Montering av kontormøbler ved kontorflytting

Hva bør bedriften planlegge før kontormøbler demonteres og monteres?

Kort oppsummert handler dette om sju avklaringer som bør være på plass før arbeidet starter:

1. Kartlegg hvilke møbler som skal med
2. Bestem hva som faktisk må demonteres
3. Avklar hvem som demonterer
4. Merk møbler og deler
5. Lag en plan for plassering i de nye lokalene
6. Avklar hvem som monterer
7. Kontroller at arbeidsplassene er klare før de tas i bruk

Resten av artikkelen går gjennom hvert punkt, med vekt på planleggingen rundt møblene – ikke detaljerte monteringsinstruksjoner for det enkelte produktet.

Må alle kontormøbler demonteres før flytting?

Nei. Det er en vanlig misforståelse at en kontorflytting forutsetter at alt skrus fra hverandre. Behovet varierer fra møbel til møbel, og avhenger blant annet av:

• møbelets størrelse og vekt
• hvordan møbelet er konstruert
• dørbredder, korridorer og trapper
• heis og adkomst i begge bygg
• transportløsningen som brukes
• risikoen for skade på møbel, bygg eller personell

Mindre møbler kan i mange situasjoner flyttes hele. Større eller modulbaserte møbler kan derimot være mer hensiktsmessige å demontere, både fordi de er vanskelige å få ut av lokalene og fordi risikoen for skade øker når store enheter presses gjennom trange passasjer.

Det finnes ingen universell regel. Vurderingen bør gjøres møbel for møbel, gjerne sammen med den leverandøren som faktisk skal utføre arbeidet.

Skrivebord og arbeidsstasjoner

Skrivebordene utgjør ofte den største møbelgruppen i et kontor, og de er sjelden like. Et typisk kontor kan ha en blanding av:

• enkle, faste skrivebord
• elektriske hev-senk-pulter
• doble arbeidsstasjoner som deler understell
• sammenkoblede bord i rekker
• skjermarmer og skjermvegger
• kabelrenner og kabelkurver
• tilbehør som skuffeseksjoner og hyller

Møbler som er en del av en større arbeidsstasjon bør planlegges samlet. Det betyr at bord, understell, skjermarm og tilbehør knyttes til samme bruker, samme arbeidsplassnummer og samme nye plassering. Behandles delene hver for seg, ender de ofte i ulike rom – og da må noen bruke tid på å finne dem igjen.

Hev-senk-pulter krever ekstra oppmerksomhet

Elektriske hev-senk-pulter er mer sammensatte enn et vanlig bord. De kan inneholde motor, kabling, styreenhet og strømtilkobling, i tillegg til en tung bordplate og en ramme som ofte er produsentspesifikk.

Derfor bør slike møbler behandles etter produsentens veiledning, og det bør være avklart på forhånd hvem som skal demontere og montere dem. Skal pultene flyttes hele, må både vekt og transportvei tåle det. Skal de demonteres, bør det gjøres av noen som kjenner møbeltypen.

Møtebord kan være større enn transportveien tillater

Møtebord er ofte det møbelet som skaper mest hodebry på flyttedagen, fordi de er store, tunge og gjerne montert inne i rommet de står i. Vurder derfor møtebordene tidlig, ikke når flyttebilen står utenfor.

Ta stilling til:

• bordplatens mål, og om den består av én eller flere deler
• understell og ben, og hvordan de er festet
• dører, karmer og svingrom i begge lokaler
• heisens mål, eventuelt alternativ transportvei
• hvor bordet skal stå i de nye lokalene

Alle møtebord må ikke demonteres. Men jo større bordet er, jo viktigere er det å ha svaret klart før flyttedagen.

Skap og reoler bør tømmes før de vurderes for flytting

Skap og reoler er sjelden et problem i seg selv – innholdet er det. Et fullt arkivskap er tungt, ustabilt og vanskelig å håndtere, og bør derfor tømmes før det vurderes hvordan møbelet skal flyttes.

Før arbeidet planlegges bør bedriften ta stilling til:

• hva innholdet er, og om det skal med videre
• løse hyller, skuffer og dører
• møbelets størrelse og stabilitet
• hvor skapet eller reolen skal stå i nye lokaler
• om innholdet krever egne rutiner, for eksempel arkiv eller sensitive dokumenter

Tunge skap og høye reoler bør håndteres av personell med riktig utstyr og kompetanse. Ansatte bør ikke settes til å løfte eller flytte store møbler på egen hånd.

Modulbaserte møbler krever god merking

Møbler som består av flere deler blandes lett sammen når mange enheter demonteres samtidig. Det gjelder blant annet arbeidsstasjoner, reolsystemer, modulsofaer og større bordoppsett – møbler der delene ser like ut, men ikke nødvendigvis passer sammen på tvers.

En enkel merkestruktur gjør monteringen vesentlig lettere. Den kan for eksempel se slik ut:

• ARBEIDSSTASJON A12 – DEL 1/4
• ARBEIDSSTASJON A12 – DEL 2/4

Dette er ikke et krav, men et prinsipp: delene bør kunne føres tilbake til riktig møbel uten at noen må gjette.

Ikke demonter møbler som ikke skal brukes videre

Dette er et av de mest undervurderte punktene. Demontering, transport og montering av et møbel koster tid uansett om møbelet skal brukes videre eller ikke. Derfor bør bedriften skille møblene i kategorier før arbeidet starter:

• møbler som skal flyttes og brukes videre
• møbler som skal lagres
• møbler som skal selges
• møbler som skal gjenbrukes et annet sted
• møbler som skal avhendes

Uten denne avklaringen ender flere virksomheter med å frakte møbler til nye lokaler som ingen skal bruke. Hva som er alternativene for møbler som ikke skal videre, er beskrevet under gjenbruk av kontormøbler.

Bestem hvor møblene skal stå før flyttebilen kommer

Monteringen blir vanskelig hvis ingen vet hvor møblene skal stå. Da må montørene enten vente på beslutninger, eller sette møblene et sted som senere må endres. Begge deler koster tid.

Plasseringen bør derfor være bestemt for:

• rom og soner
• den enkelte arbeidsplassen
• møterom
• fellesområder
• printer- og kopisoner
• oppbevaring og arkiv

Et skrivebord merket MARKED – B17 bør kunne knyttes direkte til en bestemt arbeidsplass i plantegningen. Da kan møbelet plasseres riktig med én gang, uten at noen må ta beslutningen på stedet.

Bruk en enkel møbleringsplan

Bedriften trenger ikke nødvendigvis avansert programvare. En utskrift av plantegningen med påførte nummer fungerer i mange prosjekter. Det viktige er at planen viser:

• romnummer
• arbeidsplassnummer
• møbeltype
• plassering
• avdeling eller team

Planen er et felles arbeidsverktøy: flyttepersonellet vet hvor lasset skal, montørene vet hva som skal settes opp hvor, prosjektlederen kan følge fremdriften, og ansatte vet hvor de skal sette seg første arbeidsdag.

Kontroller at møblene faktisk passer

Et møbel som ikke kommer inn i rommet, eller som ikke får plass der det er tenkt, skaper problemer på et tidspunkt der handlingsrommet er lite. Kontroller derfor relevante mål og plassforhold før de største møblene flyttes:

• dørbredder og karmer
• heisens mål og kapasitet
• korridorer og svingrom
• faktisk plass i rommet møbelet skal stå i
• takhøyde der det er relevant
• plassering mot vegger, vinduer og annet inventar

Er dere usikre på om et møbel lar seg flytte inn, bør dette avklares med leverandøren som skal utføre arbeidet, og eventuelt med byggets driftsansvarlige.

Merk deler slik at de finner tilbake til riktig møbel

Demonterte deler bør organiseres etter en struktur som er lik for hele prosjektet. Aktuelle nivåer kan være møbel-ID, arbeidsplass, rom eller avdeling. Et enkelt system kan for eksempel se slik ut:

• BORD B17 – BEN 1
• BORD B17 – BEN 2
• BORD B17 – FESTEDELER

Bruk merking som ikke skader overflatene, særlig på synlige flater og på møbler som skal videreselges eller gjenbrukes.

Skruer og beslag bør ikke bli en anonym pose

Smådeler er billige, men de stopper monteringen. Mangler festedelene til ett bord, kan et ellers komplett møbel bli stående uferdig til noen finner riktige skruer eller bestiller nye.

Poenget er derfor enkelt: smådeler bør holdes knyttet til det møbelet de tilhører, og merkes på samme måte som resten av delene. Samles alt i én felles kasse, blir sorteringen en jobb i seg selv på den nye adressen.

Avklar hvem som demonterer før flyttedagen

Demonteringen kan håndteres av flere:

• en møbelmontør
• flyttefirmaet, dersom dette inngår i oppdraget
• møbelleverandøren, særlig for produktspesifikke systemer
• en annen kvalifisert leverandør

Ikke ta for gitt at flyttefirmaet alltid inkluderer demontering. Trenger bedriften tjenesten, bør det stå tydelig i tilbudet hvilke møbler den omfatter.

Avklar også hvem som monterer på den nye adressen

Det er ikke nok å vite hvem som skrur møblene fra hverandre. Før flyttingen bør bedriften ha svar på:

• hvem som monterer
• når monteringen starter
• hvilke områder som prioriteres
• om plantegningen er tilgjengelig for dem som monterer
• hvem som godkjenner plasseringen

Flytting og montering kan være samme eller separate leveranser

Noen leverandører håndterer demontering, transport og montering samlet. I andre prosjekter brukes separate aktører, for eksempel fordi møbelleverandøren står for et nytt møbelsystem mens flyttefirmaet tar det eksisterende inventaret.

Begge modeller kan fungere. Det avgjørende er at ansvaret er tydelig, at tidspunktene er koordinert, og at det ikke oppstår hull mellom leveransene der ingen har ansvar for neste steg.

Hvilke møbler bør monteres først?

Det finnes ingen fasit. Prioriteringen bør følge virksomhetens behov de første dagene etter innflytting. En mulig rekkefølge kan være:

• kritiske arbeidsplasser som må være i drift først
• teamområder som er avhengige av å sitte samlet
• møterom som er booket tidlig
• oppbevaring og arkiv
• mindre kritiske fellesområder

En annen virksomhet kan ha helt andre prioriteringer. Poenget er at rekkefølgen er bestemt av noen, og kjent for dem som utfører arbeidet.

Arbeidsplassen består av mer enn skrivebordet

En arbeidsplass er ikke klar fordi bordet står der. Den er klar når bord, stol, skjerm, docking, strøm og nettverk fungerer sammen. Derfor bør møbelmontering og etablering av IT koordineres, ikke planlegges hver for seg.

I praksis betyr det at møblene bør være på plass før IT-utstyret settes opp, og at begge leveransene følger samme arbeidsplassplan. Hvordan IT-delen kan planlegges, er beskrevet i guiden flytting av IT-utstyr.

Kabelrenner og arbeidsplassutstyr må avklares

Tilbehøret rundt arbeidsplassen blir ofte glemt i planleggingen, selv om det påvirker når plassen kan tas i bruk. Avklar derfor hvem som håndterer:

• kabelrenner og kabelkurver
• skjermarmer
• grenuttak
• dockingstasjoner

Fast elektrisk arbeid er ikke møbelmontering, og skal utføres av kvalifisert personell. Skal lokalene ha nye strømpunkter eller endringer i faste installasjoner, hører det til et eget arbeidsområde i prosjektet.

Hva hvis møblene ikke passer i det nye kontoret?

Nye lokaler har ofte en annen planløsning enn de gamle, og da er det ikke gitt at alle møbler har en naturlig plass. Aktuelle alternativer kan være å:

• bruke møblene et annet sted i virksomheten
• mellomlagre dem i en periode
• selge dem
• gjenbruke dem gjennom andre kanaler
• erstatte dem med møbler som passer planløsningen
• avhende dem dersom de ikke har videre bruksverdi

Lagring bør ikke velges automatisk. Skal møbler faktisk mellomlagres, bør det være fordi de skal brukes igjen innen rimelig tid – da kan bedriftslager være aktuelt.

Brukte kontormøbler kan inngå i den nye møbleringen

Nye lokaler trenger ikke nødvendigvis å møbleres utelukkende med nytt inventar. Mange virksomheter kombinerer eksisterende møbler med enkelte nyanskaffelser, og noen vurderer også brukt inventar der det dekker behovet.

For monteringen betyr dette at planen bør ta høyde for flere kilder: møbler som kommer fra gamle lokaler, møbler som leveres fra en leverandør, og eventuelt møbler som er kjøpt brukt. Disse kan ha ulik leveringsdato og ulik monteringsansvarlig.

Kan noen møbler monteres før hovedflyttingen?

Det kan være aktuelt, for eksempel dersom:

• nye møbler leveres separat fra flyttelasset
• bedriften får tilgang til lokalene i god tid
• enkelte arbeidsplasser skal være klare før hovedflyttingen

Dette er ikke standard, og forutsetter at lokalene faktisk er klare til å ta imot møbler. Er det fortsatt håndverkere i lokalene, kan tidlig montering skape mer arbeid enn det sparer.

Flyttelasset og monteringen bør følge samme plan

Monteringen blir ineffektiv når transporten og monteringen planlegges hver for seg. Typiske utslag er at:

• deler leveres i en rekkefølge som ikke passer monteringen
• rommene fylles med esker og møbler før noe kan settes opp
• nødvendige komponenter ligger i en annen transport eller et annet rom

En avtalt rekkefølge – hvilke rom som losses først, og hvilke som monteres først – gjør begge deler enklere.

Kontroller arbeidsplassene før de tas i bruk

Etter montering bør noen gå gjennom lokalene og kontrollere at:

• riktig møbel står på riktig sted i henhold til planen
• de avtalte møblene faktisk er montert
• ingen deler mangler
• møblene fremstår som de skal etter montering
• eventuelle mangler er registrert skriftlig

Kontrollen bør gjøres av noen som kjenner planen, ikke av de ansatte tilfeldig første arbeidsdag.

Registrer skader eller manglende deler tidlig

Skader og manglende deler bør dokumenteres mens forholdene fortsatt er ferske. Går det uker, blir det uklart når skaden oppstod, hvilket møbel den gjelder og hvilke deler som faktisk mangler.

En enkel oversikt med møbel-ID, plassering, beskrivelse og gjerne et bilde er som regel nok som grunnlag for videre dialog med leverandøren.

Hva påvirker kostnaden for demontering og montering?

Prisen settes av omfanget, ikke av møbeltypen alene. Forhold som normalt påvirker kostnaden:

• antall møbler
• møbeltype og kompleksitet
• størrelse og vekt
• hvor mye som faktisk må demonteres
• arbeidstid og bemanning
• adkomst, heis og etasjer
• om montering inngår i flytteoppdraget
• om flere leverandører er involvert

Den bredere prisdiskusjonen for hele flytteprosjektet er beskrevet i guiden hva koster kontorflytting?

Sørg for at montering er tydelig definert i tilbudet

Trenger bedriften demontering og montering, bør tilbudet svare på hvilke møbler det gjelder, hvilke oppgaver som inngår, og hva som eventuelt holdes utenfor:

• hvilke møbler som omfattes
• demontering
• montering på ny adresse
• eventuell emballering av deler
• hvem som merker møbler og deler
• hva som ikke inngår

Eksempel: Flytting av 25 arbeidsplasser

Tenk deg en virksomhet med 25 hev-senk-pulter, 25 kontorstoler, fem skap, to møtebord og fire reoler. En enkel plan kan da bygges opp slik:

1. 1. Kartlegging

   Bestem hvilke møbler som skal brukes videre, og hvilke som ikke skal med.

2. 2. Merking

   Koble hvert møbel til arbeidsplass eller rom i møbleringsplanen.

3. 3. Demontering

   Avtal hvilke møbler som faktisk må demonteres, og hvem som gjør det.

4. 4. Transport

   Flytt etter rom- og arbeidsplassplanen, ikke tilfeldig etter hva som står nærmest døren.

5. 5. Montering

   Prioriter arbeidsplassene som skal tas i bruk først.

6. 6. Kontroll

   Gå gjennom lokalene mot planen og registrer mangler.

Hvor lang tid dette tar, og hva det koster, avhenger av møbeltypene, adkomsten og hvor mye som skal demonteres. Eksempelet viser rekkefølgen, ikke et normtall.

Sjekkliste for montering av kontormøbler

Skal møbeldelen inn i en større plan for hele prosjektet, finner dere den bredere gjennomgangen under kontorflytting.

Vanlige feil ved flytting og montering av kontormøbler

Alt demonteres uten at det er nødvendig

Møbler som kunne vært flyttet hele skrus fra hverandre, og både demontering og montering må betales.

Ingen vet hvor møblene skal stå

Uten møbleringsplan må plasseringen bestemmes underveis, og møbler flyttes flere ganger.

Deler merkes for dårlig

Delene finnes, men ingen vet hvilket møbel de tilhører – og monteringen stopper opp.

Smådeler blandes sammen

Skruer og beslag samles i én felles kasse, og sorteringen blir en egen jobb på ny adresse.

IT og møbelmontering planlegges separat

Bordene står klare, men arbeidsplassene kan likevel ikke tas i bruk fordi utstyret ikke er koblet opp.

Møbler som ikke skal brukes flyttes likevel

Virksomheten betaler for å demontere, transportere og montere inventar som ender som overskudd.

Monteringsansvaret er uklart

Både bedriften og leverandøren tror den andre parten står for monteringen, og ingen begynner.

Vanlige spørsmål om montering av kontormøbler

Må kontormøbler demonteres før flytting?

Ikke nødvendigvis. Behovet avhenger av møbelets størrelse og konstruksjon, av dører, korridorer og heis, og av hvordan transporten skal gjennomføres. Mindre møbler kan i mange tilfeller flyttes hele, mens større eller modulbaserte møbler ofte er mer praktiske å demontere.

Hvem kan montere kontormøbler etter flyttingen?

Det kan være en møbelmontør, flyttefirmaet dersom montering inngår i oppdraget, møbelleverandøren eller en annen kvalifisert leverandør. Poenget er at ansvaret er avklart og tidfestet før flyttedagen, slik at ingen forutsetter at noen andre gjør jobben.

Kan hev-senk-pulter flyttes ferdig montert?

Noen ganger. Elektriske hev-senk-pulter har motor, kabler, styreenhet og ofte tunge bordplater, og både vekt og transportvei avgjør om de kan flyttes hele. Følg produsentens veiledning, og avklar konkret hvem som skal håndtere demontering og montering.

Hvordan bør demonterte møbler merkes?

Merk delene slik at de kan knyttes tilbake til riktig møbel og riktig plassering – for eksempel etter møbel-ID, arbeidsplass, rom eller avdeling. Bruk merking som ikke skader overflatene, og hold merkesystemet likt gjennom hele prosjektet.

Hva gjør man med møbler som ikke passer i nye lokaler?

De kan brukes et annet sted i virksomheten, mellomlagres, selges, gjenbrukes eller avhendes dersom de ikke har videre bruksverdi. Vurderingen bør tas før demontering, slik at dere ikke bruker tid på møbler som ikke skal brukes videre.

Er montering vanligvis inkludert i flytteprisen?

Det varierer. Enkelte tilbud omfatter demontering og montering, andre dekker bare transport. Trenger bedriften montering, bør det stå tydelig i tilbudet hvilke møbler det gjelder og hva som ikke inngår.