Hvor store kontorlokaler trenger bedriften?

Hvordan beregner man hvor stort kontor bedriften trenger?

Kort svar: start med funksjonene virksomheten faktisk trenger – ikke med et tilfeldig kvadratmetertall. Kartlegg dette først:

1. antall ansatte
2. hvor mange som er til stede samtidig
3. hvor mange faste eller delte arbeidsplasser som trengs
4. møterom
5. stillerom
6. prosjektrom
7. kjøkken og eventuelt kantine
8. resepsjon og kundemottak
9. lager
10. service- og støttearealer
11. behov for vekst
12. hvor effektivt den konkrete planløsningen kan brukes

Deretter vurderes konkrete lokaler opp mot behovslisten. Da blir spørsmålet ikke «hvor mange kvadratmeter trenger vi», men «får vi plass til det vi faktisk trenger, i dette lokalet».

Antall ansatte er bare startpunktet

En virksomhet med 50 ansatte kan ha et helt annet arealbehov enn en annen virksomhet med 50 ansatte. Forskjellen kan skyldes:

• omfanget av hybridarbeid
• antall kundemøter
• hvor mye arbeidet er prosjektbasert
• lagerbehov
• antall møterom
• hvor mange som trenger fast plass
• hvor mange plasser som kan deles

Hvor mange er faktisk på kontoret samtidig?

Samtidig tilstedeværelse er ofte mer relevant enn totalt antall ansatte. En virksomhet med 80 ansatte kan ha vesentlig færre til stede på en vanlig dag, og det påvirker behovet for arbeidsplasser, kjøkken, garderobe og møterom.

Men ikke anta at lav gjennomsnittlig tilstedeværelse automatisk betyr at kontoret kan dimensjoneres svært stramt. Toppbelastningen betyr også noe.

Ikke dimensjoner bare etter gjennomsnittsdagen

Virksomheten kan ha:

• faste kontordager
• allmøter
• onboarding
• prosjektuker
• kundebesøk

På slike dager er mange til stede samtidig. Vurder derfor både normaldag og toppdag, og ta stilling til hvor mye kapasitet det er akseptabelt å mangle når det er fullt.

Hvor mange trenger fast skrivebord?

Noen roller kan ha behov for fast plass på grunn av:

• utstyr
• skjermoppsett
• arbeidsform
• oppbevaring
• høy tilstedeværelse

Andre kan fungere godt med delte plasser. Hot desking bør ikke anbefales automatisk – det er arbeidsformen, ikke trenden, som avgjør.

Delte plasser kan redusere arbeidsplassbehovet – hvis arbeidsformen faktisk støtter det

Vurder:

• hvor ofte de ansatte faktisk er til stede
• hvordan teamene jobber sammen
• hvilket utstyr som må stå fast
• om booking av plasser vil fungere i praksis
• oppbevaring av personlige eiendeler
• kapasitet på travle dager

Ikke bygg regnestykket på en urealistisk lav tilstedeværelse.

Hybridarbeid endrer arealbehovet – men ikke nødvendigvis lineært

Jobber ansatte hjemme deler av uken, kan virksomheten trenge færre faste plasser. Samtidig kan behovet øke for møterom, videomøterom, stillerom og prosjektareal, fordi mer av samarbeidet skjer når folk faktisk er inne. «50 % hjemmekontor gir 50 % mindre areal» er derfor en dårlig generalisering.

Har virksomheten behov for cellekontorer?

Cellekontorer kan øke arealbehovet sammenlignet med mer åpne løsninger, men behovet kan være reelt for konfidensielt arbeid, konsentrasjonskrevende oppgaver, enkelte lederfunksjoner og bestemte arbeidsformer. Valget bør gjøres ut fra virksomhetens arbeid, ikke ut fra prinsipper om åpent landskap eller lukkede kontorer.

Åpent kontor kan bruke arealet effektivt – men trenger støttefunksjoner

Åpne arbeidsområder utnytter ofte gulvflaten godt, men kan samtidig øke behovet for stillerom, telefonrom, små møterom og soner for konsentrasjon. Se derfor på hele løsningen, ikke bare på antall skrivebord som får plass.

Møteromsbehovet kan være en stor arealdriver

Kartlegg:

• antall møter per dag
• typisk gruppestørrelse
• kundemøter
• interne møter
• videomøter
• store samlinger

Har virksomheten hovedsakelig mange små møter, er det sjelden riktig å planlegge bare ett stort møterom.

Flere små møterom kan være mer nyttig enn ett svært stort

For mange virksomheter gir flere små rom bedre kapasitet i praksis. Andre trenger større styrerom, kursrom eller plass til presentasjoner. Det finnes ingen universell løsning – bruken avgjør.

Stillerom og telefonrom bør regnes som en del av arbeidsplasskapasiteten

Stillerom brukes til videomøter, telefonsamtaler og konsentrasjonsarbeid, og er særlig relevant i åpne miljøer. Regnes de ikke med i behovsprogrammet, blir arealbehovet lett underestimert.

Prosjektbaserte virksomheter kan trenge egne arbeidsområder

Eksempler:

• prosjektrom
• workshoprom
• tavleområder
• midlertidige teamsoner

Slike arealer kan endre behovet betydelig, særlig i perioder med mange parallelle prosjekter.

Trenger virksomheten kundemottak?

Har dere jevnlig besøk, må resepsjon, venteområde og kundestrøm inn i arealregnestykket. Har dere det ikke, bør arealet brukes til noe annet – ikke settes av bare fordi kontorer «pleier» å ha resepsjon.

Kjøkken er mer enn en kaffemaskin

Vurder:

• antall samtidige brukere i lunsjen
• oppbevaring
• kjøleskap
• oppvask
• serveringsflate
• spiseområde

Detaljert dimensjonering bør uansett bygge på faktisk bruk, ikke på antakelser.

Trenger bedriften egen kantine?

Mulige alternativer:

• eget spiseområde i kontoret
• felles kantine i bygget
• spisesteder i nærområdet
• et mindre kjøkken uten kantinefunksjon

Valget påvirker hvor mye eget areal virksomheten må sette av.

Ikke glem areal som ikke er arbeidsplasser

Eksempler:

• lounge
• garderobe
• korridorer
• kopi- og printerområde
• oppbevaring
• sosiale soner

Det faktiske kontoret består av mer enn skrivebord.

Garderobebehov avhenger av arbeidsform og beliggenhet

Garderobe kan være viktig der mange sykler, der det brukes uniform eller arbeidstøy, eller der mye yttertøy skal håndteres i vintermånedene. Det er likevel ikke et universelt krav for alle kontorer.

Hvor mye lager trenger kontoret?

Kartlegg:

• kontorrekvisita
• markedsmateriell
• produkter
• reservedeler
• arkiv
• sesongutstyr
• emballasje

Lagerbehovet må ikke «forsvinne» ut av arealregnestykket fordi det ikke er synlig på en møbleringsplan.

Alt trenger ikke lagres i selve kontoret

Består lageret primært av reserveinventar, arkiv, sesongutstyr eller sjelden brukt materiell, kan et separat bedriftslager være et alternativ til å bruke dyrt kontorareal. Trenger virksomheten derimot hyppig tilgang, blir ekstern lagring fort upraktisk.

Fysiske arkiver kan fortsatt kreve betydelig plass

Kartlegg:

• hva som faktisk må beholdes
• hvor ofte arkivet brukes
• sikkerhets- og tilgangsbehov

Oppbevaringsplikt varierer med dokumenttype og regelverk, og bør kontrolleres mot oppdaterte kilder før dere kaster eller reduserer arkivet.

Fellesutstyr trenger også plass

Eksempler:

• printer
• kopimaskin
• makulering
• rekvisita
• posthåndtering

Hvert område er lite, men samlet kan de ta merkbart areal.

IT og tekniske funksjoner kan kreve egne arealer

Avhengig av virksomheten kan det være behov for plass til nettverksutstyr, rack, server eller AV-utstyr. Selve den tekniske dimensjoneringen bør gjøres sammen med IT-ansvarlig og leverandør.

Ikke bruk hele plantegningen som om den kan fylles med skrivebord

Et kontor trenger også:

• ganglinjer
• tilgang til rom
• plass rundt møbler
• intern transport

Den konkrete planløsningen avgjør hvor effektivt arealet faktisk kan brukes – og det varierer mye fra bygg til bygg.

To lokaler med samme oppgitte størrelse kan fungere svært forskjellig

Et lokale kan ha mye areal bundet opp i:

• korridorer
• søyler
• bygningskjerne
• uregelmessig geometri
• støttearealer

Et annet lokale med samme oppgitte areal kan ha en langt mer effektiv plan. Det finnes ingen generell prosentsats for hvor mye som «går bort» – det må vurderes per lokale.

Vær tydelig på hvilket arealtall dere sammenligner

Når lokaler sammenlignes, bør virksomheten avklare hva det oppgitte arealet faktisk omfatter og hvor mye av det som er tilgjengelig for egne funksjoner. Ulike utleiere kan oppgi areal på ulike måter, og det er viktigere å få dette avklart konkret enn å bruke generelle arealstandarder som fasit.

Byggets form påvirker møbleringsmulighetene

Søyler, trapperom, heiskjerne og tekniske sjakter kan gjøre deler av arealet mindre fleksibelt, selv om det teller med i det oppgitte arealet.

Stor gulvflate betyr ikke nødvendigvis mange gode arbeidsplasser

Dype eller mørke arealer kan være mindre egnet for faste arbeidsplasser, og passer ofte bedre til møterom, lager eller støttefunksjoner. Konkrete krav til dagslys og arbeidsmiljø bør kontrolleres mot gjeldende regelverk.

1 000 m² på én etasje er ikke det samme som 1 000 m² over fire etasjer

Flere etasjer kan påvirke:

• kommunikasjon mellom team
• møtebruk
• intern flyt
• behov for å duplisere fellesfunksjoner
• flyttelogistikk

Samtidig kan flere plan passe godt for virksomheter som ønsker tydelig avdelingsdeling.

Ett sammenhengende plan kan gi enklere intern flyt

Men en stor etasje kan også kreve lengre gangavstander, flere stillerom og flere støttefunksjoner. Én etasje er ikke alltid best – det avhenger av organisasjonen.

Hvor mye vekst bør bedriften planlegge for?

Ikke dimensjoner etter maksimal hypotetisk vekst. Vurder heller:

• konkrete ansettelsesplaner
• historisk utvikling
• hvor fleksibel planløsningen er
• muligheten for å legge til flere plasser
• eventuell tilgang til mer areal i bygget senere

Hva hvis virksomheten blir mindre?

Et fleksibelt kontor er enklere å tilpasse hvis team endres, flere jobber hybrid eller behovet for faste plasser reduseres. Dette er også relevant når leieperioden skal vurderes.

Møbleringsvalg påvirker hvor fleksibelt arealet er

Standardiserte arbeidsbord, modulær oppbevaring og mobile elementer kan i noen tilfeller gjøre senere endringer enklere. Hovedpoenget er ikke hvilke møbler som velges, men hvor lett soner kan endres når behovet endrer seg.

Arealbehov bør sees i sammenheng med møblene bedriften allerede har

Har virksomheten svært store skrivebord, mange skap eller store møtebord, kan det påvirke hvilke lokaler som fungerer. Se også brukte kontormøbler for vurdering av hva som bør beholdes.

Mål før dere bestemmer hva som skal med

Når det nye kontoret er valgt, bør eksisterende inventar kontrolleres mot:

• planløsning
• rommål
• arbeidsplassplan

Det reduserer risikoen for å flytte møbler som uansett ikke passer inn.

Lag en enkel arbeidsplassplan

En arbeidsplassplan kan for eksempel se slik ut:

• Salg: 20 plasser
• Økonomi: 10 plasser
• Ledelse: 4 plasser
• Prosjekt: 8 fleksible plasser

Poenget er å beskrive faktisk behov per funksjon, ikke å fylle inn tilfeldige kvadratmeter.

Tenk funksjoner før rom

En enkel behovsliste kan se slik ut:

• 42 arbeidsplasser
• 4 små møterom
• 2 større møterom
• 5 stillerom
• kjøkken
• resepsjon
• lager
• printerområde

Deretter vurderes hvor mye areal den konkrete planløsningen krever for å romme dette på en måte som faktisk fungerer.

En bedre måte å beregne kontorbehovet på

Bruk en trinnvis modell i stedet for én formel:

Modellen avsluttes bevisst med en test mot virkelige plantegninger, ikke med et universelt kvadratmetertall.

Kan man bruke kvadratmeter per ansatt?

Som et svært grovt sammenligningsmål mellom lokaler kan tallet ha en viss verdi. Det bør likevel ikke alene bestemme kontorstørrelsen, fordi samme tall kan skjule store forskjeller i møterom, lager, planløsning, fellesarealer og arbeidsform.

Vær derfor varsom med påstander som «alle kontorer trenger X m² per ansatt». Slike normtall gir sjelden et riktig bilde av en konkret virksomhet i et konkret bygg.

Det finnes også krav til hvordan arbeidslokaler utformes

Arealvurderingen er ikke bare et internt regnestykke. Norsk regelverk stiller også krav til utforming av arbeidslokaler. Konkrete minimumsmål, volumkrav eller juridiske terskler bør kontrolleres mot gjeldende regler hos Arbeidstilsynet og Lovdata før de legges til grunn – ikke mot generelle bransjeartikler, møbelleverandører eller utleiere.

Areal er ikke bare et spørsmål om hvor mange bord som får plass

Kontoret må også fungere som arbeidsmiljø. Vurder overordnet:

• luft og ventilasjon
• lysforhold
• støy
• avgrensede arbeidsområder
• bevegelse og ganglinjer

For stort kontor kan bli dyrt over lang tid

Kostnadene kan omfatte:

• leie
• felleskostnader
• strøm
• renhold
• møbler
• vedlikehold

Samtidig skaper et for lite kontor andre problemer: manglende møterom, dårlig arbeidsmiljø og lite fleksibilitet. Målet er balanse, ikke lavest mulig antall kvadratmeter.

Mer areal betyr ofte også mer inventar – men ikke alltid

Et større lokale frister til flere møbler, mer oppbevaring og større fellesarealer, noe som kan påvirke både drift og en senere flytting.

Arealbehovet bør vurderes opp mot hvor lenge virksomheten forventer å bli

Forventer dere betydelige endringer i organisasjonen, kan fleksibilitet være viktigere enn perfekt utnyttelse på dag én. Selve kontraktsforholdene bør vurderes med relevant kompetanse.

Bruk arealbehovet som filter i søket

Når behovet er avklart, blir det enklere å sortere bort lokaler som er klart for små, unødvendig store eller mangler viktige funksjoner. Se finne nye kontorlokaler for selve søke- og vurderingsprosessen.

Et tydelig arealbehov gir også en bedre kravspesifikasjon

Bruker virksomheten søkemegler eller annen næringsrådgiver, er det lettere å søke effektivt når behovet er konkret beskrevet. Flyttekontor.no tilbyr ikke søkemeglertjenester.

Når lokalet er valgt må behovsplanen omsettes til faktisk møblering

Da kommer romplan, arbeidsplassplan, strøm, nettverk og møbler. Rekkefølgen er beskrevet i klargjøring av nye kontorlokaler.

Arealbeslutningen påvirker også hva som skal flyttes

Har det nye kontoret 40 arbeidsplasser mens det gamle har 60 komplette arbeidsplasser, må overskuddsinventaret håndteres før flyttedagen. Dette bør inn i flytteplanen tidlig.

Eksempel: 20 ansatte med høy tilstedeværelse

I dette fiktive scenarioet er de fleste på kontoret daglig. Behovet består av:

• 20 faste arbeidsplasser
• 2 møterom
• 2 stillerom
• kjøkken
• en liten lagerfunksjon

Poenget: arealbehovet består av mye mer enn de 20 skrivebordene.

Eksempel: 50 ansatte med hybrid arbeidsmodell

Her er ikke alle inne samtidig. Behovet preges av:

• færre faste arbeidsplasser
• større behov for videomøter
• flere smårom
• tydelige teamområder

Poenget: færre skrivebord betyr ikke nødvendigvis proporsjonalt mindre kontor.

Eksempel: kundetung virksomhet med 40 ansatte

Behovet omfatter:

• 40 arbeidsplasser
• resepsjon
• venteområde
• flere møterom
• fellesfunksjoner for besøkende der det er relevant

Poenget: kundedelen påvirker arealbehovet betydelig.

Eksempel: kontor med betydelig støtte- og lagerbehov

Virksomheten har 30 arbeidsplasser, men også:

• markedsmateriell
• reservedeler
• utstyr som må være tilgjengelig

Kontordelen alene forteller derfor ikke hele arealbehovet.

Eksempel: virksomheten forventer vekst

I dag er de 80 ansatte, med en realistisk forventning om flere de kommende årene. Da bør dere vurdere fleksible arbeidsplasser, mulighet for å endre soner og eventuell tilgang til tilleggsareal – uten å bygge for hypotetisk ekstremvekst.

To lokaler med samme størrelse kan fungere forskjellig

Bruk tabellen som mal og fyll den ut med egne observasjoner fra visning og plantegning:

Test et aktuelt lokale med bedriftens faktiske behov

Ta behovslisten og prøv å plassere:

• arbeidsplasser
• møterom
• stillerom
• kjøkken
• resepsjon
• lager

på den konkrete plantegningen. Fungerer det bare ved å presse alt maksimalt sammen, kan lokalet være for lite – eller ha feil planløsning for deres behov.

Utleiers møbleringsforslag er ikke den eneste fasiten

En møbleringsillustrasjon viser hva som fysisk kan tegnes inn. Virksomheten bør likevel vurdere selv om løsningen passer arbeidsform, utstyr, teamstruktur og møtebruk.

Plantegningen bør testes mot virkeligheten

På befaring kan virksomheten kontrollere:

• romfølelse
• søyler
• ganglinjer
• møterom
• lysforhold
• lager
• tekniske områder

Se befaring før kontorflytting for hva som bør kartlegges.

Vanlige feil når bedriften beregner kontorstørrelse

• bruke én m²-per-ansatt-regel som fasit
• telle ansatte, men ikke samtidig tilstedeværelse
• undervurdere toppdager
• glemme møterom
• glemme stillerom og telefonrom
• glemme lager
• glemme kjøkken og øvrige fellesarealer
• anta at oppgitt areal er fullt møblerbart
• ikke teste behovet mot den faktiske planløsningen
• planlegge for mye hypotetisk vekst
• planlegge uten fleksibilitet
• glemme møblene bedriften allerede har
• velge lokale før behovet er definert

Sjekkliste for å beregne kontorareal

Vanlige spørsmål om størrelse på kontorlokaler