
- Avklar dato for tilgang til nye lokaler
- Avklar dato for utflytting fra gamle lokaler
- Identifiser de største usikkerhetene
- Start en enkel oppgaveliste
Sju avklaringer er nok til å komme i gang. Resten kan bygges videre på etter hvert som datoene og omfanget blir tydeligere.
Når trenger dere en mer detaljert plan?
Denne artikkelen dekker bare de første stegene. Når arbeidet går videre til IT-utstyr, informasjon til ansatte, pakking, merking, leverandører, gjennomføring av flyttedagen og håndtering av de gamle lokalene, trengs en mer komplett oversikt.
Da er huskelisten for kontorflytting et naturlig neste steg. For en bredere gjennomgang av hva en kontorflytting innebærer, se kontorflytting.
Vent til oppdraget er tydelig nok
Tilbud blir enklere å sammenligne når bedriften kan beskrive oppdraget presist. Da svarer leverandørene på det samme, og prisene blir sammenlignbare.
Det innebærer normalt å kunne oppgi:
- adressene det flyttes fra og til
- ønsket dato eller tidsrom
- omtrentlig inventarmengde og antall arbeidsplasser
- etasjer og adkomstforhold
- om det finnes heis og lasteplass
- om pakking skal utføres av bedriften eller leverandøren
- behov for demontering og montering
- hvordan IT-utstyr skal håndteres
- eventuelt behov for lagring
Mangler flere av disse opplysningene, blir tilbudene ofte forbeholdt eller basert på antakelser. Det er derfor de tre stegene over kommer før innhenting av pris.
Klar for å planlegge flyttingen videre?
Når omfang, dato og ansvar er tydeligere, blir det enklere å beskrive oppdraget og innhente sammenlignbare tilbud.
Vanlige spørsmål
- Hva er det viktigste å gjøre først når bedriften skal flytte?
- Avklar hvem som har ansvaret, hvilken dato dere sikter mot og hva som faktisk skal flyttes. Disse tre avklaringene styrer det meste av den videre planleggingen.
- Hvem bør ha ansvar for flyttingen?
- Én person bør ha det overordnede ansvaret, selv om oppgavene fordeles på flere. I mindre virksomheter er dette ofte daglig leder eller en driftsansvarlig, i større virksomheter en egen prosjektansvarlig.
- Når bør inventaret kartlegges?
- Så tidlig som mulig, og senest før pakking planlegges. Omfanget av inventar påvirker både tidsbruk, bemanning, lagerbehov og hva flyttingen koster.
- Hva gjør man med møbler som ikke skal være med?
- De kan mellomlagres, brukes et annet sted i virksomheten, selges, gis videre til gjenbruk eller avhendes. Valget avhenger av tilstand, mengde og hva som er mulig innenfor tidsplanen.
- Når bør gamle lokaler planlegges?
- Samtidig med de nye. Leieavtalen sier ofte noe om hvilken stand lokalene skal tilbakeleveres i, og det arbeidet tar tid som må ligge inne i tidsplanen.