Hva er en søkemegler?
En søkemegler bistår virksomheter som skal finne nye lokaler, normalt med utgangspunkt i leietakerens behov. Rollen omtales i markedet også som leietakerrådgivning, og oppdraget handler i kjernen om å hjelpe bedriften med å komme fra et udefinert behov til et konkret utvalg av lokaler som kan vurderes opp mot hverandre.
Det er nyttig å skille mellom tre måter å nærme seg markedet på. Bedriften kan lete selv, gjennom åpne markedsplasser, egne kontakter og direkte henvendelser til utleiere. Bedriften kan forholde seg til en utleier eller utleiers representant, som naturlig nok arbeider for eiendommen de representerer. Eller bedriften kan bruke en rådgiver som er engasjert på leietakers side, med oppdrag om å finne og vurdere alternativer på vegne av virksomheten.
Alle tre tilnærminger kan fungere. Forskjellen ligger i hvem som har ansvaret for oversikten, og hvem rådgiveren representerer. Samtidig arbeider ikke alle søkemeglere på nøyaktig samme måte: tjenesteomfang, arbeidsmetode og hvor langt inn i leieprosessen rådgiveren følger bedriften, varierer fra oppdrag til oppdrag.
Hva er forskjellen på en søkemegler og en næringsmegler?
«Næringsmegler» er et bredt begrep som brukes om rådgivning og megling innen næringseiendom. Det kan omfatte utleie, salg, verdivurdering og transaksjoner, og oppdragsgiveren kan være en eier, en utleier eller en leietaker. «Søkemegler» brukes i denne sammenhengen mer avgrenset, om bistand til virksomheten som søker etter egnede lokaler.
I praksis brukes begrepene noe forskjellig i bransjen, og flere miljøer tilbyr tjenester på begge sider av bordet. Det er derfor lite poeng i å låse seg til absolutte definisjoner. To spørsmål er langt mer nyttige for bedriften: Hvem representerer rådgiveren i akkurat dette oppdraget, og hvilke tjenester inngår faktisk i avtalen?
Søkemegler og leietakerrådgiver
Begrepene henger tett sammen, og brukes i mange tilfeller om overlappende tjenester. Leietakerrådgivning kan omfatte mer enn å finne ledige annonser, men hva som inngår, avhenger av oppdraget og bør avklares før arbeidet starter.
Avhengig av avtalen kan rådgivningen for eksempel berøre:
- behovskartlegging i virksomheten
- vurdering av arealbehov
- beliggenhet og aktuelle områder
- søk i markedet
- utvelgelse av aktuelle alternativer
- sammenligning av lokaler
- deltakelse på visninger
- kommersielle forhold
- prosessen frem mot leieavtale
Listen er ikke en universell tjenestestandard. Noen oppdrag er avgrenset til selve søket, mens andre følger bedriften lenger inn i prosessen. Nettopp derfor bør omfanget beskrives skriftlig.
Når kan det være aktuelt å bruke en søkemegler?
Behovet oppstår sjelden ut av ingenting. Som regel er det en konkret endring i virksomheten som utløser spørsmålet om nye lokaler. Bedriften har vokst ut av dagens areal, og arbeidsplassene holder ikke lenger tritt med antall ansatte. Eller motsatt: arbeidsformen har endret seg, og virksomheten betaler for areal den ikke bruker.
Et leieforhold som nærmer seg slutten er en annen vanlig utløser. Da må bedriften uansett ta stilling til om den skal bli værende, reforhandle eller flytte – og da er det en fordel å kjenne alternativene før beslutningen tas.
Andre situasjoner er sammenslåing av flere avdelinger til ett felles kontor, vurdering av en annen del av byen eller regionen, eller rett og slett at det er vanskelig å få oversikt over hvilke alternativer som finnes. I noen tilfeller er det ledelsens kapasitet som er den reelle begrensningen: arbeidet med å søke, sortere og vurdere lokaler kommer på toppen av alt annet.
Det betyr ikke at alle virksomheter trenger en søkemegler. Mange finner gode lokaler helt på egen hånd.
Trenger alle bedrifter en søkemegler?
Nei. En mindre virksomhet med enkle krav, et avgrenset geografisk område og god kjennskap til markedet kan ofte gjennomføre søket selv. Er det snakk om noen få arbeidsplasser i et marked med mange tilgjengelige alternativer, er terskelen for å håndtere prosessen internt lav.
Rådgivning blir mer aktuelt når:
- arealbehovet er større
- kravene til lokalene er sammensatte
- flere geografiske områder vurderes
- mange alternativer skal sammenlignes
- virksomheten har begrenset intern kapasitet
- flytteprosjektet i seg selv er omfattende
Definer behovet før dere begynner å lete etter lokaler
Det vanligste feiltrinnet er å starte i annonsene. Da blir markedet styrende for hva bedriften tror den trenger, i stedet for omvendt. Et tydelig definert behov gjør både søket og sammenligningen enklere – og det gjør det lettere å si nei til lokaler som ser bra ut, men som ikke passer virksomheten.
Momenter som bør avklares tidlig:
- antall ansatte i dag, og forventet vekst eller reduksjon
- arbeidsform og hvor mange som faktisk er på kontoret samtidig
- antall arbeidsplasser, møterom og stillerom
- fellesarealer, kjøkken og sosiale soner
- lager- og oppbevaringsbehov
- beliggenhet, kollektivtransport, parkering og tilgjengelighet
- ønsket tidspunkt for innflytting
- økonomiske rammer
Hvor mange kvadratmeter dette tilsvarer, finnes det ikke ett riktig svar på. Arealbehov varierer med arbeidsplasskonsept, bransje, planløsning og hvordan lokalene faktisk brukes.
Hvor bør det nye kontoret ligge?
Beliggenhet handler om mer enn adresse og prestisje. For de fleste virksomheter er det praktiske hverdagsforhold som avgjør om lokalene fungerer over tid.
Det kan være verdt å se på hvor de ansatte faktisk bor og hvordan de reiser, hvilke kollektivforbindelser som finnes, avstand til tog og knutepunkt, og hvordan parkering og varelevering er løst. For enkelte virksomheter er nærhet til kunder eller leverandører viktig, for andre betyr det lite. Reisetid, kostnadsnivå i området og hvordan beliggenheten påvirker fremtidig rekruttering, hører også hjemme i vurderingen.
Hvor store kontorlokaler trenger bedriften?
Arealet bør avklares tidlig, fordi det avgrenser hvilke lokaler som i det hele tatt er aktuelle. Men det finnes ikke et universelt antall kvadratmeter per ansatt som passer alle.
Behovet påvirkes blant annet av arbeidsplasskonseptet, hvor mange som er på kontoret samtidig, antall møterom og stillerom, fellesområder og kjøkken, prosjektarealer, lagerbehov, forventet vekst og hvor fleksibelt lokalet kan tilpasses senere.
Størst mulig lokale er ikke nødvendigvis best. For lite areal kan begrense virksomheten og skape problemer kort tid etter innflytting. For stort areal betyr kostnader for plass som ikke brukes.
Hvordan finner man aktuelle kontorlokaler?
Markedet kan undersøkes gjennom flere kanaler, og de fleste bedrifter bruker en kombinasjon. Aktuelle inngangsporter kan være markedsplasser for næringseiendom, næringsmeglere, utleiere direkte, søkemeglere og leietakerrådgivere, samt egne nettverk og markedskontakter.
Ingen enkelt kanal gir nødvendigvis full oversikt, og ingen av dem er den eneste riktige. Poenget er å sikre at utvalget bedriften vurderer, er bredt nok til at beslutningen faktisk er informert.
Hva betyr «off-market» kontorlokaler?
Uttrykket brukes om lokaler som kan være aktuelle uten å være bredt markedsført på åpne markedsplasser på det aktuelle tidspunktet. Det kan for eksempel dreie seg om arealer som blir ledige senere, lokaler der utleier ennå ikke har startet markedsføringen, eller fremleie.
Samtidig bør begrepet brukes nøkternt. Det finnes ikke ett bestemt «skjult marked» som én aktør har enerett på. Hvor mye som er tilgjengelig utenom de åpne kanalene, varierer med marked, område og tidspunkt.
Ikke sammenlign kontorlokaler bare på husleie
Kvadratmeterpris er enkel å sammenligne, og nettopp derfor får den ofte for stor plass. To lokaler med lik leie kan gi svært ulik verdi for virksomheten.
Forhold som bør inngå i sammenligningen:
- faktisk brukbart areal og planløsning
- beliggenhet og tilgjengelighet
- standard og teknisk tilstand
- fleksibilitet og muligheter for tilpasning
- fellesarealer og hvordan de er priset
- tilleggskostnader utover leien
- innflyttingstidspunkt
- behov for tilpasninger før innflytting
- rammene for leieperioden
Kontraktsmessige forhold bør vurderes konkret i hvert tilfelle, og ved juridiske spørsmål bør bedriften innhente egen rådgivning. Denne siden gir generell informasjon, ikke juridiske råd.
Hva bør bedriften se etter på visning?
En visning gir informasjon som ikke fremgår av plantegninger og annonser. Hvordan oppleves arealet når man står i det? Hvor mye dagslys får arbeidsplassene, og hvordan er lysforholdene i de delene av lokalet som ligger lengst fra vinduene?
Se på planløsningen med virksomhetens egen bruk for øye: hvor kan møterom og stillerom plasseres, hvor oppstår støy, og hvordan flyter bevegelsen gjennom lokalet. Undersøk også adkomst, heis, varelevering og fellesarealer, og spør hvilke tilpasninger som er mulige.
En visning erstatter ikke en teknisk gjennomgang. Den gir et grunnlag for å vurdere om lokalet er verdt å gå videre med, og hvilke spørsmål som må avklares nærmere.
Tenk på innflyttingen før leieprosessen er ferdig
Lokalene skal ikke bare velges – de skal tas i bruk. Praktiske forhold rundt innflytting er lettere å avklare mens man fortsatt er i dialog om lokalet enn i etterkant.
- Når får bedriften tilgang til lokalene?
- Når kan møbler og inventar leveres?
- Finnes det egen vareinngang?
- Hvilken kapasitet og størrelse har heisen?
- Hvor kan kjøretøy stå og laste av?
- Når kan IT og nettverk etableres?
- Når skal arbeidsplassene være klare til bruk?
Valg av lokaler og selve flytteprosjektet er ikke uavhengige prosesser. Tilkomst, heis og tilgangstidspunkt påvirker både hvor lang tid flyttingen tar og hva den koster.
Når lokalene er valgt, starter neste prosjekt
Søket etter nye kontorlokaler avsluttes når bedriften har funnet en løsning den skal gå videre med. Da begynner et nytt arbeid: å planlegge hvordan virksomheten faktisk skal flytte inn.
Det omfatter inventar og hva som skal tas med, ansatte og informasjon underveis, IT og utstyr som må kobles ned og opp igjen, tidsplan og rekkefølge, transport, selve innflyttingen og til slutt lokalene som forlates. For større virksomheter strekker dette seg gjerne over flere måneder.
Les mer om planlegging av kontorflytting.
Ikke glem lokalene bedriften flytter fra
Når nye lokaler er på plass, gjenstår spørsmålet om hva som skal skje med dagens. Inventar må vurderes, lokalene skal tømmes, noe kan gjenbrukes og noe må håndteres som avfall. I tillegg kommer rengjøring, eventuell tilbakestilling av endringer som er gjort i leieperioden, og selve tilbakeleveringen.
Dette arbeidet har egne frister, og de faller ofte tett opp mot innflyttingen i de nye lokalene. Les mer om kontoravvikling.
Passer dagens kontormøbler i det nye lokalet?
Nye lokaler betyr ofte ny planløsning, og da er det ikke gitt at alt inventar passer. Bedriften bør undersøke hva som fysisk lar seg plassere, hva som faktisk skal brukes videre, om arbeidsplassbehovet endrer seg og hva som eventuelt blir til overs.
Dette bør vurderes før flyttingen planlegges i detalj, ikke etterpå. Les mer om gjenbruk av kontormøbler.
