Flytte kopimaskin og kontormaskiner

Registrer maskinene og det som hører til

Lag en oversikt over kopimaskiner, multifunksjonsmaskiner, skrivere og annet kontorutstyr som skal vurderes for flytting. Registrer modell, identifikasjon, dagens plassering og planlagt destinasjon. Ta med underskap, papirmagasiner og annet tilbehør som hører til den enkelte maskinen. Omfanget bør beskrives ut fra faktiske enheter, ikke bare som noen printere i tilbudsforespørselen.

Skill mellom utstyr som skal videre, returneres, erstattes eller bli stående etter avtale. Et gammelt apparat i et lagerrom bør ikke automatisk sendes til den nye adressen. Avklar eierskap og eventuell lagring av data før noen beslutter retur eller avhending. Oppdater oversikten når beslutningene er tatt, slik at transportøren ikke må velge på flyttedagen.

Sjekk leasing- og serviceavtalen med leverandøren

Kontakt maskinleverandøren og undersøk hva leasingavtalen eller serviceavtalen sier om flytting. Spør om adresseendringen skal meldes, om leverandøren må klargjøre maskinen, og hvem som kan utføre transport og installasjon. Be om skriftlig bekreftelse for den aktuelle modellen og avtalen. Det finnes ikke én generell fremgangsmåte som kan erstatte gjennomgangen av deres egne vilkår.

Avklar også om service skal bestilles separat, og når leverandøren kan møte på ny adresse. Ikke anta at et servicebesøk inngår i eksisterende avtale eller i flyttefirmaets pris. Dersom maskinen skal returneres, må retursted, tilbehør og kvittering være kjent. Hold returen adskilt fra utstyr som skal til det nye kontoret, både i merking og transportliste.

Fordel klargjøring, transport og installasjon

Velg én kontakt hos kunden som samordner maskinleverandør, flyttefirma og IT. Maskinleverandøren avklarer modellspesifikke transportkrav og arbeid som krever deres kompetanse. Transportøren vurderer fysisk håndtering innenfor avtalt oppdrag. IT håndterer de tekniske forholdene virksomheten har gitt dem ansvar for. Skriv ned grenseflatene i stedet for å stole på at alle parter tolker oppdraget likt.

Beskriv når maskinen er klar for henting, hvem som frigir den og hvem som tar imot på ny adresse. Hvis leverandøren bare utfører installasjon, må noen andre uttrykkelig ha ansvar for transporten. Dersom flyttefirmaet bare transporterer ferdig klargjort maskin, må klargjøringen være bestilt og ferdig før hentetidspunktet. Planen bør følge disse avhengighetene.

Finn modellens mål og vekt

Bruk leverandørens opplysninger for riktig modell og utstyrskonfigurasjon. Mål og vekt kan påvirkes av påbygg og tilbehør. Flyttefirmaet trenger å vite hva som faktisk skal håndteres samlet, og hvilke deler leverandøren eventuelt demonterer. Ikke bruk et bilde eller et anslag fra en lignende maskin som eneste grunnlag for valg av metode.

Vurder både selve maskinen og emballasje eller hjelpemidler som skal følge den gjennom bygget. En dør kan være bred nok for maskinen, men likevel gi for liten plass til den avtalte transportløsningen. Be transportøren undersøke kritiske passasjer før oppdraget bekreftes. Oppstår det tvil, bør befaring eller dokumenterte mål avklare situasjonen før flyttedagen.

Kontroller ruten helt frem til endelig plassering

Gå gjennom lastepunkt, inngang, korridor, heis og rom på begge adresser. Registrer terskler, trinn, skarpe svinger og forhold som kan begrense bruken av transportutstyr. Heisens oppgitte kapasitet må vurderes mot samlet last av ansvarlig transportør. Avklar også hvor maskinen kan stå underveis uten å hindre ferdsel eller nødvendige rømningsveier.

At en maskin har hjul, betyr ikke at den kan rulles over alle underlag eller hele transportveien. Metoden må bygge på modellens instrukser og transportørens vurdering. Trapper eller store nivåforskjeller må beskrives uttrykkelig. Ikke planlegg improvisert bæring fordi heisen ikke passer, og ikke flytt problemet til mottaket ved å levere maskinen i feil etasje.

La leverandørens instrukser styre klargjøringen

Spør hva som skal gjøres med papir, forbruksvarer, løse deler og eventuelle etterbehandlingsmoduler før transport. Følg instruksene for den aktuelle modellen. Denne guiden gir ingen generell anbefaling om å tømme toner eller demontere interne komponenter. Slike tiltak kan være feil for en bestemt maskin og skal ikke prøves ut av ansatte uten avklaring.

Avtal hvem som sikrer bevegelige og løse deler, og hvem som dokumenterer hva som er pakket separat. Tilbehør merkes med samme maskinidentitet og destinasjon. Hold nødvendige dokumenter og leverandørens kontaktopplysninger tilgjengelige for prosjektkontakten. Tekniske tilgangsopplysninger eller koder skal derimot ikke festes utenpå maskinen eller følge med i et åpent transportskjema.

Avklar data og nettverk med IT

Undersøk med IT eller maskinleverandøren om maskinen kan inneholde lagrede dokumenter, adressebok, oppsett eller tilgang til bedriftens systemer. Behovet avhenger av modell og bruk. Virksomhetens ansvarlige må bestemme hvordan dette håndteres under transport, ved retur og ved avhending. Ikke slett innstillinger eller lagrede data på eget initiativ for å gjøre maskinen klar.

Planlegg oppkobling til nettverk og de funksjonene som skal brukes på ny adresse. Utskrift, skanning og brukerautentisering kan kreve ulike avklaringer. IT må koordinere med maskinleverandøren der det er nødvendig. Flyttefirmaet bør få logistikkopplysningene det trenger, men skal ikke forventes å rekonfigurere maskinen fordi nettverksforholdene har endret seg etter flyttingen.

Planlegg plasseringen før transporten starter

Velg en destinasjon som passer både arbeidsflyt og maskinens krav. Leverandøren bør bekrefte nødvendige forhold rundt strøm, tilkomst og plass for bruk og service. Tenk gjennom åpning av skuffer og tilgang ved vedlikehold. Et ledig hjørne kan virke praktisk på tegningen, men fungere dårlig hvis maskinen blokkerer passasjen når den er i bruk.

Merk destinasjonen på romplanen og i lokalet. Hvis flere maskiner skal til ulike etasjer, bør hver enhet ha en entydig kode som også følger tilbehøret. Avklar hvem som kan godkjenne ny plassering dersom planen endres. Transportøren bør ikke sette maskinen tilfeldig i resepsjonen fordi den planlagte plassen fortsatt er opptatt av møbler eller emballasje.

Kontroller levering og funksjoner hver for seg

Ved mottak bør kundens kontakt kontrollere identitet, tilbehør og synlig tilstand. Registrer eventuelle avvik raskt og del dem med riktig part. Skill mellom transportleveransen og teknisk installasjon: mottak av en fysisk uskadd maskin er ikke det samme som at alle funksjoner er testet. Begge deler trenger et kjent ansvar og et avtalt tidspunkt.

La maskinleverandøren eller IT utføre den installasjonen som er avtalt. Test deretter relevante funksjoner med virksomhetens brukere, for eksempel utskrift og skanning der dette er nødvendig. Unngå testdokumenter med fortrolig innhold. Registrer mangler med maskinidentitet og konkret beskrivelse, slik at feil ved nettverk, maskin eller tilbehør kan følges opp av riktig ansvarlig.

Eksempel: leasingmaskin og mindre skrivere

I et tenkt flytteprosjekt har bedriften én leaset multifunksjonsmaskin og flere mindre skrivere den eier selv. Maskinleverandøren bekrefter hvordan leasingmaskinen skal klargjøres og hvem som kan transportere den. De mindre skriverne vurderes separat ut fra modell, bruk og avtale. Prosjektlederen bestiller nødvendige oppgaver, mens IT avklarer oppkobling og den nye plasseringen.

På flyttedagen transporteres bare utstyr som er frigitt og merket. Leverandørens installasjon er lagt etter fysisk levering, med tid til funksjonskontroll før ordinær bruk. Hvis maskinen blir forsinket, har bedriften på forhånd vurdert hvordan nødvendige utskriftsoppgaver kan håndteres midlertidig. Eksempelet illustrerer ansvarsdeling; det gir ingen fasit for kostnad, tidsbruk eller hvilke avtalevilkår som gjelder.

Avklaringer og ansvar i korte trekk

Gjør avklaringene til en del av tilbudsgrunnlaget

Send samme beskrivelse til leverandørene som skal vurdere oppdraget. Skill mellom bekreftede forhold og punkter som fortsatt må undersøkes. Be om at tilbudet angir hva som inngår, hvilke forutsetninger som gjelder og hvem som håndterer endringer. Dersom omfanget blir justert, bør en oppdatert beskrivelse sendes til alle som fortsatt skal levere tilbud. Det gjør sammenligningen mer meningsfull enn å vurdere en totalsum alene.

Se også hva tilbud på kontorflytting bør inneholde og hvordan en befaring kan forberedes. Spør konkret om eventuelle forbehold, ventetid, arbeid utenfor ordinær tid og oppgaver som andre leverandører må utføre. Ikke regn en oppgave som inkludert bare fordi den er omtalt i en samtale; få den avtalte leveransen beskrevet før bestilling.

Knytt detaljene til den samlede flytteplanen

De enkelte oppgavene bør ha en ansvarlig, en frist og en tydelig avhengighet til resten av prosjektet. Bruk flytteplanen til rekkefølge og milepæler. For den samlede oversikten over før, under og etter flyttingen kan dere bruke huskelisten for kontorflytting. Da slipper dere flere konkurrerende sjekklister som må oppdateres hver for seg.

Tunge maskiner er én del av oppdraget; se hvordan hele kontorflyttingen planlegges.

Vanlige spørsmål

Kan en leaset kopimaskin inngå i kontorflyttingen?

Det må avklares i leasing- og serviceavtalen og med leverandøren. Få bekreftet hvem som skal klargjøre, transportere og installere maskinen før oppdraget bestilles.

Skal toner og andre forbruksvarer fjernes?

Følg instruksene fra leverandøren for den aktuelle modellen. Ikke bruk en generell pakkeregel eller demonter interne deler uten at riktig fagpart har avklart fremgangsmåten.