Finne nye kontorlokaler – dette bør bedriften vurdere

Hva bør bedriften se etter i nye kontorlokaler?

Kort svar: lokalet må fungere for måten virksomheten faktisk arbeider på – ikke bare se bra ut på visning. Vurder minst disse punktene før dere velger:

1. riktig beliggenhet for ansatte, kunder og leverandører
2. nok plass til dagens faktiske behov
3. fleksibilitet for fremtidige endringer
4. kollektivtilbud og parkering
5. kundeadkomst og besøksflyt
6. møterom og fellesarealer
7. teknisk standard
8. strøm og nettverk
9. heis og vareinngang
10. mulighet for lager
11. overtakelsesdato
12. behov for tilpasninger
13. samlet kostnadsbilde

Lag en kravspesifikasjon før dere begynner å se på lokaler

En enkel kravspesifikasjon gjør søket langt mer strukturert. Del kravene i tre nivåer:

• Må ha – for eksempel god kollektivdekning, minimum tre møterom, vareheis og tilgjengelighet på ønsket dato.
• Bør ha – for eksempel parkering, sykkelparkering og kantine.
• Kan ha – for eksempel takterrasse eller eget treningsrom.

Kravspesifikasjonen brukes både i markedssøket, på visning og i den senere sammenligningen av lokaler.

Det som er fint å ha er ikke nødvendigvis kritisk

Hvis alt havner i «må ha», blir markedet unødvendig smalt og dere risikerer å forkaste lokaler som egentlig ville fungert godt. Prioriter det som faktisk påvirker drift, ansatte, kunder og logistikk – og vær ærlige på hva som bare er ønsket.

Start med hvor mange som faktisk skal bruke kontoret

Vurder:

• antall ansatte
• hvor mange som er til stede samtidig
• omfanget av hybridarbeid
• forventet vekst
• deltidsstillinger
• eksterne besøkende

Unngå å legge en universell arealnorm per ansatt til grunn uten dokumentasjon. Behovet bør definere arealet – ikke omvendt.

Antall ansatte og antall arbeidsplasser er ikke alltid det samme

En virksomhet med 80 ansatte trenger ikke nødvendigvis 80 faste skrivebord dersom arbeidsmodellen er fleksibel. Motsatt kan behovet være større enn ansattlisten tilsier hvis konsulenter, prosjektansatte og gjester bruker kontoret jevnlig.

Hvor stort kontor trenger bedriften?

Størrelsen påvirkes blant annet av:

• antall arbeidsplasser
• møterom
• stillerom
• resepsjon
• lager
• kjøkken
• fellesarealer
• sirkulasjonsareal
• fremtidig vekst

Summen av funksjoner gir arealbehovet. To virksomheter med like mange ansatte kan derfor ende opp med svært ulike lokaler.

Mer plass er ikke alltid bedre

Et for stort lokale kan gi høyere leiekostnad, mer drift, mer møblering og mer renhold. Et for lite lokale gir dårlig funksjon, manglende møterom og liten fleksibilitet. Målet er balansen mellom de to.

Hvor bør kontoret ligge?

Vurder:

• de ansatte
• kundene
• leverandørene
• kollektivtransport
• biltilgang
• reisetid
• virksomhetens marked
• andre lokasjoner virksomheten har

Sentrum er ikke automatisk best. Riktig beliggenhet avhenger av virksomheten.

Se på hvor medarbeiderne faktisk kommer fra

Bor de fleste ansatte vest for byen, kan en lokasjon langt øst gi betydelig endring i reisevei. Dette trenger ikke bli en full pendleranalyse, men adressevalget påvirker de ansatte og bør inn i vurderingen.

Kollektivtilbud kan være viktigere enn antall parkeringsplasser

Hvor viktig kollektivtilbudet er, avhenger av lokasjon, arbeidsstyrke, arbeidstid og hvor mange kundebesøk dere har. Vurder tog, T-bane, buss, trikk og gangavstand fra holdeplass. Kontroller alltid rutetilbud mot en fersk kilde.

Hvor mye parkering trenger virksomheten?

Vurder behovet separat for:

• ansatte
• kunder
• firmabiler
• servicebiler
• varelevering

Ikke bland ordinær parkering med laste- og vareadkomst. Et bygg kan ha god parkeringskjeller og likevel svært krevende vareadkomst.

Sykkelparkering og garderobe kan være relevant for noen virksomheter

Har mange ansatte kort vei eller sykler til jobb, kan sikker sykkelparkering, garderobe og dusj være viktig. For andre virksomheter er dette lite relevant og bør ikke behandles som et krav.

Hvordan finner kundene frem?

Vurder inngang, resepsjon, skilting, heis, tilgjengelighet, parkering og kollektivtransport. Dette er særlig viktig for virksomheter med mange besøk.

Kontoret bør fungere for dem som faktisk skal bruke det

Vurder praktisk tilgjengelighet: inngang, heis, nivåforskjeller, adkomst til møterom og fellesfunksjoner der det er relevant. Konkrete krav til universell utforming bør kontrolleres mot oppdatert regelverk og fagkompetanse.

Et pent kontorbygg er ikke automatisk riktig bygg

Se på hvordan bygget fungerer i drift:

• drift
• adgang
• åpningstider
• varelevering
• heis
• kundemottak
• andre leietakere
• fleksibilitet

Vareadkomst er viktig også etter kontorflyttingen

Tenk lenger enn flyttedagen. Virksomheten vil senere ha behov for møbelleveranser, bud, IT-utstyr, større leveranser og avfallshenting. Et kontor med svært dårlig vareadkomst kan gi løpende praktiske problemer.

Kontroller heisen før kontrakten er signert dersom den er viktig for driften

Vurder vareheis, personheis, hvilke etasjer de betjener, størrelse og tilgang. Kapasiteter bør kontrolleres mot byggets egne data, ikke antas.

Etasje påvirker mer enn utsikten

Etasjen kan påvirke kundeadkomst, varelevering, intern logistikk, heisavhengighet og selve flyttingen. Det betyr ikke at lavere etasje alltid er bedre – det avhenger av bygget og virksomheten.

Like mange kvadratmeter kan fungere svært forskjellig

500 m² med god rektangulær plan, få søyler og fleksible soner kan fungere helt annerledes enn 500 m² med lange korridorer, mange små rom og areal som er vanskelig å bruke effektivt. Vurder planløsningen, ikke bare arealet.

Ikke vurder bare antall arbeidsplasser

Kartlegg det faktiske møtebehovet:

• små møterom
• større møterom
• stillerom
• prosjektrom
• videomøterom

Stillerom kan være viktig ved åpne kontorløsninger

Har virksomheten mye telefonarbeid, videomøter eller konsentrasjonsarbeid, kan noen få stillerom ha stor praktisk betydning. Behovet bør vurderes ut fra arbeidsformen, ikke ut fra trender.

Trenger virksomheten resepsjon?

Ikke alle gjør det. Er svaret ja, bør plass, inngang, kundestrøm, sikkerhet og skilting vurderes allerede når lokalet velges.

Fellesarealene tar også plass

Kjøkken, spiseplasser, kantine, kaffepunkt og pausearealer legger beslag på areal. Vurder derfor ikke kontoret kun etter arbeidsplassarealet.

Har virksomheten faktisk behov for lager i kontoret?

Typiske eksempler er arkiv, markedsmateriell, produkter, reserveutstyr og emballasje.

Er lagerbehovet stort, kan det være mer hensiktsmessig med eget lager eller et bedriftslager enn å betale kontorleie for lagerareal.

Kontoret må fungere teknisk – ikke bare se bra ut

Vurder strøm, nettverk, ventilasjon, belysning, møteromsteknologi og adgangssystem. Konkrete forskriftskrav bør kontrolleres mot oppdatert primærkilde og relevant fagkompetanse.

Er det strøm der arbeidsplassene faktisk skal stå?

Dette er spesielt viktig ved fleksible planløsninger, gulvbokser, møterom og printersoner. Ikke anta at det er enkelt eller billig å flytte uttak senere.

Kartlegg IT-infrastrukturen tidlig

Vurder nettverk, Wi-Fi-dekning, tekniske rom, kapasitet og hvilke leverandørmuligheter som finnes i bygget. Selve installasjonsarbeidet hører hjemme hos IT-ansvarlig og leverandør.

Ikke vent til overtakelsen med å undersøke forbindelser

Er virksomheten avhengig av stabil tilkobling, bør dere tidlig avklare hvilke leverandører som kan levere til adressen, hva som finnes av eksisterende infrastruktur og hvilken leveringstid som gjelder. Leverandørdata bør verifiseres direkte og ferskt.

Spør hvordan lokalene er dimensjonert og brukes

Ventilasjon og inneklima bør passe planlagt bruk og antall personer. Skal dere tettere møblering enn forrige leietaker hadde, er dette verdt å ta opp tidlig. Tekniske normer bør kontrolleres mot kilde.

Vurder både støy utenfra og internt

Aktuelle kilder kan være vei, tog, andre leietakere, åpne arbeidsområder, møterom og tekniske installasjoner. Poenget er ikke akustikkprosjektering, men å oppdage åpenbare utfordringer før valget tas.

Lysforhold påvirker hvordan lokalene fungerer

Vurder naturlig lys, skjerming, blending og hvor arbeidsplassene kan plasseres. Konkrete arbeidsmiljøkrav bør kontrolleres mot oppdatert regelverk.

Kan kontoret endres hvis virksomheten endrer seg?

Vurder muligheten for flere eller færre arbeidsplasser, endret rominndeling, flere møterom, fremtidig vekst og perioder med prosjektarbeid. Et lokale som passer nøyaktig i dag kan være mindre egnet om to år.

Planlegg for realistisk vekst – ikke hypotetisk maksimal vekst

Ikke lei dobbelt så stort lokale bare fordi virksomheten kanskje vokser. Vurder realistiske planer, fleksibel møblering, mulighet for utvidelse og eventuelle tilleggsarealer i bygget.

Leieperioden bør passe virksomhetens tidshorisont

Vurder forventet utvikling, behovet for fleksibilitet, mulighetene for endring underveis og hvor store investeringer dere gjør i tilpasninger. Selve avtalen bør gjennomgås med relevant juridisk kompetanse.

Forlengelse eller andre kontraktsmuligheter kan være relevante

Hvilke muligheter som finnes varierer fra avtale til avtale. Gjennomgå dette med relevant fagkompetanse før signering – denne guiden tolker ikke leieklausuler.

Ikke sammenlign lokaler bare på oppgitt leiepris

Totalbildet kan omfatte:

• leie
• felleskostnader
• strøm
• parkering
• tilpasninger
• drift
• renhold
• flytting
• møbler
• IT

To lokaler med lik kvadratmeterpris kan derfor gi svært ulik totalkostnad. Se hva koster kontorflytting? for flyttedelen av bildet.

Hvor mye må bygges om før kontoret kan brukes?

Vurder vegger, møterom, resepsjon, strøm, nettverk, kjøkken, skilting og fast innredning. Et billigere lokale kan bli dyrere dersom tilpasningsbehovet er stort.

Hvem betaler for tilpasningene?

Dette avhenger av avtalen. Avklar tydelig i forhandlingene:

• hva utleier leverer
• hva leietaker leverer
• hvilken standard lokalene overtas i
• hvilke frister som gjelder

Datoen må passe flytteplanen

Får virksomheten tilgang samme dag som den gamle avtalen utløper, blir prosjektet mer sårbart. Overlapp kan gi mer fleksibilitet, men også ekstra kostnad. Hvor mye overlapp som er riktig avhenger av prosjektet.

Overtakelsesdato og ferdigstillelsesdato er ikke alltid det samme

Lokalet kan overtas mens tilpasninger gjenstår, IT ikke er klart og møbler ikke er levert. Planlegg etter når lokalet faktisk kan tas i bruk – se klargjøring av nye kontorlokaler.

Valget av kontorlokaler påvirker hvor enkel selve flyttingen blir

Et kontor med stor vareheis, god lasteplass og enkel planløsning gir en helt annen flyttedag enn et kontor med liten heis, lang bærelengde og vanskelig vareadkomst. Selv om det siste lokalet ellers er attraktivt, er logistikken en relevant faktor i vurderingen. Se kontorflytting.

Befar lokalet med flyttingen i bakhodet

Ikke se bare på utsikt, kjøkken og møterom. Se også på vareinngang, heis, lastepunkt og transportveien fra bil til rom. Se befaring før kontorflytting.

Et godt lokale må fortsatt klargjøres før flytting

Når lokalet er valgt, må romplan, møbleringsplan, IT, adgang og leveranser ferdigstilles før inventaret kommer. Rekkefølgen er beskrevet i klargjøring av nye kontorlokaler og bør inn i flytteplanen.

Når kan det være aktuelt å bruke en søkemegler?

En søkemegler eller annen rådgiver på leietakers side kan bistå med behovsavklaring, markedssøk, tilgang til aktuelle lokaler, sammenligning og dialogen gjennom prosessen. Hvor nyttig det er avhenger av størrelsen på prosjektet og hvor mye kapasitet virksomheten har internt.

Flyttekontor.no tilbyr ikke søkemeglertjenester og formidler ikke kontorlokaler. Les mer om søkemegler.

Kan bedriften finne lokaler selv?

Ja. Aktuelle kilder kan være:

• næringsmeglere
• utleiere
• eiendomsaktører
• markedsplasser
• eget nettverk

Hvilke kilder som gir best treff varierer med område, størrelse og tidspunkt.

Ikke sammenlign bare bilder og kvadratmeter

Bruk samme kriterier for alle lokaler: beliggenhet, areal, arbeidsplasser, møterom, teknisk standard, adgang, parkering, vareadkomst, tilpasningsbehov, overtakelse og total kostnad.

Sammenligningstabell for aktuelle kontorlokaler

Bruk tabellen som mal og fyll den ut med egne observasjoner fra visningene:

Alt trenger ikke telle like mye

For én virksomhet kan kollektivtransport være svært viktig og parkering lite viktig. For en annen kan kundeadkomst og varelevering veie tyngst. Vekt kriteriene ut fra virksomheten før dere konkluderer.

En enkel beslutningsmodell

1. Definer behov
2. Prioriter krav
3. Finn aktuelle lokaler
4. Befar lokalene
5. Sammenlign etter samme kriterier
6. Vurder kostnad og risiko
7. Avklar kontrakt og tilpasninger
8. Planlegg flyttingen

Modellen trenger ikke være mer komplisert enn dette for de fleste virksomheter.

Forbered spørsmål før visningen

• når er lokalet tilgjengelig?
• hva inngår i leien?
• hvor mange arbeidsplasser fungerer realistisk?
• hvordan er vareadkomsten?
• finnes det vareheis?
• hvilke tilpasninger kan gjøres?
• hvordan er teknisk infrastruktur?
• hva er inkludert i kostnadene?
• hva forventes ved tilbakelevering?

Se på mer enn overflatene

Kontroller inngang, heis, korridorer, arbeidsområder, møterom, kjøkken, toaletter, lager, tekniske rom der det er relevant, vareinngang og lasteområde.

Mål før eksisterende møbler antas å passe

Mål arbeidsområder, dører, møtebord, skap og større inventar. Det reduserer risikoen for at møbler flyttes unødvendig – og for at noe må avhendes rett etter innflytting. Se brukte kontormøbler.

Det er lett å blande flere lokaler etter mange visninger

Dokumenter plan, fordeler, ulemper, tekniske spørsmål og praktiske forhold underveis. Ikke fotografer sensitiv informasjon fra eksisterende leietaker.

Ikke bygg hele flytteprosjektet på en lokasjon som ikke er avklart

Før store bestillinger gjøres, bør virksomheten ha tilstrekkelig sikkerhet rundt lokale, tilgang, dato og avtalt standard. Kontraktsvurderingen bør gjøres av relevant fagkompetanse.

Eksempel: 35 ansatte vurderer to kontorer

Lokale A er sentralt med god kollektivdekning, lite parkering, ferdig teknisk standard og liten vareheis. Lokale B ligger litt mindre sentralt, har god parkering og stor vareheis, men trenger flere tilpasninger. Hvilket som er riktig avhenger av hvordan virksomheten vekter kollektiv, parkering, logistikk og tid til innflytting.

Eksempel: Billigere lokale krever omfattende tilpasning

Lokale A har lavere oppgitt leie, men trenger flere møterom, nytt nettverk, mer strøm og endringer på kjøkkenet. Poenget er ikke at lokalet er feil, men at sammenligningen må gjøres på samlet kostnadsbilde.

Eksempel: Perfekt beliggenhet, dårlig logistikk

Kontoret ligger svært godt for de ansatte, men har ingen vareheis, lang transportvei og begrenset vareadkomst. Det betyr ikke automatisk at lokalet er feil – men virksomheten bør kjenne konsekvensene for både flyttingen og den daglige driften.

Eksempel: Virksomheten forventer vekst

I dag er de 45 ansatte, og realistisk plan er 60. Da bør fleksible soner, mulighet for flere arbeidsplasser, møteromskapasitet og eventuell utvidelse vurderes – uten å dimensjonere for hypotetiske 150 ansatte.

Eksempel: Kontoret har mer lagerbehov enn forventet

Virksomheten oppdager at messestands, reservedeler, arkiv og materiell opptar mye areal. Et alternativ er å vurdere om deler av dette kan stå i et separat bedriftslager i stedet for å legge beslag på kontorareal.

Vanlige feil når bedriften velger kontorlokaler

• starte med kvadratmeter før behovet er definert
• bare se på oppgitt leiepris
• undervurdere felleskostnader og tilpasninger
• glemme vareadkomst
• glemme heis
• ikke kontrollere teknisk standard
• undervurdere møteromsbehovet
• for lite lager
• for mye lager
• velge adresse uten å vurdere de ansatte
• ikke vurdere kundene
• ikke planlegge for realistisk vekst
• signere før viktige uklarheter er avklart
• ikke koble lokalvalget til flytteplanen

Sjekkliste når bedriften skal finne nye kontorlokaler

Vanlige spørsmål om å finne nye kontorlokaler